湖南湘邮科技股份有限公司
                      董事会秘书工作制度
   （2011年5月13日第四届第六次临时董事会会议通过、 2024年 2月 28日 第

八届董事会第十四次会议第一次修订）




                          第一章 总     则

    第一条 为保证湖南湘邮科技股份有限公司（以下简称“公司”）

董事会秘书履行工作职责，依法行使职权，充分发挥董事会秘书在公

司中的作用，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证

券法》、《上海证券交易所股票上市规则》和《湖南湘邮科技股份有

限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的规定，制定本工作制

度。

    第二条   公司设立一名董事会秘书。董事会秘书为公司高级管理

人员，对公司和董事会负责，应忠实、勤勉地履行职责。

    第三条   董事会秘书或代行董事会秘书职责的人员为公司与上

海证券交易所之间的指定联络人。董事会秘书应当保证上海证券交易

所可以随时与其取得工作联系。

    第四条 公司设立董事会办公室，董事会办公室为董事会秘书分

管的工作部门。



                     第二章 董事会秘书选任

    第五条   公司董事会在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董


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事会秘书。董事会秘书由董事长提名，董事会表决通过后方能聘任。

    第六条 担任公司董事会秘书，应当具备以下条件：

    （一）具有良好的职业道德和个人品质；

    （二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识；

    （三）具备履行职责所必需的工作经验；

    （四）取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书。

    第七条 具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书：

    （一）《公司法》第一百四十六条规定的任何一种情形；

    （二）最近三年曾受中国证监会行政处罚；

    （三）曾被证券交易所公开认定为不适合担任公司董事会秘书；

    （四）最近三年曾受证券交易所公开谴责或者三次以上通报批

评；

    （五）最近三年担任上市公司董事会秘书期间，证券交易所对其

年度考核结果为“不合格”的次数累计达到二次以上；

    （六）本公司现任监事；

    （七）上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

    第八条 公司应当聘任证券事务代表协助董事会秘书履行职责。

在董事会秘书不能履行职责时，证券事务代表应当代为履行职责。在

此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露等事务所负有的责

任。

    证券事务代表的任职条件参照本制度的相关规定执行。

    第九条 公司聘任董事会秘书、证券事务代表后，应及时公告并


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向上海证券交易所报送以下材料：

    （一）董事会推荐书，包括董事会秘书、证券事务代表符合上海

证券交易所股票上市规则规定的董事会秘书任职资格的说明、现任职

务、工作表现、个人品德等内容；

    （二）董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明复印件；

    （三）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议；

    （四）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、

移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。

    上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上海证券

交易所提交变更后的资料。

    第十条 公司解聘董事会秘书应当具备充足的理由，不得无故将

其解聘。

    第十一条 公司董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相

关事实发生之日起一个月内将其解聘：

    （一）本制度第七条规定的任何一种情形；

    （二）连续三年未参加董事会秘书后续培训；

    （三）连续三个月以上不能履行职责；

    （四）在履行职责时出现重大错误或疏漏，后果严重的；

    （五）违反法律法规或其他规范性文件，后果严重的。

    董事会秘书被解聘时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说

明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘，向上海证券交易

所提交个人陈述报告。


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    第十二条 公司董事会秘书被解聘或辞职离任的，应当接受公司

