山东步长制药股份有限公司                              证券系统档案管理制度



                           山东步长制药股份有限公司

                             证券系统档案管理制度

      为进一步完善山东步长制药股份有限公司（以下简称“公司”）的证券系统
的档案管理体系，并响应中国证券监督管理委员会修订的《证券法》关于档案管
理的相关规定，公司建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规
范化、科学化，使档案管理更有效地为公司档案管理工作服务，促进公司的发展，
最大程度保护公司利益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密
法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《企业文件材料归档范围和档案保管
期限规定》，并结合公司实际情况，制定本制度。

    第一条 适用

    适用公司证券系统纸质及电子文件资料的档案管理工作：包括档案的存储、
使用、分类、编号、收集、移交和接收、销毁、保密等工作。

    适用公司证券部门在日常工作管理、信息披露等活动中产生的有保存价值的
资料。

    第二条 定义

    本制度所称档案包括但不限于：

    （一）三会资料，包括但不限于公司章程、股东名册、股东大会相关资料、
董事会（含各专业委员会）相关资料、监事会相关资料等。

    （二）融资资料，包括首次公开发行文件资料、再融资文件资料，再融资资
料按照再融资的方式归档，主要包括但不限于非公开发行股票、公司债等。

    （三）关联方资料，包括但不限于公司与关联方之间发生的关联交易、关联
方档案等文件资料。

    （四）投资者关系管理资料，包括但不限于公司通过接听投资者热线、接待
调研、网络互动平台回复等方式方法维护股东、债权人和潜在投资者之间的关系
形成的文件资料。

    （五）专项资料，包括但不限于监管机构、会计师事务所、律师事务所、信
用评估机构、券商、银行、保险、基金、媒体等往来文件资料。
山东步长制药股份有限公司                             证券系统档案管理制度

    （六）对外投资资料，包括但不限于公司对外收购、兼并等对外投资活动中
形成或签订的所有文件材料及投后管理中形成或签订的所有文件材料。

    （七）财务资料，包括但不限于公司及子公司财务报表、财务数据、财务核
算过程中形成的底稿资料、定期报告（审计及未经审计）、评估报告、财务尽调
报告、审计报告等相关资料。

    （八）信息披露资料，包括但不限于公司披露于交易所网站的公告、上传备
案文件及工作底稿等相关资料。

    （九）系统工作资料，包括但不限于历年、历次公司的系统工作资料、工作
目录等相关资料。

    （十）无形资产资料，包括但不限于公司及子公司商标、专利等无形资产的
申请文件、底稿资料、批准文件等相关资料。

    （十一）其他资料，其他对公司各项资本活动相关的文件材料。

    上述资料包括电子版、纸质版及以任何其他形式存储于任何设备版本，所有
资料均需保存备份。

    第三条 职责

    公司档案管理由档案管理办公室统一保管，设置档案管理办公室主任一人，
对公司档案管理工作负责。负责档案管理制度及工作计划的制定、修改，并负责
整体监督和指导等工作。

    档案管理办公室设置档案管理人员（档案管理专业或有相关从业经验），即
档案专管员，负责档案的信息收集、核对、整理、保管、监督利用、档案复印、
档案室安全等具体档案管理工作。

    档案专管员负责组卷、编目。文件归档中应遵循文件材料的形成规律和特点，
保持文件间的相互联系，确定类别、保管期限、排列、编号、固定位置等。

    档案专管员有保护档案的义务，应当保证档案的安全，确保资料的完整、准
确、系统、真实，签署齐全，对涉及保密信息的档案需严格遵守保密义务。不传
密、不泄密、不探听秘密，不得将档案据为己有或拒绝归档。

    证券系统人员责任分工如下：

    1、档案专管员：负责档案管理整体系统的整理、归档、装订成册（电子及
山东步长制药股份有限公司                            证券系统档案管理制度

实物），形成公司的全套系统档案资料；

    2、各专业人员：证券系统各专业人员分别对各自工作范围内的档案资料进

行整理、归纳，分别建立各自工作档案系统（电子及实物），并将此档案系统汇
入档案专管员的档案管理系统。

    3、档案管理责任：档案专管员应当随时进行档案系统的建立，收集各专业
人员的档案，对档案的真实性、完整性、准确性进行核对并建档。档案专管员对
档案管理承担工作责任。

