新疆交建:独立董事专门会议管理办法(2023年)2023-12-06
新疆交通建设集团股份有限公司
独立董事专门会议管理办法
第一条 为进一步完善新疆交通建设集团股份有限公司(以下简称
“公司”)的法人治理,改善公司董事会结构,保护中小股东及利益
相关者的利益,根据《中华人民共和国公司法》 以下简称“《公司法》”)、
《上市公司治理准则》、《上市公司独立董事管理办法》、《深圳证券交
易所股票上市规则》、《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第 1 号
——主板上市公司规范运作》、《公司章程》及其他有关规定并结合公
司实际情况,制定本办法。
第二条 独立董事是指不在公司担任除董事外的其他职务,并与其所
受聘的公司及其主要股东、实际控制人不存在直接或间接利害关系,
或者其他可能影响其进行独立客观判断关系的董事。
独立董事应当独立履行职责,不受公司及其主要股东、实际控制
人等单位或者个人的影响。
第三条 独立董事对本公司及全体股东负有忠实与勤勉义务,应当按
照法律、行政法规、中国证券监督管理委员会(以下简称“中国证监
会”)规定、证券交易所业务规则和公司章程的规定,认真履行职责,
在董事会中发挥参与决策、监督制衡、专业咨询作用,维护上市公司
整体利益,保护中小股东合法权益。
第四条 独立董事专门会议成员包含全体独立董事。公司应当定期或
者不定期召开全部由独立董事参加的会议(以下简称“独立董事专门
会议”),并于会议召开前三日通知全体独立董事。经全体独立董事一
致同意,可以豁免通知时限。
第五条 独立董事专门会议原则上采用现场会议的形式,也可以通过
视频、电话、传真或者电子邮件表决等通讯方式召开。但会议主持人
应当说明具体情况;会议也可以采取现场与通讯方式同时进行的方式
召开。若采用通讯方式,则独立董事在专门会议决议上签字即视为出
席了独立董事专门会议并同意会议决议内容。
第六条 独立董事专门会议应由半数独立董事出席方可举行。公司应
当至少每半年召开一次独立董事专门会议。
独立董事专门会议的表决,实行一人一票。表决方式包括举手表
决、书面表决以及通讯表决方式。会议审议事项经公司全体独立董事
过半数同意后方可通过。
第七条 独立董事专门会议由过半数独立董事共同推举一名独立董
事召集和主持;召集人不履职或者不能履职时,两名及以上独立董事
可以自行召集并推举一名代表主持。
第八条 独立董事原则上应该亲自出席会议,因故不能亲自出席会议
的,应当事先审阅会议材料,形成明确的意见,并书面委托其他独立
董事代为出席。
独立董事履职中关注到专门委员会职责范围内的公司重大事项,
可以依照程序及时提请专门委员会进行讨论和审议。独立董事委托其
他独立董事代为出席会议并行使表决权的,应向会议主持人提交授权
委托书。授权委托书应于会议表决前提交给会议主持人。
第九条 授权委托书应由委托人和被委托人签名,应至少包括以下内
容:
(一)委托人姓名;
(二)被委托人姓名;
(三)代理委托事项;
(四)对会议议题行使投票权的指示(赞成、反对或弃权);
(五)授权委托的期限;
(六)授权委托书签署日期。
第十条 下列事项应当经公司独立董事专门会议讨论并经全体独立董
事过半数同意后,方可提交董事会审议:
(一)应当披露的关联交易;
(二)公司及相关方变更或者豁免承诺的方案;
(三)被收购公司董事会针对收购所作出的决策及采取的措施;
(四)法律、行政法规、中国证监会规定和公司《章程》规定的
其他事项。
第十一条 独立董事行使以下特别职权前应经公司独立董事专门会议
审议,并经全体独立董事过半数同意:
(一)独立聘请中介机构,对公司具体事项进行审计、咨询或者
核查;
(二)向董事会提议召开临时股东大会;
(三)提议召开董事会会议;
独立董事行使上述第一款所列职权的,公司应当及时披露。上述
职权不能正常行使的,公司应当披露具体情况和理由。
第十二条 独立董事专门会议通知至少包括以下内容:
(一)会议召开时间、地点、方式;
(二)会议期限;
(三)会议需要讨论的议题;
(四)会议联系人及联系方式;
(五)会议通知的日期。
不定期会议召开的通知应至少包括上述第(一)(三)项内容。
第十三条 独立董事专门会议由公司董事会秘书负责安排,会议应当
有会议记录,独立董事的意见应当在会议记录中载明,独立董事应当
对会议记录签字确认。
第十四条 会议记录应当包括以下内容:
(一)会议召开的日期、地点、方式;
(二)会议召集人和主持人;
(三)独立董事出席情况;
(四)会议议案;
(五)每项提案的表决方式及表决结果(表决结果应载明赞成、
反对或弃权的票数);
(六) 独立董事发表的意见。
第十五条 独立董事应在专门会议中发表独立意见,意见类型包括同
意、保留意见及其理由、反对意见及其理由和无法发表意见及其障碍,
提出保留意见、反对意见或者无法发表意见的,相关独立董事应当明
确说明理由。所发表的意见应当明确、清楚。
第十六条 独立董事专门会议应设会议档案,包括会议通知、会议材
料、会议签到表、独立董事代为出席的授权委托书、表决票、决议、
经与会独立董事签字确认的会议记录等,由董事会秘书负责保存。会
议档案的保存期限为 10 年。
第十七条 公司应当保证独立董事专门会议的召开,并提供所必需的
工作条件。公司应当保障独立董事召开专门会议前提供公司运营情况
资料,组织或者配合开展实地考察等工作。
公司应当为独立董事履行职责提供必要的工作条件和人员支持,
指定董事会办公室、董事会秘书等专门部门和专门人员协助独立董事
专门会议的召开。公司应当承担独立董事专门会议要求聘请专业机构
及行使其他职权时所需的费用。
第十八条 出席会议的独立董事均对会议所议事项有保密义务,不得
擅自披露有关信息。
第十九条 本办法自公司董事会决议通过之日起执行,修改亦同。
第二十条 本办法未尽事宜,按届时有效的法律、法规、规范性文件、
中国证监会规定、深圳证券交易所业务规则和《公司章程》的规定执
行;本办法如与届时有效的法律、法规、规范性文件、中国证监会规
定、深圳证券交易所业务规则或《公司章程》的规定相抵触时,按届
时有效的法律、法规、规范性文件、中国证监会规定、深圳证券交易
所业务规则和《公司章程》的规定执行。并立即修订,报公司董事会
审议通过。
第二十一条 本办法解释权归属公司董事会。
新疆交通建设集团股份有限公司
2023 年 12 月 5 日