董事会秘书工作制度




浙江华正新材料股份有限公司

     董事会秘书工作制度




       二〇二三年三月
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                                                            目录

第一章 总则 ....................................................................................................................... 1

第二章 董事会秘书的聘任、解聘及任职资格 ............................................................... 1

第三章 董事会秘书的职责 ............................................................................................... 3

第四章 附则 ....................................................................................................................... 4
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                                     第一章 总则

    第一条 为了进一步规范浙江华正新材料股份有限公司（以下简称“公司”）董事会秘书的工
作职责和程序，促使董事会秘书更好的履行职责，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公
司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、《上海证券交易所股票
上市规则》（以下简称“《上市规则》”）、《上海证券交易所上市公司自律监管指引第 1 号—
—规范运作》（以下简称“《规范运作》”）和《浙江华正新材料股份有限公司公司章程》（以
下简称“《公司章程》”）及其他有关规定，制定本制度。

    第二条 公司设董事会秘书一名，董事会秘书为公司高级管理人员，对董事会负责。

    第三条 董事会秘书对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。

    第四条 公司董事会在聘任董事会秘书的同时，聘任一名证券事务代表，协助董事会秘书履行
职责。

    第五条 公司董事会秘书和证券事务代表均应遵守本制度的规定。




                    第二章 董事会秘书的聘任、解聘及任职资格

    第六条 董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或解聘。

    第七条 董事会秘书应当具有必备的专业知识和经验，其任职资格为：

    （一） 具有履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识；

    （二） 具有良好的职业道德和个人品德；

    （三） 符合上海证券交易所规定的其他任职条件；

    第八条 有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：

    （一） 有《公司法》规定不得担任董事、监事、高级管理人员的情形；

    （二） 被中国证监会采取不得担任上市公司董事、监事和高级管理人员的市场禁入措施，期
限尚未届满；

    （三） 被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事、监事和高级管理人员，期限尚未
届满；

    （四） 最近 3 年受到过中国证监会的行政处罚；


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       （五） 最近 3 年受到过证券交易所公开谴责或 2 次以上通报批评；

       （六） 公司现任监事；

       （七） 法律法规、证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

       第九条 公司应在原任董事会秘书离职后 3 个月内聘任董事会秘书。

       第十条 公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书
的职责并向上海证券交易所报告，同时尽快确定董事会秘书的人选。公司指定代行董事会秘书职
责的人员到任前，由董事长代行董事会秘书职责。

       董事会秘书空缺期间超过 3 个月之后，董事长应当代行董事会秘书职责，并在 6 个月内完成
董事会秘书的聘任工作。

       第十一条 公司聘任证券事务代表协助董事会秘书履行职责。董事会秘书不能履行职责时，证
券事务代表应当代为履行其职责并行使相应权力。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信
息披露事务所负有的责任。

       第十二条 公司聘任董事会秘书后，应当及时公告并向证券交易所提交下列资料：

       （一） 董事会推荐书，包括董事会秘书符合本制度规定的任职条件的说明、现任职务、工作
表现、个人品德等内容；

       （二） 董事会秘书个人简历和学历证明复印件；

       （三） 董事会秘书聘任书或者相关董事会决议；

       （四） 董事会秘书通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地
址等。

       上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上海证券交易所提交变更后的资料。

       第十三条 公司解聘董事会秘书应当有充分的理由，不得无故将其解聘。

       董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明原因并公告。

       董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向证券交易所提交个人陈述报告。

       第十四条 董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相关事实发生之日起 1 个月内将其解
聘：

       （一） 出现本制度第八条规定的任何一种情形；



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       （二） 连续 3 个月以上不能履行职责；

       （三） 在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司、投资者造成重大损失；

       （四） 违反法律法规、证券交易所相关规定和《公司章程》等，给公司、投资者造成重大损
失；

       第十五条 独立董事任期届满前，公司可以经法定程序解除其职务。提请解除职务的，上市公
司应将其作为特别披露事项予以披露。

       第十六条 独立董事在任期届满前可以提出辞职。独立董事辞职应向董事会提交书面辞职报
告，对任何与其辞职有关或其认为有必要引起公司股东和债权人注意的情况进行说明。

       第十七条 董事会秘书离任前，应当接受董事会、监事会的离任审查，将有关档案文件、正在
办理或待办理事项，在公司监事会的监督下移交。

       第十八条 公司在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在离任后持续履行保密义
务直至有关信息公开披露为止，但涉及公司违法违规的信息除外。




                                第三章 董事会秘书的职责
       第十九条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：

       （一） 负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息披露事务管理制
度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

       （二） 负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者及实际控制人、中介机构、
媒体等之间的信息沟通；

       （三） 筹备组织董事会会议和股东大会会议，参加股东大会会议、董事会会议、监事会会议
及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；

       （四） 负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，立即向上海证券交易所报
告并披露；

       （五） 关注媒体报道并主动求证真实情况，督促公司等相关主体及时回复上海证券交易所问
询；

       （六） 组织公司董事、监事和高级管理人员就相关法律法规、上海证券交易所相关规定进行
培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；



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    （七） 督促董事、监事和高级管理人员遵守法律法规、上海证券交易所相关规定和《公司章
程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、监事和高级管理人员作出或者可能作出违
反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向上海证券交易所报告。

    （八） 负责公司股票及其衍生品种变动管理事务；

    （九） 法律法规和上海证券交易所要求履行的其他职责。

    第二十条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、财务负责人及其他高
级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。

    董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，
查阅相关文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。

    董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠时，可以直接向上海证券交易所
报告。




                                   第四章 附则

    第二十一条 本制度未尽事宜，按照国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行；本制度
与有关法律、法规以及《公司章程》的有关规定不一致的，以有关法律、法规以及《公司章程》
的有关规定为准。

    第二十二条 本制度及修订经公司董事会通过之日起生效。

    第二十三条 本制度由公司董事会负责解释。




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