科士达:反舞弊与举报制度(2018年8月)2018-08-23
反舞弊与举报制度
2018-08
Ⅰ 总则
一、目的
为加强深圳科士达科技股份有限公司(以下简称“公司”)的治理和
内部控制,防治企业运营中舞弊行为,降低公司经营风险,规范公司员工
行为,维护公司和股东合法权益,确保公司经营目标的实现和公司持续、
稳定、健康发展,根据上市公司法律、法规、证券交易市场和监管机构及
《企业内部控制基本规范》、《公司法》、《中华人民共和国审计法》及
其他有关法律法规的规定、要求,结合公司实际情况,制定本制度。
反舞弊工作的宗旨是规范公司全体员工的职业行为,严格遵守相关法
律法规、行业规范、职业道德及公司的规章制度,树立廉洁从业、勤勉敬
业的良好风气,防止损害公司及股东利益的行为发生。
二、适用范围
本制度适用于深圳科士达科技股份有限公司及下属各业务板块、分子
公司、事业部、部门、办事处等。
三、定义
舞弊:是指公司内、外部人员采用欺骗、隐瞒等违法、违规手段,谋
取个人不正当利益,损害公司正当经济利益的行为;或谋取不当的公司经
济利益,同时可能为个人带来不正当利益的行为。
Ⅱ 主要职责
四、董事会
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(一)负责督促管理层建立公司范围的反舞弊文化环境,建立健全包括预
防舞弊、接受举报和调查处理在内的内部控制体系;
(二)授权董事会审计委员会指导公司的反舞弊工作。
五、董事会审计委员会
董事会审计委员会是公司反舞弊工作的领导机构和主要负责机构;负
责指导审计部开展反舞弊工作,对反舞弊工作进行持续监督。
六、管理层
(一)负责建立健全包括预防舞弊在内的内部控制机制,设立举报投诉渠
道以防范和发现舞弊;
(二)负责实施控制措施以降低舞弊发生的机会,对舞弊行为采取适当且
有效的补救措施,并进行自我评估。
七、审计部
(一)审计部是公司反舞弊的责任部门;
(二)负责公司反舞弊相关制度的制定、修改,协助公司管理层建立健全
反舞弊机制;
(三)负责管理舞弊案件的举报电话、举报信件、电子邮件,负责接收公
司舞弊事件投诉、举报线索,并进行回复和跟进;
(四)负责组织开展公司反舞弊调查工作;
(五)负责对查处的舞弊事件、行为、人员等信息跟踪处理。
八、各一级部门总监、分子公司总经理
(一)是本单位反舞弊工作的第一责任人和对接人;
(二)负责开展本部门内部的反舞弊工作;
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(三)负责配合、协助反舞弊调查小组开展工作;
(四)对本部门的反舞弊工作负领导责任;
(五)负责本部门、本公司腐败行为的自查自纠。
九、法务部
(一)负责审核审计部移交的案件和证据材料;
(二)负责将符合立案条件的舞弊案件移送司法机关;
(三)负责代表公司对涉案人员提请法律诉讼。
十、财务部
(一)负责将其在财务管理活动中发现的舞弊线索及时移交给审计部;
(二)负责在舞弊案件未结案前冻结案件责任人一切费用支付;
(三)协助收回舞弊案件的经济赔偿。
十一、人力资源部
(一)负责对舞弊人员进行纪律处分;
(二)负责处理舞弊人员的劳动关系;
(三)负责处理舞弊人员的薪酬、奖金和劳务报酬等。
Ⅲ 具体内容
十二、舞弊行为的形式:
舞弊行为包括但不限于以下情形:
(一)舞弊行为
1.向公司的客户、经销商、供应商及员工索贿,或收受公司客户、经
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销商、供应商及员工等的贿赂(回扣),或为他人介绍贿赂;
2.变相受贿,包括但不限于借红白喜事收取客户、经销商、供应商、
工程承包商、员工等的礼金、红包、有价证券、购物卡和其他财物,借赌
博及其他名义受贿、收回扣等;
3.直接或变相接受公司客户、经销商、供应商、工程承包商、员工的
利益输送,包括但不限于客户、经销商、供应商、工程承包商承担个人炒
股、赌博、娱乐、旅游、请客送礼、房屋装修、购买房产、购买高档消费
品、子女上学、医疗、礼品等费用;
4.向供应商、经销商、工程承包商、员工等敲诈、勒索、暗示索取不
当得利或输送利益;
5.挪用、非法占有或非法处分公司的财产(含资金、无形资产、产品、
赠品、样品/样机、仪器设备、模具、闲置品、废品、呆滞品和办公用品等);
非法占有包括但不限于盗窃等;非法处分包括但不限于贱卖、赠与、抵押
和质押等;
6.故意隐瞒交易事项,包括但不限于将销售回购、售后租回确认为收
