厦门东亚机械工业股份有限公司
独立董事工作制度
第一章 总则
第一条 为进一步完善厦门东亚机械工业股份有限公司(以下简称“公司”)的治理结构,
促进公司的规范运作, 根据《中华人民共和国公司法》(以下简称“《公司法》”)、
《中华人民共和国证券法》《上市公司独立董事管理办法》《上市公司治理准则》
《深圳证券交易所创业板股票上市规则》(以下简称“《上市规则》”)、《深圳证
券交易所上市公司自律监管指引第 2 号——创业板上市公司规范运作》等法律、
法规和规范性文件及《厦门东亚机械工业股份有限公司章程》(以下简称“公司
章程”)的有关规定, 制定本制度。
第二条 独立董事是指不在公司担任除董事外的其他职务, 并与公司及其主要股东、实
际控制人不存在直接或者间接利害关系, 或者其他可能影响其进行独立客观判
断关系的董事。
第三条 独立董事对公司及全体股东负有诚信和勤勉义务。
独立董事应当按照相关法律、法规和公司章程的要求, 认真履行职责, 维护公
司整体利益, 尤其要关注中小股东的合法权益不受损害。
独立董事应当独立履行职责, 不受公司主要股东、实际控制人或者其他与公司
存在利害关系的单位或个人的影响。若发现所审议事项存在影响其独立性的情
况, 应向公司申明并实行回避。任职期间出现明显影响独立性情形的, 应当及
时通知公司, 提出解决措施, 必要时应当提出辞职。
独立董事原则上最多在三家境内上市公司(含公司)担任独立董事, 并确保有足
够的时间和精力有效地履行独立董事的职责。
第四条 独立董事每年在公司的现场工作时间应当不少于十五日。
除按规定出席股东大会、董事会及其专门委员会、独立董事专门会议外, 独立
董事可以通过定期获取公司运营情况等资料、听取管理层汇报、与内部审计机
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构负责人和承办公司审计业务的会计师事务所等中介机构沟通、实地考察、与
中小股东沟通等多种方式履行职责。
第五条 公司董事会成员中至少要有三分之一的独立董事, 独立董事中至少包括 1 名会
计专业人士。
公司在董事会中设置审计委员会。审计委员会成员不得为在公司担任高级管理
人员的董事, 其中独立董事应当过半数, 并由独立董事中会计专业人士担任召
集人。
公司在董事会中设置战略委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会。提名委员
会、薪酬与考核委员会中独立董事应当过半数并担任召集人。
第二章 任职资格
第六条 独立董事应当符合下列条件:
(一) 根据法律、行政法规及其他有关规定, 具备担任上市公司董事的资格;
(二) 具有中国证监会颁布的《上市公司独立董事管理办法》所要求的独立性;
(三) 具备上市公司运作的基本知识, 熟悉相关法律、行政法规、规章及规则;
(四) 具有五年以上法律、会计、经济或者其他履行独立董事职责所必需的工作
经验;
(五) 具有良好的个人品德, 不存在重大失信等不良记录;
(六) 法律、行政法规、中国证监会规定、深圳证券交易所业务规则和公司章程
规定的其他条件。
第七条 独立董事必须具有独立性, 下列人员不得担任独立董事:
(一) 在公司或者公司的附属企业任职的人员及其配偶、父母、子女、主要社会
关系;
(二) 直接或间接持有公司已发行股份 1%以上或者是公司前十名股东中的自
然人股东及其配偶、父母、子女;
(三) 在直接或间接持有公司已发行股份 5%以上的股东或者在公司前 5 名股
东任职的人员及其配偶、父母、子女;
(四) 在公司控股股东、实际控制人的附属企业任职的人员及其配偶、父母、子
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女;
(五) 与公司及其控股股东、实际控制人或者其各自的附属企业有重大业务往
来的人员, 或者在有重大业务往来的单位及其控股股东、实际控制人任职