董事会和监事会的离任审查，并办理有关档案文件、具体工作的移交

手续。

    董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离

任审查、文件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。

    第十三条 公司董事会秘书空缺期间，公司董事会应当及时指定

一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责，并报上海证券交易

所备案。同时尽快确定董事会秘书的人选。公司指定代行董事会秘书

职责的人员之前，由公司董事长代行董事会秘书职责。

    董事会秘书空缺时间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书

职责，并在6个月内完成董事会秘书的聘任工作。



                   第三章 董事会秘书职责

    第十四条 公司董事会秘书负责公司信息披露管理事务，包括：

    （一）负责公司信息对外发布；

    （二）制定并完善公司信息披露事务管理制度；

    （三）督促公司相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定，协

助相关各方及有关人员履行信息披露义务；

    （四）负责公司未公开重大信息的保密工作，在未公开重大信息

泄露时，立即向上海证券交易所报告并披露；

    （五）负责公司内幕知情人登记报备工作；

    （六）关注媒体报道，主动向公司及相关信息披露义务人求证，


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督促董事会及时披露、澄清或回复上海证券交易所问询。

    第十五条 公司董事会秘书应协助公司董事会加强公司治理机

制建设，包括：

    （一）组织筹备并列席公司董事会会议及其专门委员会会议、监

事会会议和股东大会会议，参加股东大会会议、董事会会议、监事会

会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；

    （二）建立健全公司内部控制制度；

    （三）积极推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项；

    （四）积极推动公司建立健全激励约束机制；

    （五）积极推动公司承担社会责任。

    第十六条 公司董事会秘书负责公司投资者关系管理事务，协调

公司与证券监管机构、投资者及实际控制人、中介机构、媒体等之间

的信息沟通。

    第十七条 公司董事会秘书负责公司股权管理事务，包括：

    （一）保管公司股东持股资料；

    （二）办理公司限售股相关事项；

    （三）督促公司董事、监事、高级管理人员及其他相关人员遵守

公司股份买卖相关规定；

    （四）其他公司股权管理事项。

    第十八条 公司董事会秘书应协助公司董事会制定公司资本市

场发展战略，协助筹划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事

务。


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    第十九条 公司董事会秘书负责公司规范运作培训事务，组织公

司董事、监事、高级管理人员及其他相关人员接受相关法律法规和其

他规范性文件的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责。

    第二十条 公司董事会秘书应提示公司董事、监事、高级管理人

员遵守法律法规、上海证券交易所相关规定和公司章程，履行忠实、

勤勉义务，切实履行其所作出的承诺。如知悉前述人员违反相关法律

法规、其他规范性文件或公司章程，做出或可能做出相关决策时，应

当予以警示，并立即向上海证券交易所报告。

    第二十一条 董事会秘书负责组织协调公司董监高持有本公司

股份及其变动管理工作，管理公司董监高及证券交易所相关规则所规

定的自然人、法人或其他组织的身份及所持本公司股份的数据和信

息，统一为前述人员办理个人信息的网上申报，并定期检查其买卖本

公司股票的披露情况，对董监高违规买卖公司股票行为提请董事会对

其采取问责措施。

    第二十二条 董事会秘书应当督促公司董事、监事、高级管理人

员持股5%以上的大股东所持本公司股票及其变动的规范管理。前款所

称董事、监事、高级管理人员持有的股票或者其他具有股权性质的证

券，包括其配偶、父母、子女持有的及利用他人账户持有的股票或者

其他具有股权性质的证券。上述人员从事融资融券交易的，还包括记

载在其信用账户内的本公司股份。

    第二十三条 董事会秘书应当督促公司董事、监事和高级管理人

及其关联人不发生因获知内幕信息而买卖本公司股票的行为。


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    第二十四条 本公司董事、监事、高级管理人员在买卖公司股票

及其衍生品种前，董事会秘书应当督促其知悉《公司法》《证券法》

《减持细则》《管理规则》等法律、法规、规范性文件关于内幕交易、

虚假交易、操控价格、操纵市场等禁止行为的规定，不得进行违法违

规的交易。

    第二十五条 董事会秘书应当督促董事、监事和高级管理人员在

下列时点或期间内委托公司通过上交所网站和中国证券登记结算有

限责任公司上海分公司（以下简称“中国结算上海分公司”）申报其

个人信息（包括但不限于姓名、职务、身份证号、证券账户、离任职

时间等）：

    （一）新上市公司的董事、监事和高级管理人员在公司申请股票

上市时；

    （二）新任董事、监事在股东大会通过其任职事项、新任高级管

理人员在董事会通过其任职事项后2个交易日内；

    （三）现任董事、监事和高级管理人员在其已申报的个人信息发

生变化后的2个交易日内；

    （四）现任董事、监事和高级管理人员在离任后2个交易日内；

    （五）上交所要求的其他时间。

    以上申报数据和信息视为公司董事、监事和高级管理人员向上交

所和中国结算上海分公司提交的将其所持公司股份按规定予以管理

的申请。公司董事会秘书应在上述时间内提醒董事、监事和高级管理

人员及时向公司董事会办公室或董事会秘书申报或确认上述信息。


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    第二十六条 公司董事会秘书负责管理公司董事、监事、高级管

