哈尔滨新光光电科技股份有限公司

                           董事会议事规则



                             第一章       总则

    第一条   为了进一步规范哈尔滨新光光电科技股份有限公司（以下简称“公
司”）董事会的议事方式和决策程序，促使董事和董事会有效地履行其职责，提
高董事会规范运作和科学决策水平，根据《中华人民共和国公司法》(以下简称
“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》等有关法律、法规、规范性文件的要
求，以及《哈尔滨新光光电科技股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）
的有关规定，制订本规则。

    第二条   董事会下设证券部，由董事会秘书直接管理，处理董事会日常事务。

                       第二章 定期会议及临时会议

    第三条   董事会会议分为定期会议和临时会议。

    第四条 董事会每年至少召开 2 次会议，由董事长召集，于会议召开 10 日以
前书面通知全体董事和监事。

    第五条   在发出召开董事会定期会议的通知前，证券部应当充分征求各董事
的意见，初步形成会议提案后交董事长拟定。

    董事长在拟定提案前，应当视需要征求总经理和其他高级管理人员的意见。

    第六条   有下列情形之一的，董事会应当召开临时会议：

   （一）代表 1/10 以上表决权的股东提议时；

   （二）1/3 以上董事联名提议时；

   （三）监事会提议时；

   （四）董事长认为必要时；


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   （五）《公司章程》规定的其他情形。

    第七条   按照前条规定提议召开董事会临时会议的，应当通过证券部或者直
接向董事长提交经提议人签字（盖章）的书面提议。书面提议中应当载明下列事
项：

    （一）提议人的姓名或者名称；

   （二）提议理由或者提议所基于的客观事由；

   （三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；

   （四）明确和具体的提案；

   （五）提议人的联系方式和提议日期等。

    提案内容应当属于《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项，与提案有
关的材料应当一并提交。

   证券部在收到上述书面提议和有关材料后，应当于当日转交董事长。董事长
认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的，可以要求提议人修改或者补
充。

   董事长应当自接到提议后 10 日内，召集董事会会议并主持会议。

                            第三章 会议程序

   第八条    董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行
职务的，由副董事长履行职务；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半
数以上董事共同推举一名董事履行职务。

   第九条    召开董事会定期会议和临时会议，证券部应当分别提前 10 日和 2
日将书面会议通知，通过专人送出、邮递、传真、电子邮件或《公司章程》规定
的其他方式，提交全体董事和监事以及总经理 、董事会秘书等《公司章程》中
规定的人员。非专人送出的，还应当通过电话进行确认并做相应记录。

    如果出现特殊情况，需要董事会即刻作出决议的，为公司利益之目的，董事
长或其他召集人召开临时董事会会议可以不受前款通知方式及通知时限的限制。

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但董事长或其他召集人应当在会议上作出说明。

    第十条     董事会书面会议通知应当至少包括以下内容：

    （一）会议的时间、地点；

    （二）会议的召开方式；

    （三）拟审议的事项（会议提案）；

    （四）会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议；

    （五）董事表决所必需的会议材料；

    （六）董事应当亲自出席或者委托其他董事代为出席会议的要求；

    （七）联系人和联系方式。

    口头会议通知至少应包括上述第（一）、（二）项内容，以及情况紧急需要尽
快召开董事会临时会议的说明。

    第十一条 董事会定期会议的书面会议通知发出后，如果需要变更会议的时
间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当在原定会议召开日之前
3 日发出书面变更通知，说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足 3 日的，
会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。

    董事会临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项
或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得全体与会董事的认可并做好相
应记录。

    第十二条     董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。

    监事可以列席董事会会议；总经理和董事会秘书未兼任董事的，应当列席董
事会会议。会议主持人认为有必要的，可以通知其他有关人员列席董事会会议。

    第十三条     董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故不能出席会议的，应
当事先审阅会议材料，形成明确的意见，书面委托其他董事代为出席。涉及表决
事项的，委托人应在委托书中明确对每一事项发表同意、反对或弃权的意见。董
事不得做出或者接受无表决意向的委托、全权委托或者授权范围不明确的委托。
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    代为出席会议的董事应当在授权范围内行使董事的权利。董事未出席董事会
会议，亦未委托代表出席的，视为放弃在该次会议上的投票权。

    第十四条 委托书应当载明：

    （一）委托人和受托人的姓名；

    （二）委托人对每项提案的简要意见；

    （三）委托人的授权范围和对提案表决意向的指示；

    （四）委托人的签字、日期等。

    委托其他董事对定期报告代为签署书面确认意见的，应当在委托书中进行专
门授权。

    受托董事应当向会议主持人提交书面委托书，在会议签到簿上说明受托出席
的情况。

    第十五条   委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则：

    （一）在审议关联交易事项时，非关联董事不得委托关联董事代为出席；关
联董事也不得接受非关联董事的委托；

    （二）董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全权
委托其他董事代为出席，有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托。

    （三）1 名董事不得在一次董事会会议上接受超过 2 名董事的委托，董事也
不得在一次董事会会议上委托已经接受 2 名其他董事委托的董事代为出席。

    第十六条   董事会会议以现场召开为原则。必要时，在保障董事充分表达意
见的前提下，经召集人（主持人）、提议人同意，也可以通过视频、电话、传真
或者电子邮件表决等方式召开。董事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行
的方式召开。

    非以现场方式召开的，以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的董
事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票，或者董事事后提交的
曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。

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    第十七条   会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明
确的意见。

