正元地理信息集团股份有限公司
    董事长专题会议事规则




        2022 年 7 月
                        第一章 总则
    第一条 【目的和依据】为规范正元地理信息集团股份有限公司
（以下简称集团公司）董事长专题会的议事程序，保障董事长依法高
效行使职权，根据《中华人民共和国公司法》《正元地理信息集团股
份有限公司章程》（以下简称公司章程）《正元地理信息集团股份有限
公司董事会授权管理办法》（以下简称《授权管理办法》）及其他有关
规定，结合实际，制定本规则。
    第二条 【主要职责】董事长专题会的主要职责是根据《公司章
程》和《授权管理办法》的规定，专题研究决策董事会授权董事长决
策的相关事项。
    第三条 【适用范围】本规则适用于集团公司本级。
                      第二章 决策事项
    第四条 【长期决策事项】董事长专题会研究的主要事项为《董
事会授权管理办法》所规定的董事会授权董事长长期决策的相关事项。
    第五条 【临时决策事项】对于董事会临时性授权的事项，董事
长专题会应根据授权事项、行权条件、终止期限等要求，研究决策相
关事项。
                      第三章 参会人员
    第六条 【出席人员】董事长专题会出席人员为公司董事长，以
及董事长根据议题内容通知出席的公司高级管理人员、职能部门或下
属单位负责人以及董事长认为需要出席的其他人员。
    纪委书记根据需要出席会议。
    第七条 【列席人员】董事长可根据拟研究事项的具体情况，邀
请相关专家、顾问、中介机构人员列席会议。
    第八条 【回避要求】当所议事项与参会人员存在关联关系时，

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该参会人员应主动向董事长申请回避，得到准许后予以回避。
                      第四章 议事规则
    第九条 【召集和主持】董事长专题会由公司董事长召集和主持。
    第十条 【负责制】董事长专题会实行董事长负责制，在参会人
员充分研究讨论的基础上，董事长有最终决定权。
    第十一条 【按需召开】董事长专题会会议根据需要召开。
    第十二条 【日期及通知】董事长专题会通知应于会议召开前 3
个工作日由证券事务部送达各参会人员。会议通知的内容应包括会议
召开的方式、时间、地点、参会人员、议程、议题及有关资料。
    第十三条 【保密义务】参会人员应当妥善保管会议文件资料，
防止丢失泄密。未经允许，参会人员不得录音录像和拍照，不得向无
关人员泄露会议内容。明确要求保密的事项，严格按照规定范围通报，
不得擅自扩大知悉范围。
    违反有关规定擅自泄露会议内容，情节较轻的，对责任人员给予
批评教育；情节严重或造成泄密的，依法依规依纪给予处理。
    第十四条 【会议形式】董事长专题会原则上以现场会议形式召
开。根据会议实际情况，也可以采取现场加通讯会议或通讯会议等形
式召开。采取通讯方式召开会议时，参会人员的意见、建议应以书面
形式发送至证券事务部。
    第十五条 【本人参会】董事长专题会参会人员应按会议通知的
要求，由本人准时出席会议。
    第十六条 【外聘专家】如有必要，董事长可以聘请专家、顾问
和中介机构为董事长专题会决策提供专业意见，费用由公司承担。
    第十七条 【提请审议】董事长专题会对相关事项进行讨论后，
如董事长认为无法对相关事项作出决定，需提交董事会研究讨论的，

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应当说明理由并形成专项意见。
                      第五章 议事程序
    第十八条 【议题征集】董事长专题会议题征集，由归口管理部
门提出，经公司分管领导审核内容后，向证券事务部出申请（附件），
证券事务部根据《董事会授权管理办法》对议题实施程序性审查，报
董事长决定是否上会研究决策。
    第十九条 【会议准备】集团公司证券事务部负责做好董事长专
题会会议的前期准备工作，负责与有关部门/单位的联络，组织公司
职能部门或下属单位提供所需材料。
    第二十条 【议事流程】董事长专题会议事流程如下：
    （一）议题发起部门/单位负责人向会议作议题汇报，提出初步
建议，回答到会人员的询问；
    （二）议题发起部门的分管领导向会议作有关情况说明，提出决
策建议，回答到会人员的询问；
    （三）有关部门负责人、公司领导逐一对各项议题依次发表明确
的意见；
    （四）董事长在听取参会人员意见后，做出决策。
                   第六章 会议记录、纪要
    第二十一条 【记录人】董事长专题会一般由证券事务部负责人
负责记录。会议记录应当完整、准确，包括以下主要内容：会议的时
间、地点、主持人、出席人员、列席人员、缺席人员、记录人等；会
议议题；参加会议人员的意见、态度，主要分歧等；决策意见。
    会议可采用音视频手段同步记录。
    第二十二条 【保密要求】董事长专题会的会议记录作为商业秘
密，除上级单位及其委派的外部机构、公司董事、监事及高级管理人

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员在履行公司保密管理的相关程序后可调阅外，原则上不得对外公示。
会议记录应有专门的记录载体，纳入档案管理。
    第二十三条 【会议纪要】董事长专题会要形成会议纪要。会议
纪要除载明会议的时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、缺席
人员外，应当有明确的决策意见。
    第二十四条 【公文管理】会议纪要列入公文管理，由议题发起
部门起草初稿，交证券事务部汇总整理，按相关规定由董事长签发。
                        第七章 附则
    第二十五条 【冲突适用】本规则未尽事宜，按国家有关法律法
规及《公司章程》、《董事会授权管理办法》的规定执行；本规则如与
国家法律法规、《公司章程》或《董事会授权管理办法》或相抵触时，
按国家有关法律法规、公司章程及《董事会授权管理办法》的规定执
行，并进行相应修订，履行公司相关决策程序。
    第二十六条 【解释及生效】本规则由证券事务部制定并负责解
释，经董事会批准后执行。




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附件
       正元地理信息集团股份有限公司董事长专题会
                      决策事项审议审批单



           议题名称

议题发起部门/单位

上会依据



决策要件是否齐全     □是 □否 是否已向董事长汇报 □是 □否

议题发起部门分管领导审核意见




                                               年   月   日

证券事务部审查意见



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董事长审批意见




                                               年   月   日




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