福建中能电气股份有限公司

                                 收发文管理制度


                                   第一章 总   则

    第一条 为了规范管理福建中能电气股份有限公司（以下简称“公司”）公文处理工作，提

高行文质量和运行效率，依据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》及公司相关规章制

度，结合公司实际，特制定本制度。

    第二条 公司公文包括但不限于以下文件或资料：外来文件、外发文件和公司内部上报、下

发的各种文件（包括会议纪要）、资料（不含合同类文件）等。

    第三条 子公司可根据本企业实际，参照执行本制度。

    第四条 公文处理工作必须严格执行国家及公司有关保密规定，确保公司秘密的安全。

    第五条 公司董事会办公室证券事务部负责与资本市场、公司治理层相关的公文处理工作；

人力行政中心负责与公司经营层相关公文处理工作，并对公司各子公司的公文处理及公司各职

能部门的公文草拟工作进行业务指导。公文处理工作包括公文的草拟、印制、审核、收发、传

递、督办、立卷、归档、销毁等，

    董事会办公室负责与公司资本市场、公司治理层相关的公文处理工作进行监督检查；总经

理办公室负责对与公司经营层相关的公文处理工作进行监督检查。



                                   第二章 收文处理

    第六条 收文处理：收文程序包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、存档等。

    第七条 签收：董事会办公室证券事务部和人力行政中心在收到有关单位文件时，应在对方

文件签收本上签名，表明文件已经收到。董事会办公室证券事务部和人力行政中心应每天及时

查收公司信件、邮箱及传真。以公司为收件人的信件由人力行政中心拆封，涉及到与资本市场，

公司治理层相关的文件由董事会办公室证券事务部拆封。其中注明绝密、机密的信件由董事会

秘书或人力行政中心总监拆封，以公司领导为收件人的信件由领导本人处理，以部门为收件人

的信件由部门拆封。

    第八条 登记：收到外来文件后，收文部门根据文种及发文时间顺序进行编号、登记，并在

文件的前面附《收文处理单》，详细填写其中的"来文单位"、"来文字号"、"文件主题"等内容。

    第九条 拟办：提交董事会秘书或人力行政中心总监提出拟办意见。
    第十条 批办：根据拟办意见送交分管领导签署阅批意见或送有关部门阅办。

    第十一条 承办：董事会办公室证券事务部或人力行政中心根据分管领导批示意见，登记在

《公司领导批办文件登记薄》上，并根据批办意见，及时送交承办部门签收。涉及到跨部门的，

执行会签程序在《文件处理单》依次签署意见。

    承办部门根据公司领导对收文的批办意见，尽快办理、落实文件内容。办理完毕后，填写

办理结果反馈单，及时送交董事会办公室证券事务部或人力行政中心，由董事会办公室证券事

务部或人力行政中心负责向批办领导反馈。属联合承办的文件，主办部门应主动做好协调工作，

协办部门则要积极配合，力戒互相推诿。

    第十二条 催办：承办人办理期间，董事会办公室证券事务部或人力行政中心应及时催办办

理进展情况，提醒领导和相关人员尽快阅处，保证领导批办文件的限期落实，提高办事效率。

    第十三条 存档：承办事项办结之后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，由

董事会办公室证券事务部或人力行政中心负责及时将相关文件等整理立卷交公司档案室保管。



                                  第三章 发文处理

    第十四条 公司董事会办公室和人力行政中心在履行完公司规定的审批程序后均有权对外

发文。其余职能部门仅能在公司运营体系内发文，不得对外。

    第十五条 发文处理：发文程序包括拟稿、审核、签发、复核、打印、用印、分发、存档等。

    第十六条 公文拟稿：一般公文按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项由谁拟

办，带有政策性、战略性、全局性的重要文件，有关负责人要亲自拟办，也可以集体研究，提

出方案，再指定专人拟办。草拟公文应附相应的办文依据，根据来文拟办的公文，应附来文；

根据领导批示草拟的公文，应附有关领导批示；根据会议议定事项草拟的公文，应附有关会议

纪要；因工作需要主动办理的公文，必要时应附简要说明。

    第十七条 公文审核：公文审核实行分级负责制，主办部门负责人要对本部门拟定的公文进

行初审并签字，凡公司对外发文应由董事会办公室证券事务部或人力行政中心审核后送公司领

