茂硕电源:董事会秘书工作制度2022-10-27
茂硕电源科技股份有限公司
董事会秘书工作制度
第一章 总 则
第一条 为了促进茂硕电源科技股份有限公司(以下简称“公司”)的规范
运作,充分发挥董事会秘书的作用,加强对董事会秘书工作的管理与监督,依据
《中华人民共和国公司法》(以下简称“《公司法》”)《深圳证券交易所上市
公司自律监管指引第1号——主板上市公司规范运作》《深圳证券交易所股票上
市规则》(以下简称“《上市规则》”)等相关法律、法规、规范性文件和《公
司章程》的规定,特制定本制度。
第二章 董事会秘书的地位及任职资格
第二条 董事会秘书是公司的高级管理人员,对董事会负责,承担法律、法
规及公司章程对公司高级管理人员所要求的义务,享有相应的工作职权,并获取
相应报酬。
第三条 董事会秘书的任职资格:董事会秘书应当具备履行职责所必需的财
务、管理、法律专业知识,具有良好的职业道德和个人品德。
有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书:
(一)有《公司法》第一百四十六条规定的情形之一的;
(二)被中国证券监督管理委员会(以下简称“中国证监会”)采取不得担
任上市公司董事、监事、高级管理人员的市场禁入措施,期限尚未届满;
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(三)被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事、监事和高级管理
人员,期限尚未届满;
(四)最近36个月受到中国证监会行政处罚;
(五)最近36个月受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评;
(六)本公司现任监事或独立董事;
(七)法律法规规定、深圳证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情
形。
第四条 公司聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告,并向深圳证
券交易所提交下列资料:
(一)董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文
件,包括符合本规则任职条件、职务、工作表现及个人品德等;
(二)董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明(复印件);
(三)董事会秘书、证券事务代表的通讯方式,包括办公电话、移动电话、
传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时,公司应当及时向深圳证券交易所提交
变更后的资料。
第三章 董事会秘书的职权范围
第五条 董事会秘书对公司和董事会负责,履行如下职责:
(一)负责公司信息披露事务,协调公司信息披露工作,组织制定公司信息
披露事务管理制度,督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露有关规定;
(二)负责组织和协调公司投资者关系管理工作,协调公司与证券监管机构、
股东及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通;
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(三)组织筹备董事会会议和股东大会会议,参加股东大会、董事会、监事
会及高级管理人员相关会议,负责董事会会议记录工作并签字;
(四)负责公司信息披露的保密工作,在未公开重大信息泄露时,及时向深
圳证券交易所报告并公告;
(五)关注有关公司的传闻并主动求证真实情况,督促董事会等有关主体及
时回复深圳证券交易所问询;
(六)组织董事、监事和高级管理人员进行相关法律法规、《上市规则》及
深圳证券交易所其他规定要求的培训,协助前述人员了解各自在信息披露中的职
责;
(七)督促董事、监事和高级管理人员遵守法律法规、《上市规则》、深圳
证券交易所其他规定和公司章程,切实履行其所作出的承诺;在知悉公司、董事、
监事和高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时,应当予以提醒并
立即如实向深圳证券交易所报告;
(八)负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务等;
(九)法律法规、深圳证券交易所要求履行的其他职责。
(十)履行董事会授予的其他职权。
第六条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件,董事、监事、财务
总监及其他高级管理人员和公司相关人员应当支持、配合董事会秘书工作,对于
董事会秘书提出的问询,应当及时、如实予以回复,并提供相关资料。
董事会秘书为履行职责,有权了解公司的财务和经营情况,参加涉及信息披
露的有关会议,查阅相关文件,并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和
信息。
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任何机构及个人不得干预董事会秘书的正常履职行为。董事会秘书在履行职
责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时,可以直接向证券监管部门报告。
第四章 董事会秘书的工作程序
第七条 会议筹备、组织:
一、关于会议的召开时间、地点,董事会秘书在请示了董事长后,应尽快按
照《公司章程》及其他有关规则规定的时限、方式和内容发出通知;
二、关于董事会授权决定是否提交会议讨论的提案,董事会秘书应按照关联
性和程序性原则来决定;
三、需提交的提案、资料,董事会秘书应在会议召开前,通过邮件、微信等
方式送达各与会者;
四、董事会秘书应作会议记录并至少保存十年。
第八条 信息及重大事项的发布:
一、根据有关法律、法规,决定是否需发布信息及重大事项;
二、对外公告的信息及重大事项,董事会秘书应事前请示董事长;
三、对于信息公告的发布,董事会秘书应签名确认审核后发布。
第九条 政府相关部门对公司的问询函,董事会秘书应组织协调相关部门准
备资料回答问题,完成后进行审核。
第五章 董事会秘书的办事机构
第十条 董事会秘书负责管理董事会秘书办公室。
第十一条 公司董事会秘书办公室具体负责完成董秘交办的工作。
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第六章 董事会秘书的聘任
第十二条 公司董事、经理及公司内部有关部门要支持董事会秘书依法履行
职责,在机构设置、工作人员配备以及经费等方面予以必要的保证。公司各有关
部门要积极配合董事会秘书工作机构的工作。
第十三条 公司不得无故解聘董事会秘书,解聘董事会秘书或董事会秘书辞
职时,公司董事会应当说明原因。董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职
有关的情况,向深圳证券交易所提交个人陈述报告。
第十四条 公司董事会秘书空缺期间,董事会应当指定一名董事或者高级管
理人员代行董事会秘书的职责并报深圳证券交易所,同时尽快确定董事会秘书人
选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前,由董事长代行董事会秘书职责。
公司董事会秘书空缺期间超过三个月的,董事长应当代行董事会秘书职责,
并在六个月内完成董事会秘书的聘任工作。
第十五条 公司董事会在聘任董事会秘书的同时,应另外聘任一名董事会证
券事务代表,协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行其职责时,代行
董事会秘书的职责。证券事务代表的任职条件参照第三条执行。
第七章 董事会秘书的法律责任
第十六条 董事会秘书对公司负有忠实和勤勉的义务,应当遵守公司章程,
切实履行职责,维护公司利益,不得利用在公司的地位和职权为自己谋私利。董
事会秘书在需要把部分职责交与他人行使时,必须经董事会同意,并确保所委托
的职责得到依法执行,一旦发生违法行为,董事会秘书应承担相应的责任。
第十七条董事会秘书有下列情形之一的,公司应当自事实发生之日起一个月
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内解聘董事会秘书:
(一)出现不得担任上市公司董事会秘书规定情形之一;
(二)连续三个月以上不能履行职责;
(三)在履行职责时出现重大错误或者疏漏,给投资者造成重大损失;
(四)违反法律法规、《上市规则》、深圳证券交易所其他规定或者公司章
程,给公司、投资者造成重大损失。
第八章 附则
第十八条 本工作制度未尽事宜,按照国家的有关法律、法规和公司章程执
行。
第十九条 本工作制度经公司董事会表决通过之日起生效。
第二十条 本工作制度解释权属于公司董事会。
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二〇二二年十月
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