入,提前确认收入,虚假发货、虚构订单、虚构销量、虚构市场活动、虚
增人员、虚报员工工资等;
7.为不正当的目的而支出费用,如支付贿赂或回扣;
8.利用职务之便,将公司的交易机会或可预期获利的交易项目转移给
其他个人或单位;
9.利用职务之便,私设小金库,账外账;
10.其他损害公司经济利益的舞弊行为。
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(二)严重违规行为(视同舞弊行为)
1.存在以下行为而没有向公司进行报备及利益回避的:员工本人或本
人近亲属参股经营公司旗下产品;本人或本人近亲属与经销商或经销商的
近亲属有经济往来;员工本人或本人近亲属成为公司经销商或经销商的合
伙人或委托他人并以他人名义出面作为公司的经销商(本人是实际控制人
或幕后老板);员工本人或本人近亲属直接或间接在公司经销商中投资入
股或参股经销商(持有经销商的股权股份);
2.员工本人或本人近亲属利用职务之便,接受经销商给予的“干股”
或向经销商索取“干股”及年终分红;
3.员工本人或本人近亲属参股或变相持有公司供应商的股份或利益分
成,包括但不限于采购供应商、物流承运商、基建施工承包商、广告服务
商、人力资源服务商等;员工本人或本人近亲属与采购供应商、物流承运
商、基建施工承包商、广告服务商、人力资源服务商等或者采购供应商、
物流承运商、基建施工承包商、广告服务商、人力资源服务商等的近亲属
有经济往来而没有在公司进行报备或利益回避的;
4.私刻公司及其管理人员的印章,伪造公司、部门文件或报告;
5.故意调节、粉饰报表,包括但不限于财务报表及各部门、分子公司
各类分析报表;
6.伪造、虚报年度、半年度 KPI 数据;
7.伪造、虚报年度奖金数据;
8.伪造、变造、销毁、藏匿会计记录或凭证;
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9.虚构事实或隐瞒真相,使公司为虚假的交易事项支付款项;
10.故意提报错误的交易事项或记录虚假的交易事项;
11.购买、销售不存在(不真实)的资产;
12.未严格履行合同,给公司带来经济损失或者给公司声誉带来重大负
面影响;
13.虚开发票、虚增发票金额、虚构事项向公司报销;违规报销(报销
不属于公司规定范围);
14.泄露招标信息,导致围标、流标、串标、陪标等给公司经济活动带
来不良影响或者造成经济损失;
15.泄露公司的商业秘密、财务报表数据、技术秘密、检测数据、实验
数据等;
16.滥用职权或违反公司流程规定,给公司造成较大经济损失;
17.本人未经公司批准在其他企事业单位、科研机构、院校等兼职。
18.其他严重违规行为(包括但不仅限于违规作业)。
十三、舞弊的预防和控制
(一)公司管理层应倡导诚信正直的企业文化,营造反舞弊的企业文化环
境,评估舞弊风险并建立具体的控制程序和机制,以减少舞弊发生的机会。
公司建立反舞弊工作常设机构审计部,进行舞弊举报的接收、调查、报告
和提出处理意见,并接受来自董事会、监事会、审计委员会的监督。
(二)倡导诚信正直的企业文化包括但不限于如下方式:
1.公司董事、监事、管理层坚持以身作则,带头遵守法律法规及公司
各项规章制度;
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2.公司的反舞弊政策及有关措施在公司内部以多种形式(通过员工手
册、内部刊物或公司规章制度颁布、宣传栏或网络等方式)进行有效沟通或
培训,确保员工接受有关法律法规、职业道德规范的培训,使其明白行为
准则涉及的概念;帮助员工识别合法与违法、诚信道德与非诚信道德的行
为;
3.对新进员工进行反舞弊培训和法律、法规及诚信道德教育;
4.鼓励员工的遵纪守法和道德诚信行为,帮助员工正确处理工作中发
生的利益冲突、抵御不正当利益的诱惑;
5.将公司倡导遵纪守法和遵守诚信道德的信息以适当形式告知与企业
直接或间接发生关系的社会各方(客户、供应商、监管机构和股东等);
6.针对不道德行为和非诚信行为可以通过举报渠道进行实名或匿名举
报。
7.公司应当针对舞弊行为制定并实施行之有效的教育和处罚政策。
(三)评估舞弊风险并建立具体的控制机制,以减少舞弊发生的机会,主
要通过以下手段进行:
1.管理层在公司层面、业务部门层面进行舞弊风险识别和评估,评估
包括舞弊风险的重要性和可能性;
2.管理层应当建立并采取有关确认、防止和减少虚假财务报告或者滥
用公司资产的措施,这些措施包括下列不同的形式:审批、授权、稽核、
核对、职责分离以及公司资产保护等。
