海南机场:海南机场设施股份有限公司董事会议事规则2023-03-21
海南机场设施股份有限公司
董事会议事规则
第一章 总则
第一条 为进一步规范海南机场设施股份有限公司(以下简称“公司”)董
事会的议事方式和决策程序,促使董事和董事会有效地履行其职责,提高董事
会规范运作和科学决策水平,根据《中华人民共和国公司法》(以下简称“公司
法”)、《中华人民共和国证券法》(以下简称“证券法”)、《上市公司治理
准则》、《上海证券交易所股票上市规则》、《上海证券交易所上市公司自律
监管指引第1号——规范运作》、《海南机场设施股份有限公司章程》(以下简
称“公司章程”)等有关法律法规及规则的规定,制定本规则。
第二章 董事
第二条 董事的任职资格:
(一)董事为自然人;
(二)符合国家法律、法规的规定。
有下列情形之一的,不能担任公司的董事:
(一)无民事行为能力或者限制民事行为能力;
(二)因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩序,
被判处刑罚,执行期满未逾5年,或者因犯罪被剥夺政治权利,执行期满未逾5年;
(三)担任破产清算的公司、企业的董事或者厂长、公司高管,对该公司、企
业的破产负有个人责任的,自该公司、企业破产清算完结之日起未逾3年;
(四)担任因违法被吊销营业执照、责令关闭的公司、企业的法定代表人,并
负有个人责任的,自该公司、企业被吊销营业执照之日起未逾3年;
(五)个人所负数额较大的债务到期未清偿;
(六)被中国证监会处以证券市场禁入处罚,期限未满的;
(七)法律、行政法规或部门规章规定的其他内容。
违反本条规定选举、委派董事的,该选举、委派或者聘任无效。董事在任职
期间出现本条情形的,公司解除其职务。
第三条 董事由股东大会选举或更换,并可在任期届满前由股东大会解除其
职务。董事任期3年,任期届满可连选连任。董事任期从就任之日起计算,至本
届董事会任期届满时为止。董事任期届满未及时改选,在改选出的董事就任前,原
董事仍应当依照法律、行政法规、部门规章和《公司章程》的规定,履行董事职
务。
董事可以由公司高级管理人员兼任,但兼任公司高级管理人员职务的董事以
及由职工代表担任的董事,总计不得超过公司董事总数的1/2。
董事选聘程序如下:
(一)单独或合计持有公司有表决权总数的百分之十以上的股东或董事会提
出董事候选人的提案;
(二)董事会审核董事候选人资格;
(三)董事会公告董事候选人提案并提交股东大会审议;
(四)股东大会对董事候选人提案进行表决;
(五)获股东大会决议通过的董事就任。
第四条 董事应当遵守法律、行政法规和《公司章程》,对公司负有下列忠实
义务:
(一)不得利用职权收受贿赂或者其他非法收入,不得侵占公司的财产;
(二)不得挪用公司资金;
(三)不得将公司资产或者资金以其个人名义或者其他个人名义开立账户存
储;
(四)不得违反《公司章程》的规定,未经股东大会或董事会同意,将公司
资金借贷给他人或者以公司财产为他人提供担保;
(五)不得违反《公司章程》的规定或未经股东大会同意,与本公司订立合
同或者进行交易;
(六)未经股东大会同意,不得利用职务便利,为自己或他人谋取本应属于
公司的商业机会,自营或者为他人经营与本公司同类的业务;
(七)不得接受与公司交易的佣金归为己有;
(八)不得擅自披露公司秘密;
(九)不得利用其关联关系损害公司利益;
(十)法律、行政法规、部门规章及《公司章程》规定的其他忠实义务。
董事违反本条规定所得的收入,应当归公司所有;给公司造成损失的,应当
承担赔偿责任。
第五条 董事应当遵守法律、行政法规和《公司章程》,对公司负有下列勤勉
义务:
(一)应谨慎、认真、勤勉地行使公司赋予的权利,以保证公司的商业行为符
合国家法律、行政法规以及国家各项经济政策的要求,商业活动不超过营业执照规
定的业务范围;
(二)应公平对待所有股东;
(三)及时了解公司业务经营管理状况;
(四)应当对公司定期报告签署书面确认意见。保证公司所披露的信息真实、
准确、完整;
(五)应当如实向监事会提供有关情况和资料,不得妨碍监事会或者监事行
使职权;
