印章使用管理制度



                     三河同飞制冷股份有限公司


                          印章使用管理制度


                                第一章 总则

    第一条 为规范三河同飞制冷股份有限公司（以下简称“公司”）印章的制发、管理
及使用，防范印章管理和使用中的不规范行为，根据《深圳证券交易所创业板上市公
司规范运作指引》《三河同飞制冷股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）
等规定，特制定本制度。

    第二条   本制度所指印章包括公司及子公司公章、法定代表人印章、财务印
鉴专用章（包括财务专用章、发票专用章、银行预留印鉴等）、合同专用章、部
门印章、董事会印章、监事会印章等具有法律效力的印章（含电子章）。

    第三条 印章的适用范围

    （一）公司及子公司公章：适用于以公司名义上报国家机关、政府部门的
重要公函和文件，以公司名义出具的证明、函件、下发的各类内部文件以及以
公司名义签订的各类协议、合同等有法律约束力的文件。

    （二）法定代表人印章：适用于由公司及子公司法定代表人签章的文件、
法定代表人证明书、法定代表人授权委托书、统计报表等。

    （三）财务印鉴专用章：包括财务专用章、发票专用章、收款专用章、作
为银行预留印鉴使用的私章，适用于公司及子公司财务部对外开具发票、银行
票据及其他财务凭证等。

    （四）合同专用章：适用于以公司及子公司名义签订的不需要使用公司及
子公司公章情形的各类协议、合同等有法律约束力的文件。

    （五）部门印章：适用于以部门名义出具的通知、报告、证明等，原则上
仅限公司内部使用。
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    （六）董事会印章、监事会印章：适用于以董事会、监事会名义出具的公
告、报告、文件、函件等。

    （七）其他根据公司经营需要刻制的印章。

    第四条 印章管理职责

    （一）公司总经办负责公司公章、合同专用章、法定代表人签名章的管理
与使用，负责公司各类印章的统一制发、登记。

    （二）总经理授权财务印鉴专用章、法人代表印章由财务部负责管理和使
用，财务部负责人应在财务部内部确定财务印鉴专用章的具体管理和使用人。

    （三）各部门负责本部门印章的管理与使用。

    （四）公司董事长、监事会主席分别授权董事会印章、监事会印章由公司
证券部负责管理和使用。

    第五条 公司子公司各类印章管理参照本制度执行。

                           第二章 印章刻制和颁发

    公司印章的制发必须合法进行。公司所有印章的刻制由公司总经办统一办
理。需刻章的部门应填写印章刻制申请单报公司主要负责人批准后，经过公司
规定的审批程序后由公司总经办统一安排到相关部门办理刻制手续（印章的形
体和规格，按国家有关规定执行）。公司及子公司的其他任何部门和个人均不得私
自刻制公司各类印章。

    第六条 印章刻制的审批权限

    （一）公司公章、公司法定代表人印章、合同专用章的刻制，由公司总经
办提出申请，董事长批准；

    （二）公司财务印鉴专用章、部门印章的刻制，由使用部门提出申请，公
司总经办审核，总经理批准；

    （三）公司董事会印章的刻制，由证券部提出申请，董事长批准；
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   （四）公司监事会印章的刻制，由监事会提出申请，监事会主席批准；

   （五）各部门、各子公司印章的刻制，由使用部门或子公司提出，公司总
经理批准。

   第七条 公司用章部门根据相关证明文件负责到公安部门指定的刻制部门进
行印章的送交刻制和检查验收工作，并及时向公司总经办及相关部门移交。总
经办应留下印模，发布印章启用通知；通知中应明确发布印章全称、启用日
期、启用印模，发放单位和使用范围，并留样保存，以便备查并做好印章领用
登记台账。

   第八条 公司原使用印章需作废时，由印章管理人员填写印章废止申请单，
经批准后，交公司总经办处理。公司总经办应及时将旧印章收回，并建立印章
废止登记台账，必要时需发布印章作废公告。已废止印章应妥善保管至少三年
后销毁。

                           第三章 印章的保管

   第九条 公司印章保管应按照“审用分离、分散保管”原则进行保管。负责签
批印章使用的各级负责人不得亲自保管印章。

   公司各类印章必须有专人保管。其中，公司公章、合同章、法人签字章由
公司总经办指定专人保管，存放保险箱。采用双人保管制：一人管理保险箱钥
匙，另一人管理保险箱密码。印章保管须有记录，注明印章名称、枚数、收到
日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息；董事会、监事会印
章由公司证券部指定专人保管；财务印鉴专用章、公司法定代表人印章由财务
部指定专人保管；各部门及子公司印章由各部门及子公司指定专人保管，对印
章专管人员进行登记管理。

   第十条 公司印章专管人员应保证印章的保管安全，使用规范，建立印章使
用台账，若不慎遗失、损毁、被盗，应迅速向公司总经办报告，并采取紧急补
救措施，以免造成损失。如遗失公司印章、合同专用章、财务印鉴专用章等必
须登报声明。印章停用时须经公司主要负责人批准，及时做好停用印章的封存
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或销毁，同时办理登记归档。