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3.针对发生舞弊行为的高风险区域,如财务报告虚假和管理层越权,
以及信息系统和技术领域,公司应当建立必要的内部控制措施。这些措施
包括绘制业务流程图和制定管理制度,将业务舞弊和财务舞弊风险与控制
措施相联系,从而在舞弊发生的源头建立控制机制并发挥作用。
(四)公司管理层对舞弊的持续监督应融入到日常的控制活动中,包括日
常的管理和监督活动。公司各业务活动的主要负责人应认真学习和掌握本
制度相关规定,及时收集各类预防反舞弊机制的相关信息,增强舞弊风险
的识别能力、预防舞弊的控制能力、对已发生的舞弊行为进行及时补救的
应对能力,防止本部门发生舞弊行为。
(五)公司审计部在进行舞弊调查过程中,公司所有员工有义务配合调查,
在调查过程中不得有阻挠、设置障碍、进行虚假陈述、试图隐瞒真相的行
为。
(六)公司应当对准备聘用或晋升到重要岗位的人员进行背景调查,例如
教育背景、工作经历、犯罪记录等,背景调查过程应有正式的文字记录,
由人力资源部保存在档案中。
十四、反舞弊调查人员权限
(一)本条款所谓反舞弊调查人员是指审计部、法务部人员,或者集团董
事会、审计委员会授权/指定的其他调查人员,调查人员的权限包括:
1.有权现场检查被查单位、部门的年度计划、月度计划、合同协议、
会计凭证、账薄、会计报表、工程资料、会议纪录、文件、发票等各种纸
质和电子资料、证照、资产等被查事项;对现金、票据、存货、固定资产
等资产进行盘点;
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2.有权要求有关单位和个人就有关事项提供证明材料,并有权对有关
文件、资料、实物等进行复印、复制、现场拍照、存档;
3.对妨碍反舞弊调查、拒绝提供资料或正在严重损害集团利益、违反
财经法纪、严重浪费行为,有权利采取措施追究有关人员的责任,制止其
损害集团行为的进一步发生;
4.有权要求预防腐败工作中涉及的部门和人员就调查所涉及的事项做
出解释和说明;
5.对控告、检举重大腐败案件的有功人员,可以按照有关规定提请申
请给予奖励;
6.有权查证或暂予扣留、封存可以证明腐败行为的文件、资料、财务
账目及其他有关的材料;
7.有权要求 IT 部收回、更换集团配置给舞弊嫌疑人办公电脑、手机等
办公设备;有权要求 IT 部限制舞弊嫌疑人备份、传播、销毁、删除办公设
备资料、文件、数据;有权要求舞弊嫌疑人不得销毁、转移办公设备;有
权要求 IT 部限制舞弊嫌疑人信息系统权限。
8.有权责令涉嫌舞弊单位和人员在调查期间不得变卖、转移、隐匿、
销毁与本案有关的物品、电子数据和文件;
9.有权要求调整、暂停有严重舞弊嫌疑人员的职务;要求有关人员回
避;
10.在开展案件调查过程中有权根据工作需求借调相关专业部门人员;
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11.在开展案件调查期间有权要求相应部门配合反舞弊人员进入相关
信息系统并查阅、调取相关信息数据资料;
12.案件调查结束后审计部应当形成书面调查报告、处理意见向公司管
理层、审计委员会和董事会报告,并将所有材料及时立卷归档。
13.公司拟移送司法机关的案件,应经过法务部依法审核、评估。
十五、舞弊案件的举报、调查及报告
(一)审计部负责建立职业道德问题及舞弊案件的举报电话热线、电子邮
箱等,并将举报电话热线、电子邮箱等在公司网站对外公布,对举报和调
查处理后的舞弊案件报告材料及时立卷归档。
(二)公司内部员工及外部相关人员可通过举报电话、电子邮箱、信函等
途径举报公司内部或相关舞弊案件,包括对公司及其人员违反职业道德情
况 的 投 诉 、 举 报 信 息 。 举 报 电 话 : 0755-21389008-8573 ; 电 子 邮 箱 :
SJB@kstar.com.cn。
(三)公司各部门、分子公司员工在日常经营活动中发现存在腐败情形均
可通过电话、信件、电子邮件等形式进行举报;公司鼓励、提倡实名制举
报,举报人应据实告知被举报人姓名、单位、部门和违规、违纪的具体情
节和证据(如:涉及违纪的时间、事件、金额、操作方式、相关人员等)
以便及时快速查处,原则上公司审计部优先受理实名制并且有证据或者明
确线索的举报;公司审计部不受理无证据、无事实、捕风捉影、道听途说、
子虚乌有、恶意打击报复类投诉举报,对于此类举报公司审计部有权不予
以受理,并且追究恶意举报人责任;公司审计部负责对电话、信件、电子