导审签，公司内部发文也应由董事会办公室证券事务部或人力行政中心复核并统一编号后发文。

    审核内容包括有无发文的必要；用什么名义和文种行文；内容是否符合政策、法规；主送

机关、抄送机关是否合适；提出的措施和要求是否明确具体；涉及有关部门和单位的问题是否

协商一致；篇章结构是否紧凑合理，行文是否恰当等。

    未经董事会办公室证券事务部或人力行政中心核稿的公司级公文，公司领导不予签发。

    第十八条 签发：以公司名义发出的公文由董事长、总经理、副总经理、董事会秘书、财务

总监等按照分工负责的原则签发，其中上行文以及涉及有关重要问题或涉及面广的公文由有关
分管领导审签后，根据公司章程的规定权限送董事长或总经理签发。以部门名义发出的公文，

应由部门主要负责人签发。

    签发人审核修改后在"签发"栏内签批"发"，并签上姓名和时间。姓名应写全称。未经公司

领导签发或口头同意的公文，公司拒绝承印和盖章。公司领导口头同意印发的公文，事后，由

相关人员让同意印发的领导补签。

    第十九条 复核：文稿经董事长或总经理签发之后，由文件主办部门负责校对，董事会办公

室证券事务部或人力行政中心负责审核。

    第二十条 打印：公文必须依据签发的文稿打印，其全部内容必须与文稿一致，不得在打印

过程中擅自增加或减少原文内容。没有特殊情况，当天签发的公文，当天印发。

    打印文稿清样必须认真校对，保证不出现错漏现象。若发现原稿中有错漏、疑问之处，应

向拟稿人或签发人提出检查核对，由签发人考虑改定，校对人员不得擅自修改。

    第二十一条 用印：经审核履行正常公文审批程序，复核无误的文稿打印成正式文件后，由

负责盖章人员在文件落款部位盖章。

    第二十二条 分发：董事会办公室证券事务部或人力行政中心根据文件报、送、发的范围，

负责将文件分发至相关单位、部门或个人。无特殊情况，收发人员必须做到当天印制的公文，

当天送达，并认真履行发文登记手续。

    第二十三条 存档：董事会办公室证券事务部或人力行政中心要留下领导签字的稿本和两份

正本交公司档案室立卷存档。

    第二十四条 所有的公司发文，均需标注文件文号。属于公司级的文件，其文号为“中能[年

份]第 XX 号”。属于公司部门级的文件，其文号为“中能（部门选一字）字[年份]第 XX 号”。

    第二十五条 公文处理人员必须严格遵守各项保密制度。对所经手的各类公文、资料要妥善

管理，不失密，不泄密，确保安全无事故。



                                 第四章 公文的归档

    第二十六条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥

善保管。

    第二十七条 各部门要有专人负责管理公文，对公司领导批办文件、直接到部门的外来文件

要妥善保管，承办完毕后及时送交董事会办公室证券事务部或人力行政中心归档，部门确需暂

存，可暂存文件复印件。

    第二十八条 没有归档和保存价值的公文，经过鉴别和主管负责人批准，可以定期销毁。
                                  第五章 附则

   第二十九条 除重要公文和特殊要求外，可充分借助办公自动化系统推进无纸化办公，提高

效率，减少浪费。

   第三十条 本制度自公司董事会审议通过之日起生效，修改时亦同。本制度未尽事宜，执行

国家有关法律、法规和公司的有关规定。




                                              福建中能电气股份有限公司

                                                    2013 年 6 月
附：



                             福建中能电气股份有限公司收文处理单

收文编号                                              收文时间：      年    月    日

来文单位                                  来文字号                         字第   号

文件主题

拟办意见                                  领导意见




承办部门（人）                            备注




                         福建中能电气股份有限公司领导批办文件登记薄



编     文   收（发）文    发（收）文
                                       主要内容      承办部门（人）   完成时间    备注
号     号     时间          单位