招商局港口集团股份有限公司


                         办公会议事规则




（2022 年 11 月 29 日经公司第十届董事会 2022 年度第九次临时会议审议通过）
                                                           目                 录

第一章 总则 .................................................................................................................................. 1

第二章 议事范围 ............................................................................................................................ 1

第三章 会议组织 ............................................................................................................................ 2

第四章 议事决策 ............................................................................................................................ 4

第五章 执行与监督 ........................................................................................................................ 4

第六章 附则 .................................................................................................................................. 4
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                   招商局港口集团股份有限公司
                         办公会议事规则


                               第一章        总则
    第一条    为进一步完善招商局港口集团股份有限公司（以下简称“公司”）
决策体系，提升公司治理水平和管控能力，规范决策程序，提高决策水平，提升
决策效率，防范决策风险，特制定本议事规则。
    第二条    办公会是公司经理层根据《招商局港口集团股份有限公司章程》
（以下简称“《公司章程》”）行使职权，执行和落实公司董事会决议的制度安
排；是公司首席执行官（CEO）对《公司章程》规定由首席执行官（CEO）决策的
部分事项开展集体研究讨论的工作机制。
    第三条    行政事务部是办公会的日常工作机构。负责会议议题的收集和汇
总，会议方案的拟订和报批，会议通知的起草和发出，会议材料的收集和印制，
会务工作的组织和保障，会议纪要的印发和存档，以及决策事项的跟踪和督办等。

                              第二章        议事范围
    第四条      办公会审议事项
    (一)     公司董事会授权公司首席执行官（CEO）研究决定事项。
    (二)     经营方面包括：
     1.      公司整体发展规划和行业发展规划；
     2.      公司年度工作报告及当年经营方针及目标；
     3.      公司资本及股权变更；
      4.  下属公司的重大经营事项，包括经营方针和投资计划，年度财务预
算方案、决算方案、利润分配方案和弥补亏损方案，重大投资和融资项目，资本
和股权变更等；
     5.      首席执行官（CEO）认为应提交办公会议决的其他重要事项。
    (三)     管理方面包括：
     1.      公司规章制度；
     2.      公司内部管理机构的设置和调整，总部部门工作职责及岗位设置；
     3.      总部工资调整方案；
      4.  下属公司的重大管理事项，包括：人员编制方案，工资总额及薪酬
分配方案，章程修改；
     5.      首席执行官（CEO）认为应提交办公会议决的其他重要事项。
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    (四)     《公司章程》规定由首席执行官（CEO）行使的其他相关职权事项。
    第五条      办公会通报事项
    (一)     上级的重要讲话、指示、决定。
    (二) 各级公司的生产安全事故、突发的重大事项以及对公司经营管理有
着重大影响的事件。
    (三)     公司阶段性的经营和财务情况，重点任务和项目的进展情况。
    (四)     公司重要会议、重大活动的有关情况。
    (五)     下属公司董事会的重要决定。

                           第三章        会议组织
    第六条    办公会由首席执行官（CEO）主持。正式成员为首席执行官（CEO）、
首席运营官（COO）、总经理、副总经理、财务负责人、总经理助理（应到会成
员达半数以上，方能召开办公会）。行政事务部总经理、总法律顾问为正式列席
人员。董事长可以列席办公会。总法律顾问缺席或经总法律顾问授权，负责法律
事务的部门总经理或执行总经理列席办公会，就审议事项提供法律意见。会议主
持人指定的有关人员可以列席。
    第七条    根据会议议题的需要，由行政事务部报首席执行官（CEO）同意
后，通知有关人员列席会议报告情况、提供咨询。列席人员一般只参加与之有关
的议题讨论。
    第八条    下属公司人员一般不列席公司办公会。特殊情况需要列席的，由
公司分管领导提出，报首席执行官（CEO）同意后，由行政事务部发出参会通知。

    第九条      办公会原则上每月召开 2 次，根据工作需要也可以增加会议次数。

    第十条    行政事务部根据办公会议题库内待议议题的具体情况，拟定办公
会的时间、地点及议程，报首席执行官（CEO）批准。
    第十一条 根据工作需要，首席执行官（CEO）可临时召集办公会议。
    第十二条 一般情况下，行政事务部应提前以书面或邮件形式发出召开办公
会的正式通知，将会议的具体安排（含时间、地点、议题、资料、参会人员等）
通知有关与会人员。
    第十三条 如遇特殊情况需临时召开办公会时，可口头通知有关人员，但会
后应补办正式通知作为存档或备查资料。
    第十四条 议题汇报人原则上为部门负责人。议题汇报时间由行政事务部整
体把控。
    第十五条 材料入库
    (一)     各部门的议题须通过 OA 或纸质签报（涉密内容），并附相关汇报材


