恒泰艾普集团股份有限公司证券事务档案管理制度




                   恒泰艾普集团股份有限公司
                      证券事务档案管理制度

                            第一章 总则
    第一条   为切实做好恒泰艾普集团股份有限公司（以下简称“公司”）的证

券事务档案管理工作，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管

理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的发展，最大程度保护公司利益，根

据《中华人民共和国档案法》（以下简称“《档案法》”）、《中华人民共和国

档案法实施办法》（以下简称“《档案实施办法》”）和《企业文件材料归档范

围和档案保管期限规定》，并结合公司实际情况，制定本制度。


                            第二章 适用范围
    第二条   本制度所称档案包括但不限于：

    （一）“三会资料”，包括但不限于：公司董事会及其下设专业委员会、股

东大会、监事会会议过程中形成的会议决议、表决票、会议记录、函件、法律意

见书等文件资料；

    （二）证券事务资料，包括但不限于：公司向中国证券监督管理委员会及其

派出机构和深圳证券交易所报送的各类材料，包括申请文件及批复、报告、函件

等；公司与中介机构、新闻媒体的各类合作协议、意向书；投资者关系维护中形

成的文件资料；公司信息披露中形成的文件资料、备案资料；股东名册资料、董

事名册、股东及董事持股资料；董事会、监事会印章使用记录；信息接收、回复

记录等；

    （三）专项资料，包括但不限于：中介机构（信用评估机构、会计事务所、

律师事务所等）的评估文件、审计报告及法律意见书、发行方案、发行公告、上


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市推荐书等；

    （四）融资资料，包括首次公开发行文件资料、再融资文件资料，再融资资

料按照再融资的方式归档，主要包括但不限于向特定对象发行股票、公司债等；

    （五）关联方资料，包括但不限于公司与关联方之间发生的关联交易、关联

方档案等文件资料；

    （六）系统工作资料，包括但不限于历年、历次公司的定期报告系统工作资

料等；

    （七）其他资料，其他对公司各项资本活动相关的文件材料。

    上述资料包括电子版、纸质版及以任何其他形式存储于任何设备的版本，所

有资料均需保存备份。


                       第三章 档案文件归档要求
    第三条     归档文件必须完整、准确、系统、真实，签署齐全。

    第四条     为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由证券事务部档案管理

人员负责组卷、编目。文件归档中应遵循文件材料形成规律和特点，保持文件间

的相互联系，按照一类一档的原则进行归档。全部档案分别按不同门类、载体、

保管期限排列编号、固定位置。


                        第四章 档案保管与移交
    第五条     档案保管一般规定：

    （一）原则上应该指定专人负责档案的日常维护；

    （二）纸质文件存储过程中需要防潮、防尘并定期检查，配备相应数量的

档案装具；

    （三）电子文件是指在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办


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理、传输和存储的文字、图标、音像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子

文件的管理，参考国家档案局电子归档相关文件执行；

       （四）本部门对重要的纸质文件进行扫描备份，纸质文件和电子文件一并存

储；

       （五）档案管理人员离职之前应该将手中的档案资料全部移交完毕，方可离

职。


                               第五章 档案借阅
       第六条   档案借阅要求：

       （一）借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散，未经许可不得转借、复印

和携带档案外出；

       （二）凡借阅的档案一律不得私自复印，对于外借的文件资料需要签署“档

案外借保密承诺书”，以避免经办人员有意或无意泄露文件内容，造成公司利益

受损。

       第七条   档案借阅流程

       档案管理人员应当了解单位或者个人借阅档案的目的和用途，评估借阅风

险，报请主管领导审批后，详细登记借阅单位或者个人信息，方可借阅。

       第八条   外借档案追踪管理

       档案管理人员需追踪外借档案，尤其是对借阅超期的文件，档案管理人员需

要与借阅人取得联系，询问档案超期未归的原因并评估风险，及时向主管领导报

告。


                         第六章 档案鉴定与销毁
       第九条   档案鉴定：


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    （一）公司档案按密级分为：绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密

级）档案四个等级；

    （二）结合公司实际情况本部门做出以下分类：绝密档案涉及最重要的公司

秘密，泄露会使公司安全和利益遭受特别严重的损害，保管期限为永久；机密档

案和秘密档案涉及一般的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受损害，保管期

限为 30 年；一般档案（无密级）不涉及公司秘密，保管期限为 10 年。

   第十条   档案销毁

    对于已到存储年限的档案，应报主管领导并提出申请，经董事长或总经理批

准后，方可销毁。对于销毁的文件形成销毁清册，由一人执行销毁程序，另一人

负责全流程监销，监销人要在销毁清册上签字。在销毁之前需要遵循“保存从宽，

销毁从严”的原则再次确认资料的重要性程度，避免误销。


                            第四章 附则
    第十一条   本管理制度未尽事宜或者与国家有关法律、法规、规范性文件或

《公司章程》存在冲突的，按国家有关法律、法规、规范性文件和《公司章程》

的有关规定执行。

    第十二条   本办法自董事会决议通过之日起生效并执行，修改亦同。

    第十三条   本办法解释权归属公司董事会。


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