的人员;
(六) 为公司及其控股股东、实际控制人或者其各自的附属企业提供财务、法律、
咨询、保荐等服务的人员, 包括但不限于提供服务的中介机构的项目组全
体人员、各级复核人员、在报告上签字的人员、合伙人、董事、高级管理
人员及主要负责人;
(七) 最近十二个月内曾经具有前六项所列举情形之一的人员;
(八) 法律、行政法规、中国证监会、深圳证券交易所业务规则和公司章程规定
的不具备独立性的其他人员。
前款第(四)项至第(六)项中的公司控股股东、实际控制人的附属企业, 不包括
《上市规则》规定的与公司不构成关联关系的附属企业。
第一款中的“直系亲属”是指配偶、父母、子女; “主要社会关系”是指兄弟
姐妹、兄弟姐妹的配偶、配偶的父母、配偶的兄弟姐妹、子女的配偶、子女配
偶的父母等; “重大业务往来”是指根据《深圳证券交易所创业板上市规则》
及深圳证券交易所相关规定或《公司章程》规定需提交股东大会审议的事项, 或
者深圳证券交易所认定的其他重大事项; “任职”是指担任董事、监事、高级
管理人员以及其他工作人员。
独立董事应当每年对独立性情况进行自查, 并将自查情况提交董事会。董事会
应当每年对在任独立董事独立性情况进行评估并出具专项意见, 与年度报告同
时披露。
第八条 独立董事候选人应当具备良好的个人品德, 并不得存在下列不良记录:
(一) 最近三十六个月内因证券期货违法犯罪, 受到中国证监会行政处罚或者
司法机关刑事处罚的;
(二) 因涉嫌证券期货违法犯罪, 被中国证监会立案调查或者被司法机关立案
侦查, 尚未有明确结论意见的;
(三) 最近三十六个月内受到证券交易所公开谴责或三次以上通报批评的;
(四) 重大失信等不良记录;
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(五) 在过往任职独立董事期间因连续两次未能亲自出席也不委托其他董事出
席董事会会议被董事会提请股东大会予以撤换, 未满十二个月的;
(六) 深圳证券交易所认定的其他情形。
第九条 以会计专业人士身份被提名的独立董事候选人, 应当具备丰富的会计专业知识
和经验, 并至少符合下列条件之一:
(一) 具备注册会计师资格
(二) 具有会计、审计或者财务管理专业的高级职称、副教授或以上职称、博士
学位
(三) 具有经济管理方面高级职称, 且在会计、审计或者财务管理等专业岗位有
五年以上全职工作经验
第十条 独立董事及拟担任独立董事的人士应当按照中国证监会的要求, 参加中国证监
会及其授权机构所组织的培训。
第三章 提名、选举、聘任
第十一条 公司董事会、监事会、单独或合并持有公司已发行股份 1%以上的股东可以提
出独立董事候选人, 并经股东大会选举决定。
依法设立的投资者保护机构可以公开请求股东委托其代为行使提名独立董事
的权利。
本条第一款规定的提名人不得提名与其存在利害关系的人员或者有其他可能
影响独立履职情形的关系密切人员作为独立董事候选人。
第十二条 独立董事的提名人在提名前应当征得被提名人的同意。提名人应当充分了解被
提名人职业、学历、职称、详细的工作经历、全部兼职、有无重大失信等不良
记录等情况, 并对其担任独立董事的资格和独立性发表意见, 被提名人应当就
其符合独立性和担任独立董事的其他条件作出公开声明。
第十三条 公司董事会提名委员会应当对被提名人任职资格进行审查, 并形成明确的审查
意见。
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在选举独立董事的股东大会召开前, 公司董事会应当按照规定将上述内容通知
公司股东。
公司应当在选举独立董事的股东大会召开前, 按照本制度第十二条以及前款的
规定披露相关内容, 并将所有独立董事候选人的有关材料报送证券交易所, 相
关报送材料应当真实、准确、完整。公司董事会对被提名人的有关情况有异议
的, 应同时报送董事会的书面意见。
