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公司公告

麒盛科技:麒盛科技董事会秘书工作制度(2024年4月修订)2024-04-19  

                       麒盛科技股份有限公司

                       董事会秘书工作制度
                              第一章 总则

    第一条 为了促进麒盛科技股份有限公司(以下简称“公司”)的规范运作,
明确董事会秘书的职责权限,充分发挥董事会秘书的作用,根据《中华人民共和
国公司法》(以下简称“《公司法》”)、《中华人民共和国证券法》、《上海
证券交易所股票上市规则》及《上海证券交易所上市公司自律监管指引第 1 号—
—规范运作》等法律、法规的有关规定,并依据《麒盛科技股份有限公司章程》
(以下简称“公司章程”)、《麒盛科技股份有限公司董事会议事规则》的规定,
制定本董事会秘书工作制度(以下简称“本工作制度”)。

    第二条 公司设董事会秘书一名。董事会秘书为公司高级管理人员,对董事
会负责。

    董事会秘书应遵守法律、行政法规、部门规章和公司章程的有关规定,承担
高级管理人员的有关法律责任,对公司负有诚信和勤勉义务,不得滥用职权为自
己或他人谋取利益。

    法律、法规及《公司章程》对公司高级管理人员的有关规定,适用于董事会
秘书。

                            第二章 任职资格

    第三条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识,
具有良好的职业道德和个人品德。

    第四条 公司现任监事、聘请的会计师事务所的注册会计师和律师事务所的
律师、国家公务员及其他中介机构的人员不得兼任公司董事会秘书。

    第五条 有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书:

    (一)根据《公司法》等法律法规及其他有关规定,不得担任董事、监事和
高级管理人员的情形;
    (二)被中国证监会采取不得担任上市公司董事、监事和高级管理人员的证
券市场禁入措施,期限尚未届满;

    (三)被证券交易场所公开认定为不适合担任上市公司董事、监事和高级管
理人员,期限尚未届满;

    (四)最近三年曾受中国证监会行政处罚;

    (五)最近三年受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评的;

    (六)本公司现任监事;

    (七)上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

    董事会秘书应当由公司董事、副总经理、财务总监或董事会确定的其他人员
担任。

       第六条 公司聘任董事会秘书、证券事务代表后,应当及时公告并向上海证
券交易所提交下列资料:

    (一)董事会推荐书,包括董事会秘书、证券事务代表符合《上海证券交易
所股票上市规则》规定的任职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内
容;

    (二)董事会秘书、证券事务代表个人简历和学历证明复印件;

    (三)董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议;

    (四)董事会秘书、证券事务代表的通讯方式,包括办公电话、移动电话、
传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。

    上述有关通讯方式的资料发生变更时,公司应当及时向上海证券交易所提交
变更后的资料。

                                第三章 职责

       第七条 董事会秘书的主要职责:

    (一)负责公司信息披露事务,协调公司信息披露工作,组织制定公司信息
披露事务管理制度,督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定;
    (二)负责投资者关系管理,协调公司与证券监管机构、投资者及实际控制
人、中介机构、媒体等之间的信息沟通;

    (三)筹备组织董事会会议和股东大会会议,参加股东大会会议、董事会会
议、监事会会议及高级管理人员相关会议,负责董事会会议记录工作并签字;

    (四)负责公司信息披露的保密工作,在未公开重大信息泄露时,立即向上
海证券交易所报告并披露;

    (五)关注媒体报道并主动求证真实情况,督促公司等相关主体及时回复证
券交易所问询;

    (六)组织公司董事、监事和高级管理人员就相关法律法规、上海证券交易
所相关规定进行培训,协助前述人员了解各自在信息披露中的职责;

    (七)督促董事、监事和高级管理人员遵守法律法规、上海证券交易所相关
规定和公司章程,切实履行其所作出的承诺;在知悉公司、董事、监事和高级管
理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时,应当予以提醒并立即如实向上
海证券交易所报告;

    (八)负责公司股票及其衍生品种变动管理事务;

    (九)法律法规和上海证券交易所要求履行的其他职责。

    公司董事会秘书应当确保独立董事与其他董事、高级管理人员及其他相关
人员之间的信息畅通,确保独立董事履行职责时能够获得足够的资源和必要的专
业意见。

    第八条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件,董事、监事、财务
总监及其他高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。

    董事会秘书为履行职责,有权了解公司的财务和经营情况,参加涉及信息披
露的有关会议,查阅相关文件,并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和
信息。

    董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠时,可以直接向
上海证券交易所报告。
    第九条 董事兼任董事会秘书的,如某一行为需由董事、董事会秘书分别作
出时,则该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份作出。

                           第四章 工作细则

    第十条 董事会秘书应负责做好以下与董事会会议有关的工作:

    (一)依照有关法律法规及公司章程的规定及时筹备董事会会议;

    (二)将董事会会议通知及会议资料按规定的方式及时间送达各位董事;

