强生控股:董事会秘书工作制度(2011年4月)2011-04-29
上海强生控股股份有限公司
董事会秘书工作制度
第一章 总则
第一条 为完善公司法人治理结构,加强对董事会秘书工作的管
理与监督,充分发挥董事会秘书的作用,根据《中华人民共和国公司
法》、《中华人民共和国证券法》、《上海证券交易所股票上市规则》、
《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法》等有关法律、法规、
规范性文件以及《公司章程》的规定,结合公司实际情况制定本工作
制度。
第二条 公司设董事会秘书一名。董事会秘书是公司的高级管理
人员,对公司和董事会负责。
第三条 公司董事会在聘请董事会秘书的同时,委任一名证券事
务代表,协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责或董
事会秘书授权时,由证券事务代表代为履行其职责,在此期间,并不
当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。
第四条 公司证券事务代表应参照本制度履行职责。
第二章 董事会秘书的任职资格
第五条 公司董事会秘书应具有下列任职资格:
(一) 具有大学本科及以上学历,从事秘书、管理及证券事务
等工作三年以上;
(二) 具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识;具
有良好的个人品质和职业道德,严格遵守有关法律、法规和规章,能
够忠诚地履行职责;
(三) 取得证券交易所颁发的《董事会秘书资格证书》。
第六条 具有下列情形之一的,不得担任公司的董事会秘书:
(一)有《公司法》第一百四十七条规定情形之一的;
(二)自受到中国证监会最近一次行政处罚未满三年的;
(三)最近三年受到证券交易所公开谴责或三次以上通报批评
的;
(四)本公司现任监事;
(五)上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
第三章 董事会秘书的职责
第七条 董事会秘书的主要职责是:
(一)董事会秘书为公司与证券交易所的指定联络人,负责准
备和提交交易所要求的文件,组织完成监管机构布置的任务;
(二)负责公司信息披露事务;制定并完善公司信息披露管理
制度和重大信息的内部报备制度,督促公司和相关当事人依法履行信
息披露义务,并按规定向交易所办理定期报告和临时报告的披露工
作;
(三)按照法定程序筹备董事会会议和股东大会,准备和提交
董事会和股东大会的报告和文件;列席董事会会议和股东大会会议,
并作会议记录,保证记录的准确性、并在会议记录上签字;
(四)协调公司与投资者的关系,接待来访、回答咨询、联系
股东,向投资者提供公司公开披露的资料,督促公司及时、合法、真
实和完整地进行信息披露;
(五)负责信息的保密工作,督促公司董事会全体成员及相关
知情人在有关信息正式披露前保守秘密,内幕信息泄露时,及时采取
补救措施加以解释和澄清,并报告交易所和中国证监会;
(六)负责保管公司股东持股资料;办理公司限售股相关事项;
督促公司董事、监事、高级管理人员及其他相关人员遵守公司股份买
卖相关规定;
(七)关注媒体报道并主动求证真实情况,督促董事会及时回
复上海证券交易所的问询;
(八)应提示公司董事、监事、高级管理人员履行忠实、勤勉
义务,切实履行其所作出的承诺;如知悉前述人员违反相关法律法规、
其他规范性文件或公司章程应当予以提醒并督促改正;
(九)法律、法规、《公司章程》及交易所规定履行的其他职
责。
第八条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件,董事、
监事、财务负责人及其他高级管理人员和公司相关人员应当配合董事
会秘书的履职行为。
董事会秘书为履行职权有权了解公司的财务和经营情况,参加
涉及信息披露的有关会议,查阅涉及信息披露的所有文件,并要求公
司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。
公司召开办公会议以及其他涉及公司重大事项的会议,应及时
通知董事会秘书参加,并提供会议资料。
第九条 公司在机构设置、工作人员配备以及经费等方面应当给
予董事会秘书履行职责必要的保证。
第十条 董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻
挠时,可以直接向有关监管部门报告。
第四章 董事会秘书的任免及解聘
第十一条 公司应当在有关拟聘任董事会秘书的会议召开五个
交易日之前将该董事会秘书的有关材料报送交易所,交易所自收到有
关材料之日起五个交易日内未提出异议的,董事会可以聘任。
第十二条 公司解聘董事会秘书应当具有充分理由,不得无故将
其解聘。董事会秘书出现以下情形之一,公司应当自事实发生之日起
一个月内解聘董事会秘书:
(一)出现本制度第六条所述情形的;
(二)连续三个月以上不能履行职责;
(三)在执行职务时出现重大错误或疏漏,给公司或投资者造
成重大损失;
(四)违反国家法律法规、公司章程和交易所有关规定,给公
司或投资者造成重大损失;
(五)董事会认为不宜继续担任董事会秘书的其他情形。
第十三条 董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关
的情况,向交易所提交个人陈述报告。
第十四条 董事会秘书离任前应当接受董事会、监事会的离任审
查,将有关档案文件、正在办理及其他待办理事项,在公司监事会的
监督下移交。公司在聘任董事会秘书时应当与其签订保密协议,要求
其承诺在任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息公
开披露为止,但涉及公司违法违规的信息除外。
第十五条 公司应当在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董
事会秘书。
第十六条 公司董事会秘书空缺期间,董事会应当指定一名董事
或高级管理人员代行董事会秘书的职责,并报交易所备案,同时尽快
确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前,由
董事长代行董事会秘书职责。董事会秘书空缺期间超过三个月之后,
董事长应当代行董事会秘书职责,直至公司正式聘任董事会秘书。
第十七条 公司应当保证董事会秘书在任职期间按要求参加交
易所组织的董事会秘书后续培训。
第五章 附则
第十八条 本制度未尽事宜,按照国家有关法律、法规及公司章
程执行。
第十九条 本制度由公司董事会负责解释。
第二十条 本制度自公司董事会审议通过之日起施行。