公司董事会、独立董事候选人、独立董事提名人应当在规定时间内如实回答深
圳证券交易所的问询, 并按照要求及时补充有关材料。
第十四条 深圳证券交易所对独立董事候选人的任职条件和独立性提出异议的, 公司应当
及时披露。
在召开股东大会选举独立董事时, 公司董事会应当对独立董事候选人是否被证
券交易所提出异议的情况进行说明。对于证券交易所提出异议的独立董事候选
人, 公司不得提交股东大会选举。如已提交股东大会审议的, 应当取消该提案。
第十五条 对公司所在地中国证监会派出机构或深圳证券交易所持有异议的被提名人, 可
作为公司董事候选人, 但不作为独立董事候选人。在召开股东大会选举独立董
事时, 公司董事会应对独立董事候选人是否被公司所在地中国证监会派出机构
或深圳证券交易所提出异议的情况进行说明。
第十六条 公司股东大会选举两名以上独立董事的, 应当实行累积投票制。中小股东表决
情况应当单独计票并披露。
第十七条 独立董事每届任期与公司其他董事任期相同、任期届满, 连选可以连任, 但是
连任时间不得超过六年。
第十八条 独立董事任期届满前, 公司可以经法定程序解除其职务。提前解除职务的, 公
司应当及时披露具体理由和依据。独立董事有异议的, 公司应当及时予以披露。
独立董事不符合本制度第六条第一款第(一)项或者第(二)项规定的, 应当立即
停止履职并辞去职务。未提出辞职的, 董事会知悉或者应当知悉该事实发生后
应当立即按规定解除其职务。
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独立董事因触及前款规定情形提出辞职或者被解除职务导致董事会或者其专
门委员会中独立董事所占的比例不符合本制度或者公司章程的规定, 或者独立
董事中欠缺会计专业人士的, 公司应当自前述事实发生之日起六十日内完成补
选。
第十九条 独立董事在任期届满前可以提出辞职。独立董事辞职应向董事会提交书面辞职
报告, 对任何与其辞职有关或者其认为有必要引起公司股东及债权人注意的情
况进行说明。公司应当对独立董事辞职的原因及关注事项予以披露。
独立董事辞职将导致董事会或者其专门委员会中独立董事所占的比例不符合
本制度或者公司章程的规定, 或者独立董事中欠缺会计专业人士的, 拟辞职的
独立董事应当继续履行职责至新任独立董事产生之日。公司应当自独立董事提
出辞职之日起六十日内完成补选。
第四章 职责与履职方式
第二十条 独立董事履行下列职责:
(一) 参与董事会决策并对所议事项发表明确意见;
(二) 对本制度第二十六条、第三十条、第三十二条和第三十三条所列公司与其
控股股东、实际控制人、董事、高级管理人员之间的潜在重大利益冲突事
项进行监督, 促使董事会决策符合公司整体利益, 保护中小股东合法权
益;
(三) 对公司经营发展提供专业、客观的建议, 促进提升董事会决策水平;
(四) 法律、行政法规、中国证监会规定和公司章程规定的其他职责。
第二十一条 独立董事行使下列特别职权:
(一) 独立聘请中介机构, 对公司具体事项进行审计、咨询或者核查;
(二) 向董事会提议召开临时股东大会;
(三) 提议召开董事会会议;
(四) 依法公开向股东征集股东权利;
(五) 对可能损害公司或者中小股东权益的事项发表独立意见;
(六) 法律、行政法规、中国证监会规定和公司章程规定的其他职权。
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独立董事行使前款第(一)项至第(三)项所列职权的, 应当经全体独立董事过半
数同意。
独立董事行使第一款所列职权的, 公司应当及时披露。上述职权不能正常行使
的, 公司应当披露具体情况和理由。
第二十二条 董事会会议召开前, 独立董事可以与董事会秘书进行沟通, 就拟审议事项进行
询问、要求补充材料、提出意见建议等。董事会及相关人员应当对独立董事提
出的问题、要求和意见认真研究, 及时向独立董事反馈议案修改等落实情况。