    (三)列席董事会会议并负责会议记录;

    (四)保管董事会会议文件、会议记录,建立档案。

    第十一条 董事会秘书应负责做好以下与股东大会有关的工作:

    (一)依照有关法律法规及公司章程的规定筹备股东大会;

    (二)在年度股东大会召开二十日前、临时股东大会召开十五日前通知公司
股东;

    (三)在会议召开前,按公司股东名册建立出席会议人员的签到簿;在会议
召开日负责核对出席会议股东(包括代理人)的资格是否合法、有效,对不具有
合法资格的股东(包括代理人)有权拒绝其进入会场和参加会议;

    (四)应在股东大会召开前,将下列资料置备于会议通知中载明的会议地址,
以供出席会议的股东(包括股东代理人)查阅:

    1、拟交由股东大会审议的议案全文;

    2、拟由股东大会审议的对外投资、收购、兼并、重组等重大事项的合同和
协议,以及董事会关于前述重大事项的解释或说明;

    3、股东大会拟审议事项与公司股东、现任董事、监事、高级管理人员的关
系及其性质和程度,以及这种关系对公司和其他股东的影响的说明资料;

    4、董事会认为有助于出席会议的股东(包括股东代理人)对议案作出决定
的其他有关资料;
    (五)协助董事会按通知日期召开股东大会;因不可抗力或其他异常原因导
致股东大会不能正常召开或未能作出任何决议时,协助董事会说明原因;

    (六)协助维护股东大会的严肃性和大会的秩序;

    (七)做好股东大会会议记录;

    (八)保存股东大会会议文件、会议记录,建立档案。

     第十二条 提案处理程序:提案人将提案提交董事会秘书——董事会秘书作
一般审核——(需要时)返回提案人补充、修改、完善——董事会秘书进行形式
整理、汇总——提交董事长决定是否提交会议决策——董事会秘书根据决定制作
会议文件。

    董事长提案的,由董事长直接拟订提案或者委托董事会秘书制作提案——董
事会秘书进行形式整理、汇总——提交董事长决定是否提交会议决策——董事会
秘书根据决定制作会议文件。

     第十三条 提案的一般审核依据国家有关法律、行政法规和公司制度规定进
行,审核内容包括:提案内容是否是提案人职责要求、是否符合拟开会议的决策
范围、具体提案事项是否与公司规定抵触、规定需要履行前置程序的是否已经履
行、需要论证材料的是否提供充分、文件形式是否符合公司规定等。

    董事会秘书审核后返回要求补充、修改、完善,提案人应当及时补充、修改、
完善后提交;提案人坚持提案内容的,董事会秘书应当在标注审核意见后交董事
长决定。

                             第五章 任免程序

    第十四条 公司应当在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。

    第十五条 董事会秘书由董事长提名,经董事会聘任或者解聘。

    第十六条 公司应当聘任证券事务代表,协助董事会秘书履行职责。在董事
会秘书不能履行职责时,证券事务代表应当代为履行职责,在此期间,并不当然
免除董事会秘书对公司信息披露等事务所负有的责任。
    证券事务代表的任职条件参照本制度第五条执行。

    第十七条 公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议,要求其承诺在
任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止,但涉及公司违
法违规的信息除外。

    董事会秘书离任前,应当接受董事会、监事会的离任审查,在公司监事会的
监督下移交有关档案文件、正在办理或待办理事项。

    第十八条 公司解聘董事会秘书应当有充分理由,不得无故将其解聘。

    第十九条 董事会秘书有以下情形之一的,公司应当自事实发生之日起在一
个月内解聘董事会秘书:

    (一)出现本制度第五条所规定情形之一的;

    (二)连续三个月以上不能履行职责的;

    (三)在履行职务时出现重大错误或疏漏,给公司、投资者造成重大损失的;

    (四)违反法律法规、证券交易所相关规定和公司章程等,给公司、投资者
造成重大损失。

    第二十条 公司董事会秘书空缺期间,董事会应当及时指定一名董事或高级
管理人员代行董事会秘书的职责并向公告,同时尽快确定董事会秘书人选。公司
指定代行董事会秘书职责的人员之前,由董事长代行董事会秘书职责。

    董事会秘书空缺期间超过三个月的,董事长应当代行董事会秘书职责,并在
6 个月内完成董事会秘书的聘任工作。

                            第六章 法律责任

    第二十一条 董事会秘书违反法律、法规或公司章程,则根据有关法律、法
规或公司章程的规定,追究相应的责任。

                              第七章 附则
    第二十二条 本工作制度如与国家颁布的法律、行政法规、部门规章或经修
改后的公司章程相抵触,按国家有关法律、行政法规、部门规章和公司章程的规
定执行。

    第二十三条 本工作制度由董事会审议通过生效,修改亦同。

    第二十四条 本工作制度由公司董事会负责解释。