通程控股:接待特定对象调研采访工作管理制度(2011年8月)2011-08-15
长沙通程控股股份有限公司
接待特定对象调研采访工作管理制度
第一章 总则
第一条 为维护长沙通程股份有限公司(以下简称“公司”或“本公
司”)和投资者的合法权益,加强公司与投资者、媒体等特定对象之间的信息沟
通,进一步完善公司的信息披露机制,根据中国证监会和深圳证券交易所相关规
则,结合公司实际需要,特制订本制度。
第二条 本制度所称特定对象是指比一般中小投资者更容易接触到信息
披露主体和更具信息优势,可能利用未公开重大消息进行交易的机构或个人,包
括但不限于:
(一)从事证券分析、咨询及其他证券服务业的机构、个人及其关联人;
(二)从事证券投资的机构、个人及其关联人;
(三)持有公司总股本 5%以上股份的股东及其关联人;
(四)新闻媒体和新闻从业人员及其关联人;
(五)深圳证券交易所认定的其他机构或个人。
第二章 基本原则
第三条 公司进行特定对象来访接待工作时应注意尚未公布的内幕信息
的保密,避免选择性信息披露行为。
第四条 特定对象来访接待工作的基本原则:
(一)公平原则:平等对待所有投资者,保障所有投资者平等地享有知情权
及其他合法权益。
(二)诚信原则:公司的特定对象来访接待工作中保持信息的客观、真实和
准确,避免过度宣传和误导。
(三)机会均等原则:公司公平对待公司的所有股东及潜在投资者,特定对
象来访接待管理工作避免进行选择性信息披露。
(四)高效低耗原则:进行特定对象来访接待工作时,公司将充分考虑提高
沟通效率,降低沟通成本。
第三章 来访接待工作中的沟通内容
第五条 特定对象来访接待中沟通内容主要包括:
(一)公司的发展战略,包括公司的发展方向、发展规划、竞争战略和
经 营方针等;
(二)法定信息披露及其说明,包括定期报告和临时公告等;
(三)公司已公开披露的经营管理信息及其说明,包括生产经营状况、
财 务状况、新产品或新技术的研究开发、经营业绩、股利分配等;
(四)公司已公开披露的重大事项及其说明,包括公司的重大投资及其
变化、资产重组、收购兼并、对外合作、重大合同、关联交易、重大诉讼或仲裁、
管理层变动以及大股东变化等信息;
(五)企业文化建设;
(六)公司其他依法可以披露的相关信息及已公开披露的信息。
第四章 来访接待工作的部门设置及责任划分
第六条 董事会办公室为来访接待的专职部门。
第七条 董事会秘书对口接待参加调研、采访等相关活动的特定对象。由
董事、监事、高级管理人员、部门负责人接受特定对象调研、采访等相关活动的,
应事先知会董事会秘书,董事会秘书应全程参加调研、采访等相关活动。 董事
会秘书不能参加相关活动时,可书面委托证券事务代表参加。
第五章 特定对象来访接待活动的组织安排
第八条 公司将严格按照相关法律、法规和《公司章程》等有关规定,为
特定对象来访创造良好条件,认真做好特定对象来访接待工作。
第九条 公司接待特定对象调研来访工作实行预约登记管理。
(一)特定对象到公司调研、采访,以及参加业绩说明会、分析师会议
等相关活动,应提前 3 个工作日与董事会办公室联系,董事会办公室填制《接待
特定对象调研采访预约登记单》,经董事会秘书批准后,及时通知特定对象和公
司相关部门做好活动的准备工作。
(二)董事会办公室于接待活动前 2 个工作日将预约情况报告中国证监
会湖南监管局(以下简称“湖南证监局”)。
第十条 公司应加强接待活动的现场登记管理,明确提示责任义务。
(一)接待对象来访时,董事会办公室应主动提示对方填写《接待特定
对象身份信息登记表》,并仔细核对原件。
(二)董事会办公室应要求参加调研、采访、业绩说明会、分析师会议
等相关活动的特定对象签署《接待特定对象调研采访承诺书》,承诺书包括以下
内容:
1、承诺不故意打探上市公司未公开重大信息,未经上市公司许可,不与
上市公司指定人员以外的人员进行沟通或问询;
2、承诺不泄露无意中获取的未公开重大信息,不利用所获取的未公开重
大信息买卖公司证券或建议他人买卖公司证券;
3、承诺在投资价值分析报告、新闻稿等文件中不使用未公开重大信息,
除非上市公司同时披露该信息;
4、承诺在投资价值分析报告、新闻稿等文件中涉及盈利预测和股价预测
的,注明资料来源,不使用主观臆断、缺乏事实根据的资料;
5、承诺在投资价值分析报告、新闻稿等文件对外发布或使用前知会上市
公司;
6、因违反本承诺,导致公司未公开信息提前泄漏或因不正确的表述对公
司产生严重影响的,公司有权根据中国证监会相关法律法规追究责任,适当的情
况可提出经济赔偿。
(三)公司将合理、妥善地为特定对象安排实地参观考察,使其尽可能
多的了解公司业务和经营情况,同时避免在参观过程中使参观者有机会获取未公
开的内幕信息。
(四)公司相关接待人员在回答特定对象询问时,应注意回答内容的真