邮件等举报材料逐件拆阅、登记,及时评估受理,并规定 10 个工作日内向
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举报人回复受理结果;公司已有正规的投诉举报途径,不受理通过群发邮
件、群发微信、qq 群、微博等方式进行投诉、举报。
(四)公司审计部受理舞弊案件的举报后,应当根据被举报人职务或岗位、
被举报舞弊事件及情节的严重程度,并按照下列规定开展工作:
1.对非高级管理人员的实名举报,公司审计部接到举报后按规定办理
相关登记并对事件进行调查,调查结果报管理层或者董事会审计委员会进
行事件评估。对非高层管理人员的匿名举报,审计部进行登记并初步评估,
决定是否报公司管理层或者董事会审计委员会。
2.对涉及到公司董事、监事或者高级管理人员的实名举报,公司审计
部接到举报后除应办理相关登记外,还应在第一时间报公司董事会审计委
员会和董事长。董事会审计委员会决定对事件做进一步调查后,由审计部
和相关部门管理人员共同组成特别调查小组进行联合调查,还可视需要聘
请外部专家参与、协助调查。调查结果报董事会进行事件评估。
3.对举报牵涉到审计部人员的,可直接向公司董事会审计委员会或董
事长举报。
(五)反舞弊工作人员所办理事件与本人或者其亲属(包括但不限于近亲
属和直系亲属)有利害关系的,应当主动回避。
(六)舞弊事件调查结束后,公司反舞弊工作部门应当及时向管理层或者
董事会及其审计委员会提交书面调查报告。舞弊案件调查报告应当包括对
被举报的舞弊事件的接受时间、调查人员组成、对该事件的调查核实情况、
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是否属实的结论意见以及对相关人员的处理建议等。如有相关证据、证物
或者证言的,应当在舞弊案件调查报告附录中注明。
(七)对于实名举报,无论是否立项调查,公司审计部均应向举报人反馈
调查结果。
(八)投诉、举报人在协助调查工作中受到保护。公司禁止任何非法歧视
或报复行为,或对于参与调查的员工采取敌对措施。对违规泄露检举人员
信息或对举报人员采取打击报复的人员,将予以撤职、解除劳动合同。触
犯法律的,移送司法机关依法处理。
(九)接受举报投诉或参与舞弊调查的工作人员不得擅自向任何部门及个
人提供投诉举报人的相关资料及举报内容;确因工作需要查阅投诉举报相
关资料的,应得到公司管理层的授权,查阅人员必须对查阅的内容、时间、
查阅人员的有关情况在审计部进行登记。
(十)公司鼓励员工对公司内部各类舞弊行为进行举报。公司对控告、检
举重大舞弊案件的有功人员,可按照本规定给予奖励。
(十一)检举人的举报行为应当实事求是、依法举报。公司根据国家有关
规定,对故意歪曲、捏造事实,诬告陷害他人的举报人进行处理。
十六、舞弊的补救措施及处罚
(一)发生舞弊案件后,公司应及时研究并采取补救措施,在补救措施中
应有评估和改进内部控制的书面报告,对违规者采取适当的措施,以预防
舞弊行为的再次发生。
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(二)根据舞弊事实的严重程度,公司按照《责任追究制度》规定,责令
赔偿经济损失和对相关人员予以相应的行政处罚;触犯刑事法律的,依法
移送司法机关处理。
十七、举报奖励标准
1.挽回经济损失金额 10000 元(不含)元以内的,通报表扬或按实际
挽回经济损失金额的 0.5%奖励;
2.挽回经济损失金额 10000-50000 元(不含)元内,按实际挽回经济
损失金额的 1%奖励;
3.挽回经济损失金额 50000(含)元以上的,按实际挽回经济损失金
额的 2%奖励。
Ⅳ 附则
十八、附则
(一)本制度未尽事宜按照相关法律、法规、行政规章和中国证监会和深
圳证券交易所的有关规定办理。
(二)本制度由公司审计部负责制定、解释与修订。
十九、修改记录
版本 修改时间 修改人 最终批准人 执行时间
2018 年 7 月 11 日 林萍 刘程宇 自发布之日
A/0 修改内容说明:
新增
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二十、文件管理
文件责任部门:审计部 文件解释部门:审计部
文件负责人:审计部负责人 文件培训人:审计专员
注:当文件负责人离职、离岗时,本文件由
部门第一负责人负责管理。
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