理人员的身份及所持本公司股份的数据和信息，统一为以上人员办理

个人信息的网上申报，并定期检查其买卖本公司股份的披露情况。

    第二十七条 董事、监事和高级管理人员在买卖本公司股份前，

应当将其买卖计划以书面方式通知董事会秘书，董事会秘书应当核查

公司信息披露及重大事项等进展情况，如该买卖行为可能违反法律法

规、上交所相关规定、公司章程和其所作承诺的，董事会秘书应当及

时通知相关董事、监事和高级管理人员，并提示相关风险。

    第二十八条 公司董事、监事和高级管理人员持有本公司股份发

生变动时（由于公司派发股票股利和资本公积金转增导致的股份变动

除外），应当及时向董事会办公室报告。董事会办公室在接到上述报

告后两个交易日内按照相关监管规定，向上交所报告，在交易所指定

网站进行披露。披露内容包括：

    （一）上年末所持公司股份数量；

    （二）上年末至本次变动前每次股份变动的日期、数量、价格；

    （三）本次变动前持股数量；

    （四）本次股份变动的日期、数量、价格；

    （五）变动后的持股数量；

    （六）上交所要求披露的其他事项。

    第二十九条 董事会秘书应当根据《中华人民共和国公司法》、

《中华人民共和国证券法》、《上市公司股东、董监高减持股份的若

干规定》、《上海证券交易所上市公司股东及董事、监事、高级管理


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人员减持股份实施细则》、《上市公司董事、 监事和高级管理人员

所持本公司股份及其变动管理规则》、《上海证券交易所上市公司自

律监管指引第8号——股份变动管理》等有关法律、法规、规范性文

件、公司章程和相关承诺的规定对公司董事、监事和高级管理人员持

有本公司股份变动情况进行收集、监督和管理，并根据相关规定做好

信息披露工作。

    第三十条 公司董事、监事和高级管理人员违反本制度及相关监

管规则进行股权买卖或处置的，董事会秘书可以建议公司进行处罚，

公司可以通过以下方式（包括但不限于）追究当事人的责任：

    （一）视情节轻重给予责任人警告、通报批评、降职、撤职、建

议董事会、股东大会或者职工代表大会予以撤换等形式的处分；

    （二）对于董事、监事或高级管理人员在禁止买卖公司股票期间

内买卖公司股票的，公司视情节轻重给予处分，给公司造成损失的，

依法追究其相应责任；

    （三）对于董事、监事或高级管理人员违反有关短线交易的限制，

将其所持公司股票买入后六个月内卖出，或者在卖出后六个月内又买

入的，公司知悉该等事项后，按照《证券法》第四十四条规定，董事

会收回其所得收益并及时披露相关事项；公司董事会不按照前款规定

执行的，股东有权要求董事会在三十日内执行。公司董事会未在上述

期限内执行的，股东有权为了公司的利益以自己的名义直接向人民法

院提起诉讼；

    （四）给公司造成重大影响或损失的，公司可要求其承担民事赔


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偿责任；

    （五）触犯国家有关法律法规的，可依法移送司法机关，追究其

刑事责任。

    第三十一条 公司董事会秘书应履行《中华人民共和国公司法》、

中国证监会和上海证券交易所要求履行的其他职责。

    第三十二条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，公

司董事、监事、高级管理人员和相关工作人员应当配合董事会秘书的

履职行为。

    第三十三条 公司董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务

和经营情况，查阅其职责范围内的所有文件，并要求公司有关部门和

人员及时提供相关资料和信息。

    第三十四条 公司召开总经理办公会以及其他涉及公司重大事

项的会议，应及时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。

    第三十五条 公司董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨

碍或者严重阻挠时，可以直接向上海证券交易所报告。

    第三十六条 公司董事会秘书应当与公司签订保密协议，承诺在

任职期间及离任后，持续履行保密义务直至有关信息对外披露为止，

但涉及公司违法违规行为的信息不属于前述应当履行保密的范围。

    第三十七条 公司董事会应当聘请证券事务代表，协助公司董事

会秘书履行职责。

    董事会秘书不能履行职责或董事会秘书授权时，证券事务代表代

为履行职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对其职责所负有的


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责任。证券事务代表应当取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格

证书。



                        第四章 附则

    第四十四条 本工作制度未尽事宜，董事会秘书应当依照有关法

律、法规、规范性文件和公司章程的规定执行。

    第四十五条 本工作制度由公司董事会负责解释和修订。

    第四十六条 本工作制度自公司董事会审议通过之日起实施。




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