(六)法律、行政法规、部门规章及《公司章程》规定的其他勤勉义务。
第六条 董事连续两次未能亲自出席,也不委托其他董事出席董事会会议,
视为不能履行职责,董事会应当建议股东大会予以撤换。
第七条 董事可以在任期届满以前提出辞职。董事辞职应向董事会提交书面
辞职报告。董事会将在2日内披露有关情况。
如因董事的辞职导致公司董事会成员低于法定最低人数时,在改选出的董事
就任前,原董事仍应当依照法律、行政法规、部门规章和《公司章程》规定,履行
董事职务。
除前款所列情形外,董事辞职自辞职报告送达董事会时生效。
第八条 董事辞职生效、任期届满或者任期届满期前被解除职务,应向董事
会办妥所有移交手续,其对公司和股东承担的忠实义务,在任期结束后并不当
然解除;其对公司商业秘密保密的义务在其任职结束后仍然有效,直至该秘密
成为公开信息。其他义务的持续期间应当根据公平的原则决定,视事件发生与
离任之间时间的长短,以及与公司的关系在何种情况和条件下结束而定。
第九条 未经《公司章程》规定或者董事会的合法授权,任何董事不得以
个人名义代表公司或者董事会行事。董事以其个人名义行事时,在第三方会合理
地认为该董事在代表公司或者董事会行事的情况下,该董事应当事先声明其立场
和身份。
第十条 董事执行公司职务时违反法律、行政法规、部门规章或《公司章程》
的规定,给公司造成损失的,应当承担赔偿责任。
第十一条 独立董事应按照法律、行政法规、中国证监会和证券交易所的有
关规定执行。
第三章 董事会的组成及职责
第十二条 公司设董事会,是公司的经营决策中心,董事会受股东大会的委
托,负责经营和管理公司的法人财产,对股东大会负责。
第十三条 董事会由9名董事组成,设董事长1人,可以设副董事长2人。董
事长和副董事长由董事会以全体董事的过半数选举产生。
第十四条 董事会行使下列职权:
(一)召集股东大会,并向股东大会报告工作;
(二)执行股东大会的决议;
(三)决定公司的经营计划和年度投资方案;
(四)制订公司的年度财务预算方案、决算方案;
(五)制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案;
(六)决定公司资产减值准备财务核销事项;
(七)制订公司增加或者减少注册资本、发行债券或其他证券及上市方案;
(八)拟订公司重大收购、收购本公司股票或者合并、分立、解散及变更公
司形式的方案;
(九)在股东大会授权范围内,决定公司对外投资、收购出售资产、资产抵押、
对外担保、委托理财、关联交易、对外捐赠等事项;
(十)决定公司内部管理机构的设置;
(十一)决定聘任或者解聘公司总裁、董事会秘书及其他高级管理人员,并
决定其报酬事项和奖惩事项;根据总裁的提名,决定聘任或者解聘公司副总裁、
财务负责人等高级管理人员,并决定其报酬事项和奖惩事项;
(十二)制订公司的基本管理制度;
(十三)制订《公司章程》的修改方案;
(十四)管理公司信息披露事项;
(十五)向股东大会提请聘请或更换为公司审计的会计师事务所;
(十六)听取公司总裁的工作汇报并检查总裁的工作;
(十七)法律、行政法规、部门规章或《公司章程》授予的其他职权。
公司董事会设立审计委员会、战略委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会
等相关专门委员会。专门委员会对董事会负责,依照《公司章程》和董事会授权
履行职责,提案应当提交董事会审议决定。专门委员会成员全部由董事组成,其中
审计委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会中独立董事占多数并担任召集人,审计
委员会的召集人为会计专业人士。董事会负责制定专门委员会工作规程,规范专
门委员会的运作。
审计委员会的主要职责是:
(一)提议聘请或更换公司外部审计机构;
(二)指导和监督公司的内部审计制度及其实施;
(三)负责公司内部审计与外部审计之间的沟通;
(四)审核公司的财务信息及其披露;
(五)审查公司的内控制度;
(六)董事会授权的其他工作。
战略委员会的主要职责是:
(一)对公司长期发展战略规划进行研究并提出建议;
(二)对公司章程规定须经董事会批准的重大投资融资方案进行研究并提出建
议,包括综合授信、流动资金贷款、固定资产贷款、信用证融资、票据融资和开
具保函等融资事项,以及购买股票、债券、国债、金融债券、证券投资基金、委
托理财等投资事项;
(三)对公司章程规定须经董事会批准的重大资本运作、资产经营项目进行研
究并提出建议,包括运作公司上市、引进投资者、投资新建全资企业、与其他单
位进行联营、合营、兼并或进行股权收购、转让、项目资本增减等事项;
(四)对其他影响公司发展的重大事项进行研究并提出建议;
(五)对以上事项的实施进行检查;
(六)董事会授予的其他职权。
提名委员会的主要职责是:
(一)根据公司经营活动情况、资产规模和股权结构对董事会的规模和构成向
董事会提出建议;
(二)研究董事、总裁和其他高级管理人员的选择标准和程序,并向董事会提
出建议;
(三)广泛搜寻合格的董事、总经理和其他高级管理人员的人选;
(四)对董事候选人和总经理人选进行审查并向董事会提出书面建议;
(五)对须提请董事会聘任的其他高级管理人员进行审查并提出书面建议;
(六)董事会授予的其他职权。
薪酬与考核委员会的主要职责是:
(一)根据公司年度预算及关键业绩指标,核定公司年度工资总额;
(二)根据董事及高级管理人员管理岗位的主要范围、职责、重要性以及其他
相关企业相关岗位的薪酬水平制定薪酬计划或方案;薪酬计划或方案主要包括但
不限于绩效评价标准、程序及主要评价体系,奖励和惩罚的主要方案和制度等;
(三)审查公司董事(非独立董事)及高级管理人员的履职情况并对其进行年度
绩效考核;
(四)拟定公司股权激励计划草案;
(五)负责对公司薪酬制度执行情况进行监督;
(六)董事会授权的其他工作。
超过股东大会授权范围的事项,应当提交股东大会审议。
第十五条 公司董事会应当就注册会计师对公司财务报告出具的非标准审计
意见向股东大会作出说明。
第十六条 董事会制定本规则,规定董事会的召开和表决程序,以确保董事
会落实股东大会决议,提高工作效率,保证科学决策。
第十七条 董事会应当确定对外投资、收购出售资产、资产抵押、对外担
保、委托理财、关联交易、对外捐赠等权限,建立严格的审查和决策程序;重大投
资项目应当组织有关专家、专业人员进行评审,并报股东大会批准。
公司发生的交易达到下列标准之一的,应当提交董事会审议并及时披露:
(一)公司发生的交易(财务资助、提供担保除外)达到以下标准之一时,
须报经董事会批准,并应当及时披露:
1、交易涉及的资产总额(同时存在账面值和评估值的,以高者为准)占公
司最近一期经审计总资产的10%以上;
2、交易标的(如股权)涉及的资产净额(同时存在账面值和评估值的,以
高者为准)占公司最近一期经审计净资产的10%以上,且绝对金额超过1,000万
元;
3、交易的成交金额(包括承担的债务和费用)占公司最近一期经审计净资
产的10%以上,且绝对金额超过1,000万元;
4、交易产生的利润占公司最近一个会计年度经审计净利润的10%以上,且
绝对金额超过100万元;
5、交易标的(如股权)在最近一个会计年度相关的营业收入占公司最近一
个会计年度经审计营业收入的10%以上,且绝对金额超过1,000万元;
6、交易标的(如股权)在最近一个会计年度相关的净利润占公司最近一个
会计年度经审计净利润的10%以上,且绝对金额超过100万元。
上述指标涉及的数据如为负值,取其绝对值计算。
公司进行提供担保、财务资助、委托理财等之外的其他交易时,应当对相
同交易类别下标的相关的各项交易,按照连续12个月内累计计算的原则,分别
适用前款规定。已经按照前款规定履行相关义务的,不再纳入相关的累计计算
范围。
(二)公司发生“财务资助”交易事项,除应当经全体董事的过半数审议
通过外,还应当经出席董事会会议的三分之二以上董事审议通过,并及时披露。
资助对象为公司合并报表范围内的控股子公司,且该控股子公司其他股东
中不包含公司的控股股东、实际控制人及其关联人的,可以免于适用前款规定。
(三)公司发生“提供担保”交易事项,除应当经全体董事的过半数审议