第二十三条 独立董事应当亲自出席董事会会议。因故不能亲自出席会议的, 独立董事应当
事先审阅会议材料, 形成明确的意见, 并书面委托其他独立董事代为出席。
独立董事连续两次未能亲自出席董事会会议, 也不委托其他独立董事代为出席
的, 董事会应当在该事实发生之日起三十日内提议召开股东大会解除该独立董
事职务。
第二十四条 独立董事对董事会议案投反对票或者弃权票的, 应当说明具体理由及依据、议
案所涉事项的合法合规性、可能存在的风险以及对公司和中小股东权益的影响
等。公司在披露董事会决议时, 应当同时披露独立董事的异议意见, 并在董事
会决议和会议记录中载明。
第二十五条 独立董事应当持续关注本制度第二十六条、第三十条、第三十二条和第三十三
条所列事项相关的董事会决议执行情况, 发现存在违反法律、行政法规、中国
证监会规定、深圳证券交易所业务规则和公司章程规定, 或者违反股东大会和
董事会决议等情形的, 应当及时向董事会报告, 并可以要求公司作出书面说明。
涉及披露事项的, 公司应当及时披露。
公司未按前款规定作出说明或者及时披露的, 独立董事可以向中国证监会和深
圳证券交易所报告。
第二十六条 下列事项应当经公司全体独立董事过半数同意后, 提交董事会审议:
(一) 应当披露的关联交易;
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(二) 公司及相关方变更或者豁免承诺的方案;
(三) 被收购时公司董事会针对收购所作出的决策及采取的措施;
(四) 法律、行政法规、中国证监会规定和公司章程规定的其他事项。
第二十七条 公司应当定期或者不定期召开全部由独立董事参加的会议(以下简称“独立董事
专门会议”)。本制度第二十一条第一款第(一)项至第(三)项、第二十六条所列
事项, 应当经独立董事专门会议审议。
独立董事专门会议可以根据需要研究讨论公司其他事项。
独立董事专门会议应当由过半数独立董事共同推举一名独立董事召集和主持;
召集人不履职或者不能履职时, 两名及以上独立董事可以自行召集并推举一名
代表主持。
公司应当为独立董事专门会议的召开提供便利和支持。
第二十八条 独立董事发表独立意见的, 所发表的意见应当明确、清晰, 且至少应当包括下
列内容:
(一) 重大事项的基本情况;
(二) 发表意见的依据, 包括所履行的程序、核查的文件、现场检查的内容等;
(三) 重大事项的合法合规性;
(四) 对公司和中小股东权益的影响、可能存在的风险以及公司采取的措施是
否有效;
(五) 发表的结论性意见, 包括同意意见、保留意见及其理由、反对意见及其理
由、无法发表意见及其障碍。
独立董事应当对出具的独立意见签字确认, 并将上述意见及时报告董事会, 与
公司相关公告同时披露。
第二十九条 独立董事在公司董事会专门委员会中应当依照法律、行政法规、中国证监会规
定、深圳证券交易所业务规则和公司章程履行职责。独立董事应当亲自出席专
门委员会会议, 因故不能亲自出席会议的, 应当事先审阅会议材料, 形成明确
的意见, 并书面委托其他独立董事代为出席。独立董事履职中关注到专门委员
会职责范围内的公司重大事项, 可以依照程序及时提请专门委员会进行讨论和
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审议。
第三十条 公司董事会审计委员会负责审核公司财务信息及其披露、监督及评估内外部审
计工作和内部控制, 下列事项应当经审计委员会全体成员过半数同意后, 提交
董事会审议:
(一) 披露财务会计报告及定期报告中的财务信息、内部控制评价报告;
(二) 聘用或者解聘承办公司审计业务的会计师事务所;
(三) 聘任或者解聘公司财务负责人;
(四) 因会计准则变更以外的原因作出会计政策、会计估计变更或者重大会计
差错更正;
(五) 法律、行政法规、中国证监会规定和公司章程规定的其他事项。
