天茂实业集团股份有限公司
                 董事会办公室档案管理制度
        （经2022年10月28日召开的第九届六次董事会审议通过）



                         第一章    总则

    第一条   为切实做好天茂实业集团股份有限公司董事会办公室

（“天茂实业集团股份有限公司”以下简称“公司”、“本公司”，

董事会办公室以下简称“本部门”）档案管理工作，根据《中华人民

共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档

案法实施办法》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，

结合公司实际情况，特制定本部门档案管理制度。



                       第二章 立卷与归档

    第二条   本公司档案管理工作立卷归档的范围：

    （一）三会资料，包括但不限于公司章程、股东名册、股东大会

相关资料、董事会相关资料、监事会相关资料等。

    （二）融资资料，包括首次公开发行文件资料、再融资文件资料，

再融资资料按照再融资的方式归档，主要包括但不限于非公开发行股

票、公司债等。

    （三）关联方资料，包括但不限于公司与关联方之间发生的关联

交易等文件资料。

    （四）投资者关系管理资料，包括但不限于公司通过接听投资者
热线、接待调研、网络互动平台回复等方式方法维护股东、债权人和

潜在投资者之间的关系形成的文件资料。

    （五）专项资料，包括但不限于监管机构、会计师事务所、律师

事务所、信用评估机构、券商、银行、保险、基金、媒体等往来文件

资料。

    （六）其他资料，其他对公司各项活动具有查考价值的文件材料。

    第三条   本公司档案管理工作立卷归档的要求：

    （一）文件必须完整、准确、系统、真实，签署齐全。

    （二）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由档案管理人

员负责组卷、编目。文件归档中应遵循文件材料形成规律和特点，保

持文件间的相互联系，确定类别、保管期限、排列、编号、固定位置

等。

    第四条   本公司档案管理工作归档流程管理：

    （一）接收或形成的文件材料，应按规定及时整理，科学分类，

及时入库上架，存放在指定位置；同时对纸质文件扫描形成电子文件，

存入指定位置，原则上做到纸质文件和电子文件一并存储。

    （二）应当制定本部门档案入库、出库登记表，用于档案文件的

存取记录，档案资料每半年盘点一次，对存在遗漏、缺失、毁损的文

件资料，报主管领导妥善解决。



                    第三章 档案保管与移交

    第五条 档案保管一般规定：
（一）原则上应该指定专人负责档案的日常维护。

（二）纸质文件存储过程中需要防潮、防尘并定期检查，配备相应数

量的档案装具。

（三）电子文件是指在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形

成、办理、传输和存储的文字、图标、音像、音频、视频等不同形式

的信息记录。电子文件的管理，参考国家档案局电子归档相关文件执

行。

（四）本部门对重要的纸质文件进行扫描备份，纸质文件和电子文件

一并存储。

（五）档案管理人员离职之前应该将手中的档案资料全部移交完毕，

方可离职。

       第六条     档案保管的期限：

（一）档案保管期限定为永久和定期两种，定期分为30年、10年，在

保证最低保管期限要求的情况下，公司可自主设置保管期限的年限。

（二）本部门应依据国家及专业相关规定，结合本部门工作特征，编

制本部门各类文件材料的档案保管期限表，并结合公司实际情况及时

进行修订和完善。



                             第四章 档案借阅

    第七条      借阅要求：

    （一）借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散，未经许可不得

转借、复印和携带档案外出。
    （二）凡借阅的档案一律不得私自复印，对于外借的文件资料需

要签署“档案外借 保密承诺书”，以避免经办人员有意或无意泄露

文件内容，造成公司利益受损。

    第八条 借阅流程：

    档案管理人员应当了解单位或者个人借阅档案的目的和用途，评

估借阅风险，报请主管领导审批后，详细登记借阅单位或者个人信息，

方可借阅。

    第九条   外借档案追踪管理：

    档案管理人员需追踪外借档案；尤其是对借阅超期的文件，档案

管理人员需要与借阅人取得联系，询问档案超期未归的原因并评估风

险，及时向主管领导报告。



                    第五章 档案的鉴定和销毁

    第十条     档案鉴定：

    （一）依据《中华人民共和国保密法》档案按密级分：绝密档案、

机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案四个等级。

    （二）结合公司实际情况本部门做出以下分类：绝密档案涉及最

重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受特别严重的损害，保

管期限为永久；机密档案和秘密档案涉及一般的公司秘密，泄露会使

公司安全和利益遭受损害，保管期限为 30 年；一般档案（无密级）

不涉及公司秘密，保管期限为 10 年。

    第十一条     对于已到存储年限的档案，应该报主管领导审批，
由一人执行销毁程序，另一人负责全流程监销。在销毁之前需要遵循

“保存从宽，销毁从严”的原则再次确认资料的重要性程度，避免误

销。



                         第五章   附则

    第十二条   本制度未尽事宜，按照国家有关法律、法规和公司《章

程》的规定执行。本制度实施后，如国家有关法律、法规和中国证监

会、深圳证券交易所另有规定的，从其规定。

    第十三条    本制度之修订权及解释权属于公司董事会。

    第十四条    本制度自公司董事会审议通过之日起实施，修订时

亦同。




                               天茂实业集团股份有限公司董事会

                                                2022年10月28日