    董事阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的，会议主持人应当及时制
止。

    除征得全体董事的一致同意外，董事会会议不得就未包括在会议通知中的提
案进行表决。董事接受其他董事委托代为出席董事会会议的，除就未通知提案进
一步接受该董事委托外，不得代表其他董事对未包括在会议通知中的提案进行表
决。

    第十八条   董事应当认真阅读有关会议材料，在充分了解情况的基础上独
立、审慎地发表意见。

    董事可以在会前向证券部、会议召集人、总经理和其他高级管理人员、各专
门委员会、会计师事务所和律师事务所等有关人员和机构了解决策所需要的信
息，也可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情
况。

    第十九条   每项提案经过充分讨论后，主持人应当适时提请与会董事进行表
决。

    会议表决实行 1 人 1 票，以举手或书面等方式进行。

    董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择其
一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求有关董事重新
选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃权。

    第二十条   与会董事表决完成后，证券部有关工作人员应当及时收集董事的
表决票，交董事会秘书进行统计。

    现场召开会议的，会议主持人应当当场宣布统计结果；其他情况下，会议主
持人应当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下一工作日之前，通知董事表
决结果。

    董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的，

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其表决情况不予统计。

    第二十一条     除本规则第二十二条规定的情形外，董事会审议通过会议提案
并形成相关决议，必须有全体董事过半数对该提案投赞成票。法律、行政法规和
《公司章程》规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的，从其规定。

    董事会根据《公司章程》的规定，在其权限范围内对担保事项作出决议，除
公司全体董事过半数同意外，还必须经出席会议的 2/3 以上董事的同意。

    不同决议在内容和含义上出现矛盾的，以形成时间在后的决议为准。

    第二十二条     出现下述情形的，董事应当对有关提案回避表决：

    （一）董事本人认为应当回避的情形；

    （二）《公司章程》规定的因董事与会议提案所涉及的企业或个人有关联关
系而须回避的其他情形。

    在董事回避表决的情况下，该回避表决董事不得对相关提案行使表决权，也
不得代理其他董事行使表决权，有关董事会会议由过半数的无关联关系董事出席
即可举行，形成决议须经无关联关系董事过半数通过。出席会议的无关联关系董
事人数不足 3 人的，不得对有关提案进行表决，而应当将该事项提交股东大会审
议。

    第二十三条     董事会应当严格按照股东大会和《公司章程》的授权行事，不
得越权形成决议。

    第二十四条     董事会会议需要就公司利润分配事宜作出决议的，可以先将拟
提交董事会审议的分配预案通知注册会计师，并要求其据此出具审计报告草案
（除涉及分配之外的其他财务数据均已确定）。董事会作出分配的决议后，应当
要求注册会计师出具正式的审计报告，董事会再根据注册会计师出具的正式审计
报告对其他相关事项作出决议。

    第二十五条     提案未获通过的，在有关条件和因素未发生重大变化的情况
下，董事会会议在 1 个月内不应当再审议内容相同的提案。

    第二十六条     1/2 以上的与会董事认为提案不明确、不具体，或者因会议材
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料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时，会议主持人应当要求会
议对该议题进行暂缓表决。

    提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。

    第二十七条     现场召开和以视频、电话等方式召开的董事会会议，可以视需
要进行全程录音。

    第二十八条     董事会秘书应当安排证券部工作人员对董事会会议做好记录。
会议记录应当包括以下内容：

    （一）会议届次和召开的时间、地点、方式；

    （二）会议通知的发出情况；

    （三）会议召集人和主持人；

    （四）董事亲自出席和受托出席的情况；

    （五）会议审议的提案、每位董事对有关事项的发言要点和主要意见、对提
案的表决意向；

    （六）每项提案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃权票数）；

    （七）与会董事认为应当记载的其他事项。

    第二十九条     除会议记录外，董事会秘书还可以视需要安排证券部工作人员
对会议召开情况作成简明扼要的会议纪要，根据统计的表决结果就会议所形成的
决议制作单独的决议记录。

    第三十条     与会董事应当代表其本人和委托其代为出席会议的董事对会议
记录和决议记录进行签字确认。董事对会议记录或者决议记录有不同意见的，可
以在签字时作出书面说明。

    董事既不按前款规定进行签字确认，又不对其不同意见作出书面说明的，视
为完全同意会议记录和决议记录的内容。

    第三十一条     董事长应当督促有关人员落实董事会决议，检查决议的实施情
况，并在以后的董事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。
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    第三十二条   董事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、董
事代为出席的授权委托书、会议录音资料、表决票、经与会董事签字确认的会议
记录、会议纪要、决议记录等，由董事会秘书负责保存。

    董事会会议档案的保存期限为 10 年。

    第三十三条 出席会议的董事、监事及列席人员应妥善保管会议文件，在会
议有关决议内容对外正式披露前，全体会议参加人员对会议文件和会议审议的全
部内容负有保密的责任和义务。

                               第四章   附则

    第三十四条 在本规则中，除非有特别规定，否则“以上”包括本数，“超过”
不包括本数。

    第三十五条本规则未尽事宜，依照国家有关法律、法规、规章、规范性文件
以及《公司章程》的有关规定执行。本规则与有关法律、法规、规章、规范性文
件以及《公司章程》的有关规定不一致的，以有关法律、法规、规章、规范性文
件及《公司章程》的规定为准。

    第三十六条 本规则由董事会负责解释。

    第三十七条 本规则由董事会制订报股东大会批准，本规则自股东大会审议
通过之日起生效，修改时亦同。




                                          哈尔滨新光光电科技股份有限公司

                                                         2022 年 4 月




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