       第十一条 由于工商登记信息变更、印章破损、遗失、被盗、被仿制或其他
原因需要重新刻制印章的，应按照本办法第六条规定办理新印章刻制审批。

       第十二条 从各类印章启用之时起，印章专管人员将对该印章使用的正确性
负责，对因印章不当使用、保管不慎给公司权益造成损害的，须追究相关责任
人的责任。

       第十三条 印章保管必须安全可靠，不可私自委托他人保管，印章保管人因
事、病、休假等原因离岗时，须由部门主管指定人员暂时保管同时办好交接手
接（注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息）。

       第十四条 印章专管人员离职，须办理印章移交手续。

       第十五条 印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格按照本管理制度
用印，未按批准权限的用印申请或用印件内容有误的，印章专管人员不予用
印。

       第十六条 印章专管人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理，由此产生的
一切法律后果由其自行承担。

       第十七条 用印审批凭据或公司领导签批件的复印件由印章专管人员留存，
保存三年以上，公司级印章的使用、销毁凭证及用章登记台账定期归档。

                           第四章 印章的使用管理

       第十八条 公司印章的使用须按公司的规定，审批后方可用印。

       第十九条 公司的公文，由部门经理、分管领导审核并签署意见，由董事长
或其授权代表批准后用印，并应留下文件底稿和 1-2 份印好的文件以备存档和
查阅。

       第二十条 对外签署的合同或协议，按合同批准权限，审批后用印。

       第二十一条 公司对外报送的各类业务报表及其他需用公司印章的文本等，
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由部门经理审核、主管领导审定后用印，如涉及敏感信息等内容需经董事会秘
书核准后用印，严禁在空白合同、协议、证明等加盖印章。

       第二十二条 公司印章应盖在文件正面或公司全称上，有日期的要骑年盖
月，印记要端正清晰，印章的名称与用印件的落款一致（代用章除外）。

       第二十三条 介绍信、便函、授权委托书要有存根，并在落款和骑缝处一
并盖章。

       第二十四条   印章保管人作印章使用登记台账时，须注明时间、公章名
称、使用日期、使用用途、用印人、批准人、保管人等信息。

       第二十五条 公司开具的介绍信等，凭申请人部门经理批准的报告申请单，
由公司总经办出具并用印。公司授权委托书按公司相关委托程序办理。

       第二十六条 公司各部门如需盖公司法定代表人章，应附董事长已签批报告
或按公司有关文件规定授权的其他领导（如财务票据方面授权财务负责人进行
监管）的有效签批。

       第二十七条 上述未规定事项的印章使用审批程序，由申请用章部门经理、
分管领导审核批准后用印，重大或非常规事项，必须经总经理或董事长批准。

       第二十八条 公司部门用章不对外使用，由总经理授权部门负责人审批用
印。

       第二十九条 公司员工因私人事宜需出具证明而使用公司印章的，常规证
明（在职证明、收入证明、招聘录用证明、福利分房情况、婚姻状况证明等）
由公司人力资源部门统一加盖印章。非常规事项需提交报告或填写用印申请表，
经公司主管领导（重要的报总经理、董事长）批准后方可用印。

       第三十条 已盖章的文件若未使用，必须立即交回公司总经办销毁。

       第三十一条 总经办应建立用印登记台账，该台账应注明印章使用日期、部
门、用印人、用途、用印数量和批准人等，盖章依据及重要资料的盖章原件须
复印留底。各类印章登记簿、审批单要编号使用，按年装订成册。
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    第三十二条 严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需
将印章带出使用的，由用印人填写《印章使用审批单》，征得其部门主管同意，并经
公司主要负责人批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪
同的，由借用人填写印章外借申请，经公司主要负责人批准，方可带离公司。
印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事项，并对印章的使用后果承担一
切责任。员工须外借印章的，印章保管人须做好登记工作，注明公章名称、外借
日期、外借用途、借用人、批准人、保管人、归还日期等信息。

                               第五章 责 任

    第三十三条 公司统一刻制和发放的印章，由公司总经理负责不定期组织检
查，印章使用和保管部门也应定期检查并核对用印情况。如印章失效、新增或
变更，应及时通告。

    第三十四条 出现下列情形时，公司将追究有关人员的责任，并依情节轻
重，给予责任人处分、经济处罚直至追究刑事责任的处罚：

    （一）未执行“审用分离、分散保管”原则的；

    （二）印章专管人员未妥善保管印章，导致印章被盗用或丢失的；

    （三）签批人超越用印审批权限，越权签批的；

    （四）用印文件未履行签批程序，印章专管人员仍擅自用印的；

    （五）发现签批人越权签批，印章专管人员仍然用印的；

    （六）发现签批人越权签批，印章专管人员虽拒绝用印但不及时向上级汇
报的；

    （七）印章专管人员无适当理由，拒绝用印的；

    （八）未妥善保管用印留存资料，导致资料灭失的；

    （九）其他违反本制度的行为。

                               第六章 附 则
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    第三十五条 本制度未尽事宜，按有关法律、法规和规范性文件及《公司章
程》等规定执行。本制度如与日后颁布的法律、法规和规范性文件或修改后的
《公司章程》等相冲突，按有关法律、法规和规范性文件及《公司章程》等的
规定执行。

    第三十六条 本制度的解释权及修改权归公司董事会。

    第三十七条 本制度自公司董事会审议通过之日起生效。




                                             三河同飞制冷股份有限公司
                                                         2021年8月