杭州联络互动信息科技股份有限公司采购付款管理制度




      杭州联络互动信息科技股份有限公司




                        采购付款管理制度




                                  二零一七年十月
杭州联络互动信息科技股份有限公司采购付款管理制度




                     杭州联络互动信息科技股份有限公司
                             采购付款管理制度


                                      第一章 总 则

     第一条 为了加强杭州联络互动信息科技股份有限公司（以下简称“公司”）
合理采购，保障生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，依据《深圳证券
交易所股票上市规则》（以下简称“《上市规则》”）、《深圳证券交易所上市
公司内部控制指引》等相关法律法规，并结合公司具体情况制定本制度。
     第二条 本制度所称“采购”，是指购买物资（包括购买劳务)及支付款项等
相关活动。
     第三条 公司采购业务应注重防范下列风险:
     (一)采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，
导致企业生产停滞或资源浪费；
     (二)供应商选择不当，采购方式不合理，招标或定价机制不科学，授权审批
不规范，导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；
     (三)采购验收不规范，付款审核不严，导致采购物资，资金损失或信用受损。
     第四条 公司通过全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统
筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职
责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，
定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足
生产经营需要。


                              第二章 采购管理组织机构


     第五条 公司采购归口管理部门负责汇总物资需求信息，选择和管理供应商，
组织确定采购价格，订立和管理采购合同，控制采购供应过程，参与采购验收及
结算付款申请等工作。
     第六条 公司物资需求部门配合采购归口管理部门的主要职责是：
     (一)负责提交已审定后的物资需求、进度要求和技术规范书；
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     (二)负责合同履约过程中的技术问题，配合合同变更技术谈判等工作；
     (三)负责组织物资验收、资产移交并配合项目决算；
     (四)配合物资采购、监造和检验；
     (五)负责职责范围内的其他有关工作。
     第七条 公司采购管理的具体目标是：
     (一)确保物资采购的质量和及时供应，保障公司正常运营；
     (二)控制库存水平，降低库存成本，减少库存损失；
     (三)尽可能实现采购物资的标准化；
     (四)发展优质的供应商合作伙伴；
     (五)加强公司各部门之间的合作；
     (六)降低公司运营总成本，增强公司核心竞争力。
     第八条 为了实现采购作业相互监督的制衡机制，采购组织应贯彻不相容职
务分离的原则：
     (一)请购与审批岗位分离；
     (二)供应商选择、采购执行、审批岗位分离；
     (三)采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离；
     (四)采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离；
     (五)采购、验收与记录岗位分离；
     (六)付款申请、审批与执行岗位分离。


                                第三章 需求及采购管理


     第九条 公司采购归口管理部门对物资需求的编制、报送提出规范管理的要
求。物资需求部门提交的物资需求，不符合规范要求的，应退回重报。
     第十条 在实施物资采购过程中，由于市场供求关系、采购周期、技术能力
等原因，不能满足物资需求要求的，采购归口管理部门应及时向物资需求部门进
行反馈，物资需求部门应调整后重新提出物资需求。
     第十一条 物资采购所需的技术规范等技术资料，必须经生产技术部或其他
相关技术管理机构审核。
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     第十二条 物资采购执行遵循“先利库，后采购”的原则。对于满足需求条
件的物资，公司采购归口管理部门先平衡利库，后进行采购，加快库存物资周转，
提高库存物资利用率。


                              第四章 选择和管理供应商


     第十三条 公司采购归口管理部门应当建立和完善合格供应商名录，并于每
年年初组织相关部门人员对上年度各类供应商的供货情况进行评审，对价格高、
服务差的供应商进行淘汰替换，实现合格供应商名录的动态管理。
     第十四条 采购人员应经常性地跟踪合格供应商名录企业的经营动态和产品
质量情况，掌握合格供应商的保障供应的资信动态。发展新的合格供应商，并对
该供应商建立供应商档案，作为进一步考察评估的依据。供应商档案包括，供应
商基本信息，供应商资信档案，供应商所提供的资质证明、价格表及相关资料等。
     第十五条 每批物资供应结束后，采购人员应及时将供应商供应的质量、及
时性等实际表现记录于供应商资信档案，作为定期进行供应商评审的资料。
     第十六条 采购人员每年复查一次供应商基本信息，更新原有资料内容。供
应商档案应由采购归口管理部门专人负责管理，未经采购归口管理部门负责人批
准，不得随便查阅。
     第十七条 采购归口管理部门应对供应商的选择加强监督指导，在下列情况
下，应当更换供应商：
     (一)原有供应商在定期评审中被淘汰；
     (二)原有供应商不能满足物资需求变化的需要；
     (三)原有供应商拒绝供货；
     (四)新供应商的物资更适合公司的需求。
     第十八条 物资使用部门、生产技术管理部门必须将设备、物资使用过程中
出现的问题及时反馈给采购归口管理部门，采购归口管理部门应及时做好产品质
量的记录工作。
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                                 第五章 采购价格管理