审计委员会每季度至少召开一次会议, 两名及以上成员提议, 或者召集人认为
有必要时, 可以召开临时会议。审计委员会会议须有三分之二以上成员出席方
可举行。
第三十一条 公司董事会战略委员会负责对公司长期发展战略规划、重大战略性投资进行可
行性研究, 并就下列事项向董事会提出建议:
(一) 对公司的长期发展规划、经营目标、发展方针进行研究并提出建议;
(二) 对公司的经营战略包括但不限于产品战略、市场战略、营销战略、研发战
略、人才战略进行研究并提出建议;
(三) 对公司重大战略性投资、融资方案进行研究并提出建议;
(四) 对公司重大资本运作、资产经营项目进行研究并提出建议;
(五) 对其他影响公司发展战略的重大事项进行研究并提出建议;
(六) 对以上事项的实施进行跟踪检查;
(七) 公司董事会授权的其他事宜。
第三十二条 公司董事会提名委员会负责拟定董事、高级管理人员的选择标准和程序, 对董
事、高级管理人员人选及其任职资格进行遴选、审核, 并就下列事项向董事会
提出建议:
(一) 提名或者任免董事;
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(二) 聘任或者解聘高级管理人员;
(三) 法律、行政法规、中国证监会规定和公司章程规定的其他事项。
董事会对提名委员会的建议未采纳或者未完全采纳的, 应当在董事会决议中记
载提名委员会的意见及未采纳的具体理由, 并进行披露。
第三十三条 公司董事会薪酬与考核委员会负责制定董事、高级管理人员的考核标准并进行
考核, 制定、审查董事、高级管理人员的薪酬政策与方案, 并就下列事项向董事
会提出建议:
(一) 董事、高级管理人员的薪酬;
(二) 制定或者变更股权激励计划、员工持股计划, 激励对象获授权益、行使权
益条件成就;
(三) 董事、高级管理人员在拟分拆所属子公司安排持股计划;
(四) 法律、行政法规、中国证监会规定和公司章程规定的其他事项。
董事会对薪酬与考核委员会的建议未采纳或者未完全采纳的, 应当在董事会决
议中记载薪酬与考核委员会的意见及未采纳的具体理由, 并进行披露。
第三十四条 公司董事会及其专门委员会、独立董事专门会议应当按规定制作会议记录, 独
立董事的意见应当在会议记录中载明。独立董事应当对会议记录签字确认。
独立董事应当制作工作记录, 详细记录履行职责的情况。独立董事履行职责过
程中获取的资料、相关会议记录、与公司及中介机构工作人员的通讯记录等, 构
成工作记录的组成部分。对于工作记录中的重要内容, 独立董事可以要求董事
会秘书等相关人员签字确认, 公司及相关人员应当予以配合。
独立董事工作记录及公司向独立董事提供的资料, 应当至少保存十年。
第三十五条 公司应当健全独立董事与中小股东的沟通机制, 独立董事可以就投资者提出的
问题及时向公司核实。
第三十六条 董事会专门委员会会议以现场召开为原则。在保证全体参会董事能够充分沟通
并表达意见的前提下, 必要时可以依照程序采用视频、电话或者其他方式召开。
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董事会专门委员会召开会议的, 公司原则上应当不迟于会议召开前三日提供相
关资料和信息。
第三十七条 独立董事应当向公司年度股东大会提交年度述职报告, 述职报告应当包括下列
内容:
(一) 出席董事会次数、方式及投票情况, 出席股东大会次数;
(二) 参与董事会专门委员会、独立董事专门会议工作情况;
(三) 对本制度第二十六条、第三十条、第三十二条和第三十三条所列事项进行
审议和行使本制度第二十一条第一款所列独立董事特别职权的情况;
(四) 与内部审计机构及承办公司审计业务的会计师事务所就公司财务、业务
状况进行沟通的重大事项、方式及结果等情况;
(五) 与中小股东的沟通交流情况;
(六) 在公司现场工作的时间、内容等情况;
(七) 履行职责的其他情况。