实、准确和完整,避免使用预测性的言语。
(五)公司应以文字记录或同步录音、录像等适当形式对调研、采访、
会议过程进行记载,并在活动结束后,将调研或采访过程、会谈内容形成书面记
录,并与调研或采访人员共同签字确认。
(六)为避免在来访接待活动中出现选择性信息披露,公司可将有关音
像和文字记录资料在公司网站上公布,还可邀请新闻机构参加并作出报道。
第十一条 特定对象基于对公司调研或采访形成的投资价值分析报告、新
闻稿等文件,在对外发布或使用前应知会我公司。
董事会秘书应认真审阅特定对象知会的投资价值分析报告、新闻稿等文
件。发现其中存在错误、误导性记载的,应要求其改正;拒不改正的,公司将及
时发出澄清公告进行说明。发现其中涉及未公开重大信息的,公司将立即联系证
券交易所并公告。
第十二条 董事会办公室要将特定对象调研、采访及召开业绩说明会、分
析师会议等相关活动的资料(包括预约登记表、特定对象身份信息登记表、承诺
书、会议记录、投资价值分析报告、新闻稿等)妥善归档,且保存期限不少于 10
年。
第十三条 董事会秘书于每个季度结束后五个工作日内,将该季度内本公
司接待特定对象调研、采访及召开业绩说明会、分析师会议等相关活动情况书面
报备安徽证监局。
第六章 附则
第十四条 除非得到明确授权,公司任何人员不得代表公司私自接待特定
对象,也不得在来访接待工作中代表公司发言。因个人原因致使公司内幕信息提
前泄露、乃至产生负面影响的,公司将追究其责任。
第十五条 公司在定期报告披露前 15 日内应尽量避免接待特定对象调
研、采访,防止泄露未公开重大信息;
第十六条 公司应尽可能多的召开新闻发布会、投资者恳谈会、网上说明
会等方式扩大信息的传播范围,以使更多投资者及时知悉了解公司已公开的重大
信息。
第十七条 公司可以为特定对象的考察、调研和采访提供接待等便利,但
不为其工作提供资助。特定对象考察公司原则上应自理有关费用,公司不向来访
人员赠送高额礼品。
第十八条 公司在特定对象来访接待工作中一旦以任何方式发布了依法
应披露的内幕信息,公司将及时向深圳证券交易所报告,并在下一交易日开市前
进行正式披露。
第十九条 本制度未尽事宜按中国证监会和深圳证券交易所有关规定办
理。
第二十条 本制度由董事会负责解释和修订,自董事会通过之日起执行。
长沙通程控股股份有限公司
董事会
二 O 一一年八月十四日
附:1、《接待特定对象调研采访预约登记单》
2、《接待特定对象身份信息登记表》
3、《接待特定对象调研采访承诺书》
长沙通程股份有限公司
接待特定对象调研采访预约登记单
编号: 填制时间: 年 月 日
所属单位 人员名单 日程安排 调研或采访主题 其他要求
审 批 填制人
备注:
1、定期报告披露前 15 日内原则上应避免接待特定对象调研、采访,防止
泄露未公开重大信息;
2、提前预约登记时间原则上不少于 3 个工作日;
3、本预约登记单应在相关活动前 2 个工作日报告中国证监会湖南证监
局。
长沙通程股份有限公司接待特定对象身份信息登记表
序 号 时 间 姓 名 联系方式 所属单位 身份证 从业资格
号码 证书号码
接待特定对象调研采访承诺书
长沙通程股份有限公司:
本人(公司)将对你公司进行调研(或参观、采访、座谈等),根据有关规
定做出如下承诺:
(一)本人(公司)承诺在调研(或参观、采访、座谈等)过程中不故意打
探你公司未公开重大信息,未经你公司许可,不与你公司指定人员以外的人员进
行沟通或问询;
(二)本人(公司)承诺不泄漏在调研(或参观、采访、座谈等)过程中无
意中获取的你公司未公开重大信息,不利用所获取的未公开重大信息买卖你公司
证券或建议他人买卖你公司证券;
(三)本人(公司)承诺在投资价值分析报告、新闻稿等文件中不使用本次
调研(或参观、采访、座谈等)获取的你公司未公开重大信息,除非你公司同时
披露该信息;
(四)本人(公司)承诺基于本次调研(或参观、采访、座谈等)形成的投
资价值分析报告、新闻稿等文件中涉及盈利预测和股价预测的,注明资料来源,
不使用缺乏事实根据的资料;
(五)本人(公司)承诺基于本次调研(或参观、采访、座谈等)形成的投
资价值分析报告、新闻稿等文件(或涉及基础性信息的部分内容),在对外发布
或使用至少两个工作日前知会你公司;
(六)本人(公司)如违反上述承诺,愿意承担由此引起的一切法律责任;
(公司也可明确规定责任的内容)
(七)本承诺书仅限于本人(公司)对你公司调研(或参观、采访、座谈等)
活动,时间为: ;
(八)本承诺书的有效期为 年 月 日至 年 月 日。
经本公司(或研究机构)书面授权的个人在本承诺书有效期内到你公司现场调研
(或参观、采访、座谈等),视同本公司行为。(此条仅适用于以公司或研究机
构名义签署的承诺书)
承诺人(公司): (签章)
(授权代表): (签章)