     第十九条 采购归口管理部门执行采购时，应优先与公司合格供应商名录上
的供应商联系购买。如公司合格供应商名录上的供应商不能满足供应，采购人员
应进行充分的市场询价调查，并作好市场询价记录，择优择廉购买，同时保管好
市场询价记录表以供以后参考和审核，保管期限为三年。
     第二十条 需要进行询价采购的物资，先由采购人员至少向三家供应商询价、
谈判，达成初步意见后由采购部门签订正式合同后进行物资采购。
     第二十一条 需进行现场零星物资采购的，采购人员应 2 人或 2 人以上同行，
在物资市场了解物资价格及供应商基本情况，要做到货比三家、优质优价、承诺
良好的售后服务。采购归口管理部门负责人应根据物资采购的数量、规格等对价
格进行审查。
     第二十二条 采购归口管理部门、公司内部审计机构应当独立地进行定期或
不定期的市场信息调查，检查采购人员市场询价的真实性和合格供应商供货的价
格情况，对购买活动进行评审，监督采购价格执行。
     第二十三条 供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款
中反映，严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等。


                             第六章 合同和采购供应管理


     第二十四条 采购价格确定后，应与供应商签订采购合同，签订合同的具体
规定，按照《合同管理制度》执行。
     第二十五条 采购人员必须取得合法的发票，并且尽量取得增值税专用发票。
采购人员应向供应商索取合格证明、使用说明及供应商名片等资料。采购物资到
达公司后，主管采购人员应及时到达仓库，对供应商所提供物资进行详细检验，
确认是否与采购申请单所列内容一致。
     第二十六条 采购归口管理部门应充分研究各类物资的历史需求数据规律、
货源紧缺状况、采购生产周期等因素，协助物资仓储管理部门确定最佳安全库存。
     第二十七条 仓库管理员应定期报送库存物资报表，反映现有库存物资的名
称、规格、单价、数量、储存位置和区域等信息，配合采购归口管理部门根据物
资库存状况平衡利库后安排具体采购。
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     第二十八条 对需要监造的物资，应择优确定监造单位，签订监造合同，落
实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向生产技术部等部门
通报。
     第二十九条 仓储部门负责物资接收的组织管理，按照合同、技术协议和有
关产品标准进行清点、查验，对到达的物资及时卸车、入库、开箱检验。一般常
规物资的验收由仓库保管员、主管采购人员等进行；大宗、大型、重要物资和非
常规、特殊物资验收由生产技术部、提出物资需求的运行/建设部门技术人员、
仓库保管员、主管采购人员共同进行。验收完成，主管验收人员要填写验收记录
凭证，验收记录凭证要明确表述验收状态。


                                 第七章 采购付款管理


     第三十条 采购物资未经验收人员验收合格，确认数量、质量、价格、规格
型号完全符合采购订单要求，并完成入库手续，不得办理采购付款。
     第三十一条 采购付款流程如下：
     采购货到付款
     采购人员提出付款申请（付款申请须附有采购合同、入库单、发票）—采购
归口管理部门负责人审批—财务审核—总经理审批—董事长审批（100 万以上）
—出纳付款。
     采购预付款
     采购人员依据采购合同提出付款申请—采购归口管理部门负责人审批—财
务审核—总经理审批—董事长审批（100 万以上）—出纳付款。


                                      第八章 附 则


     第三十二条 本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规
定执行。
     第三十三条 本制度由公司董事会负责解释和修订。
     第三十四条 本制度自公司董事会通过之日起实施。
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