独立董事年度述职报告最迟应当在公司发出年度股东大会通知时披露。
第三十八条 为保证独立董事有效行使职权, 公司应当为独立董事提供所必须的工作条件:
(一) 公司应提供独立董事履行职责所必需的工作条件和人员支持, 指定证券
事务部、董事会秘书等专门部门和专门人员协助独立董事履行职责。董事
会秘书应当确保独立董事与其他董事、高级管理人员及其他相关人员之
间的信息畅通, 确保独立董事履行职责时能够获得足够的资源和必要的
专业意见。
(二) 公司应当保证独立董事享有与其他董事同等的知情权。公司应当向独立
董事定期通报公司运营情况, 提供资料, 组织或者配合独立董事开展实
地考察等工作; 公司可以在董事会审议重大复杂事项前, 组织独立董事
参与研究论证等环节, 充分听取独立董事意见, 并及时向独立董事反馈
意见采纳情况。
(三) 公司应当及时向独立董事发出董事会会议通知, 不迟于法律、行政法规、
中国证监会规定或者公司章程规定的董事会会议通知期限提供相关会议
资料, 并为独立董事提供有效沟通渠道。
(四) 2 名或 2 名以上独立董事认为会议材料不充分、论证不充分或者提供不
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及时时, 可书面向董事会提出延期召开董事会会议或延期审议该事项,
董事会应予以采纳。
(五) 独立董事行使职权时, 公司董事、高级管理人员等有关人员应当积极配合,
不得拒绝、阻碍或隐瞒相关信息, 不得干预其独立行使职权; 独立董事依
法行使职权遭遇阻碍的, 可以向董事会说明情况, 要求董事、高级管理人
员等相关人员予以配合, 并将受到阻碍的具体情形和解决状况记入工作
记录; 仍不能消除阻碍的, 可以向中国证监会和深圳证券交易所报告。
(六) 独立董事履职事项涉及应披露信息的, 公司应当及时办理披露事宜; 公
司不予披露的, 独立董事可以直接申请披露, 或者向中国证监会和深圳
证券交易所报告。
(七) 独立董事聘请中介机构的费用及其他行使职权时所需的费用由公司承担。
(八) 公司给予独立董事适当的津贴, 津贴的标准应由公司董事会制定方案,
股东大会审议通过, 并在公司年度报告中进行披露;除上述津贴外, 独立
董事不应从公司及公司主要股东或有利害关系的机构和人员取得额外的
利益。
(九) 公司可以建立独立董事责任保险制度, 降低独立董事正常履行职责可能
引致的风险。
第三十九条 出现下列情形之一的, 独立董事应当及时向深圳证券交易所报告:
(一) 被公司免职, 本人认为免职理由不当的;
(二) 由于公司存在妨碍独立董事依法行使职权的情形, 致使独立董事辞职的;
(三) 董事会会议材料不完整或者论证不充分, 两名及以上独立董事书面要求
延期召开董事会会议或者延期审议相关事项的提议未被采纳的;
(四) 对公司或者其董事、监事、高级管理人员涉嫌违法违规行为向董事会报告
后, 董事会未采取有效措施的;
(五) 严重妨碍独立董事履行职责的其他情形。
第五章 附则
第四十条 除上下文另有所指外, 本制度所称“以上”含本数, “超过”、 “高于”不含
本数。
第四十一条 “主要股东”是指持有公司百分之五以上股份, 或者持有股份不足百分之五但
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对公司有重大影响的股东。“附属企业”是指受相关主体直接或者间接控制的企
业。
第四十二条 本制度未尽事宜, 按照有关法律、法规、规范性文件和公司章程的规定执行; 如
本制度内容与法律、法规、规范性文件或公司章程相抵触时, 以法律、法规、
规范性文件和公司章程的规定为准。
第四十三条 本制度由公司董事会负责解释。
第四十四条 本制度的修改由公司董事会批准。
第四十五条 本制度自公司董事会审议通过之日起实施。
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