通过外,还应当经出席董事会会议的三分之二以上董事审议通过,并及时披露。
公司为关联人提供担保的,除应当经全体非关联董事的过半数审议通过外,
还应当经出席董事会会议的非关联董事的三分之二以上董事审议同意并作出决
议,并提交股东大会审议。公司为控股股东、实际控制人及其关联方提供担保
的,控股股东、实际控制人及其关联方应当提供反担保。
公司控股子公司为公司合并报表范围内的法人或者其他组织提供担保的,
公司应当在控股子公司履行审议程序后及时披露,按照《上海证券交易所股票
上市规则》应当提交公司股东大会审议的担保事项除外。
公司控股子公司为前款规定主体以外的其他主体提供担保的,视同公司提
供担保,应当遵守本章程相关规定。
(四)公司与关联人发生的交易达到下列标准之一的,应提交董事会审议
批准,并应当及时披露:
1、与关联自然人发生的交易金额(包括承担的债务和费用)在30万元以上
的交易;
2、与关联法人(或者其他组织)发生的交易金额(包括承担的债务和费用)
在300万元以上,且占公司最近一期经审计净资产绝对值0.5%以上的交易。
(五)公司受赠现金资产和单纯减免公司义务的债务可免于上述审议程序。
若中国证监会和证券交易所对前述事项的审批权限另有特别规定,按照中国
证监会和证券交易所的规定执行。
第十八条 董事长由董事会以全体董事的过半数选举产生,董事长行使下
列职权:
(一)主持股东大会和召集、主持董事会会议;
(二)督促、检查董事会决议的执行;
(三)积极协调内外关系,为公司发展创造有利条件;
(四)加强企业文化建设;
(五)董事会授予的其他职权。
第十九条 公司董事长为公司的法定代表人,负责组织实施董事会决议及完
成董事会交办的其他工作。
第二十条 公司副董事长协助董事长工作,董事长不能履行职务或者不履
行职务的,由副董事长履行职务;副董事长不能履行职务或者不履行职务的,由半
数以上董事共同推举一名董事履行职务。
第四章 董事会议
第二十一条 董事会每年至少召开2次会议,由董事长召集,于会议召开10日
以前书面通知全体董事和监事。
第二十二条 代表1/10以上表决权的股东、1/3以上董事或者监事会,可以提
议召开董事会临时会议。董事长应当自接到提议后10日内,召集和主持董事会会
议。
第二十三条 董事会召开临时董事会会议的通知方式为专人送达或邮件方式。
通知时限为临时董事会召开日的前2天。
第二十四条 董事会会议通知包括以下内容:
(一)会议日期和地点;
(二)会议期限;
(三)事由及议题;
(四)发出通知的日期。
第二十五条 董事会定期会议的书面会议通知发出后,如果需要变更会议的
时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的,应当在原定会议召开日之前
3日发出书面变更通知,说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足3日的,
会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。
董事会临时会议的会议通知发出后,如果需要变更会议的时间、地点等事项
或者增加、变更、取消会议提案的,应当事先取得全体与会董事的认可并做好相应
记录。
第二十六条 董事会会议应有过半数的董事出席方可举行。有关董事拒不
出席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求时,董事长和董事
会秘书应当及时向监管部门报告。
监事可以列席董事会会议;总裁和董事会秘书未兼任董事的,应当列席董事
会会议。会议主持人认为有必要的,可以通知其他有关人员列席董事会会议。董事
会作出决议,必须经全体董事的过半数通过。
第二十七条 董事会会议,应由董事本人出席;董事因故不能出席,可以书
面委托其他董事代为出席,委托书中应载明代理人的姓名、代理事项、授权范
围和有效期限,并由委托人签名或盖章。代为出席会议的董事应当在授权范围
内行使董事的权利。董事未出席董事会会议,亦未委托代表出席的,视为放弃
在该次会议上的投票权。