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料，商有关部门会签，报分管领导、首席执行官（CEO）批准后，方可作为待议
议题列入办公会议题库。原则上会签部门应包括行政事务部。
     (二) 下属单位的议题需报公司相关职能部门，并附相关汇报材料，由职
能部门按程序报公司分管领导、首席执行官（CEO）批准后，方可作为待议议题
列入办公会议题库。下属单位的请示事项，公司职能部门会签意见为提交办公会
审议，并经公司分管领导、首席执行官（CEO）批准的，由职能部门通过 OA 提交
签报，并附相关汇报材料，由行政事务部会签后，作为待议议题列入办公会议题
库。
    (三) 重大投资项目，须事先按相关制度要求履行公司投资审批流程后，
方可作为待议议题列入办公会议题库。
    (四) 因特殊情况而临时动议的议题，由公司分管领导报首席执行官（CEO）
批准后，通知行政事务部列入办公会议题库。
    第十六条 会议记录
    (一) 行政事务部指派专人负责会议记录。记录人员应详细、全面记录会
议所讨论、议定的内容，并真实记录与会人员的发言及意见。
    (二)   会议记录按公司档案管理规定立卷归档。
    (三)   对缺席会议人员应记述其缺席会议的原因。

    第十七条 会议纪要

     (一) 一般情况下会议记录人员应在会议结束后的第 2 个工作日完成《会
议纪要》起草工作。《会议纪要》经征求参会人员意见后，由会议主持人审定签
发。
    (二) 办公会形成决议的生效形式须以印发的《会议纪要》为准，其解释
权属于会议主持人。
    (三) 《会议纪要》通过 OA 系统审核、签发，发放范围为公司高级管理人
员班子成员，并抄报集团。行政事务部根据《会议纪要》具体内容，决定议定事
项的阅办部门。纪要中涉及对下属公司提出具体要求且不需要公司另行正式批复
的，相关议题内容应印发给该下属公司，方便其落实公司要求。办公会研究的涉
及商业秘密的会议纪要，其印发范围遵照首席执行官（CEO）指示。
    第十八条 会议纪律
    参加会议人员须按时到会，不得无故缺席。因特殊情况无法参加会议的，须
事先向会议主持人请假，并通知行政事务部。列席会议的各部门及下属企业的负
责人因故不能列席会议的，须事先向行政事务部请假，并按要求委派本单位有关
负责人列席。
    第十九条 会议保密
    (一)   会议议题及办公会所作出的决议在未公布之前均属保密内容。


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    (二) 会议材料应由议题报送部门标明具体密级，凡高密级的会议材料应
在开会前临时发放，会议结束时由专人负责及时收回。
    (三) 凡办公会所作出的决议，除委派专人落实外，在公司未以正式《会
议纪要》下发之前，参会人员应予保密，不得泄漏任何信息。

                        第四章          议事决策
    第二十条 会议主持人应根据会议议定的情况作总结性发言，以作为会议决
议。对办公会形成的决议或决定，公司应认真贯彻执行。对个人的不同意见，会
议记录应详细记录。
    第二十一条    会议主持人在作总结性发言时，对要执行的任务，须明确责
任人、承办单位、协办单位、完成时限及最后要求达成的结果。
    第二十二条    审议事项出现重大分歧时，一般应暂缓作出会议决议，有关
单位或部门应加强分析研究和沟通协调，并根据会议要求进一步调整完善相关材
料，经首席执行官（CEO）批准同意后，择期再行上会审议。
    第二十三条    因故未出席办公会的领导班子成员，对会议的某项决议有不
同意见的，可向会议主持人提出复议，由会议主持人视具体情况决定，是否在下
次办公会再行议决。
    第二十四条    如遇特殊情况需对已决策内容作出重大调整的，应当按照本
规则相关规定重新履行决策程序。

                       第五章     执行与监督
    第二十五条    有关责任部门或单位应根据会议要求，积极落实会议议定事
项，有序推进相关工作。在落实过程中如遇到新情况、新问题，相关部门或单位
应及时向公司领导反馈，必要时可召开公司专题会议研究协调或再次提请办公会
审议。
    第二十六条   行政事务部负责办公会所议定事项的通知和督办工作。

                           第六章        附则
    第二十七条    本规则未尽事项，按国家有关法律、行政法规、部门规章和
《公司章程》执行。
    第二十八条   本规则由公司董事会负责解释。
    第二十九条   本规则自公司董事会批准之日起生效。本规则的修改需经公
司董事会批准。




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