    各专业人员亦应当随时进行档案系统的建立、收集，对各自档案的真实性、
完整性、准确性进行核对并建档。各专业人员对档案管理承担工作责任。

    4、档案专管员及各专业人员年度结束时未发生档案管理事故，设置档案管
理专项奖。

    第四条 收集

    接收或形成的文件资料，应按规定及时整理，科学分类，及时入库上架，存
放在指定位置；同时对重要纸质文件扫描形成电子文件，存入指定位置，原则上
做到纸质文件和电子文件一并存储。

    外文（或少数民族文字）材料若有汉译文应与汉译文一并归档，无译文的要
译出标题后归档。

    应当制定本部门档案入库、出库登记表，用于档案文件的存取记录，档案资
料每季度盘点一次（公司档案系统与各专业人员档案系统均需核对），对存在遗
漏、缺失、毁损的文件资料，报档案管理办公室主任妥善解决。

    第五条 移交和接收

    档案专管员应及时将档案交至档案管理办公室，包括纸质版资料、电子版资
料、资料移交清单等；无特殊要求的纸制版资料需按份装订，标注编号及文件标
题，按类别归档保存。部分需按年度归档的材料需用档案盒装载并标注年份。

    档案管理办公室主任检查档案资料（包括电子形式的资料）、档案编号等信
息是否正确、完整，确认无误后归档，纸质版档案的档案柜应排列整齐、明显标
记。

    档案专管员离职之前应该将手中的档案资料全部移交完毕，方可离职。
山东步长制药股份有限公司                            证券系统档案管理制度

    第六条 设备

    公司应当设置专门的档案管理场所，包括但不限于档案管理办公室、档案保
管库房，并配备档案柜、档案本、电脑、硬盘等档案保管所需的物资与设备。

    公司档案管理场所应当配备良好的通风、照明、防火、防湿、防虫、防霉、
防盗设备，严禁吸烟、严禁存放易燃、易爆及其它有损害档案资料风险的物品，
妥善保管档案。

    应当定期清洁打扫档案管理场所，每五年更新电脑等档案保管所必需的设备。

    为保证档案安全，员工应当在电脑系统中安装两个以上（包含两个）的正版
杀毒软件，并以周为单位进行杀毒、检测，确保工作电脑、工作资料的安全性。

    第七条 查阅、借阅、复印申请流程

    申请查阅档案时，申请人向档案管理办公室主任提出申请，经同意后在指定
区域查阅，借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散，未经许可不得转借、 复
印和携带档案外出。凡借阅的档案一律不得私自复印，对于外借的文件资料需要
签署“档案外借保密承诺书”，以避免经办人员有意或无意泄露文件内容，造成
公司利益受损。

    申请借阅档案时，档案专管员应当了解单位或者个人借阅档案的目的和用途，
评估借阅风险，报请档案管理办公室主任审批后，详细登记借阅单位或者个人信
息，方可借阅。借阅人必须爱护资料，保证资料的完整，不得转借他人，按时归
还，不得擅自复印。档案专管员在借阅人归还借阅档案后，应当检查档案是否齐
全、有无损坏，若有损毁及时汇报。

    档案专管员需追踪外借档案；尤其是对借阅超期的文件，档案专管员需要与
借阅人取得联系，询问档案超期未归的原因并评估风险，及时向档案管理办公室
主任报告。

    申请复印资料时，申请人向档案管理办公室主任提出申请，经同意后进行档
案复印。

    第八条   档案鉴定

    依据《中华人民共和国保密法》档案按密级分：绝密档案、机密档案、秘密
档案、一般（无密级）档案四个等级。

    结合公司实际情况做出以下分类：绝密档案涉及最重要的公司秘密，泄露会
使公司安全和利益遭受特别严重的损害，保管期限为永久；机密档案和秘密档案
山东步长制药股份有限公司                             证券系统档案管理制度

涉及一般的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受损害，保管期限为 30 年；
一般档案（无密级）不涉及公司秘密，保管期限为 10 年。

    档案的密级由档案提交人提议， 档案管理办公室主任核定密级。

    专业档案依据国家相关规定进行保管。

   第九条    档案销毁

    对于已到存储年限的档案，应该报档案管理办公室主任审批，由一人执行销
毁程序，另一人负责全流程监销。在销毁之前需要遵循“保存从宽，销毁从严”
的原则再次确认资料的重要性程度，避免误销。

    第十条 附则

    本管理制度未尽事宜或者与国家有关法律、法规、规范性文件或《公司章程》
存在冲突的，按国家有关法律、法规、规范性文件和《公司章程》的有关规定执
行。

    本管理制度的制定和修改经董事会决议通过之日起生效并执行，由公司董事
会负责解释。




                                              山东步长制药股份有限公司