第二十八条 委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则:
在审议关联交易事项时,非关联董事不得委托关联董事代为出席;关联董事
也不得接受非关联董事的委托。
独立董事不得委托非独立董事代为出席,非独立董事也不得接受独立董事的
委托。
董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全权委托
其他董事代为出席,有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托。
1名董事不得接受超过2名董事的委托,董事也不得委托已经接受2名其他董事
委托的董事代为出席。
第二十九条 会议召开方式:
董事会会议以现场召开为原则。必要时,在保障董事充分表达意见的前提下,
经召集人(主持人)、提议人同意,也可以通过视频、电话、传真或者电子邮件
表决等通讯方式召开。董事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行的方式
召开。
非以现场方式召开的,以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的董
事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票,或者董事事后提交的曾
参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。
第三十条 会议审议程序:
会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明确的意见。
对于根据规定需要独立董事事前认可的提案,会议主持人应当在讨论有关提案前,
指定一名独立董事宣读独立董事达成的书面认可意见。
董事阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的,会议主持人应当及时制止。
除征得全体与会董事的一致同意外,董事会会议不得就未包括在会议通知中的提
案进行表决。董事接受其他董事委托代为出席董事会会议的,不得代表其他董事
对未包括在会议通知中的提案进行表决。
第三十一条 发表意见:
董事应当认真阅读有关会议材料,在充分了解情况的基础上独立、审慎地发
表意见。
董事可以在会前向董事会办公室、会议召集人、总裁和其他高级管理人员、
各专门委员会、会计师事务所和律师事务所等有关人员和机构了解决策所需要的信
息,也可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情况。
第三十二条 会议表决:
每项提案经过充分讨论后,主持人应当适时提请与会董事进行表决。会议
决议表决方式为:记名投票表决。每名董事有一票表决权。
董事会会议在保障董事充分表达意见的前提下,可以用视频、电话、传真或
者电子邮件表决等通讯方式进行并作出决议,并由与会董事签字。
董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择其
一,未做选择或者同时选择两个以上意向的,会议主持人应当要求有关董事重新选
择,拒不选择的,视为弃权;中途离开会场不回而未做选择的,视为弃权。
第三十三条 表决结果的统计:
与会董事表决完成后,证券事务代表和董事会办公室有关工作人员应当及
时收集董事的表决票,交董事会秘书在一名监事或者独立董事的监督下进行统
计。现场召开会议的,会议主持人应当当场宣布统计结果;其他情况下,会议
主持人应当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下1工作日之前,通知董事
表决结果。
董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的,
其表决情况不予统计。
第三十四条 决议的形成:
除本规则第三十五条规定的情形外,董事会审议通过会议提案并形成相关决
议,必须有超过公司全体董事人数之半数的董事对该提案投赞成票。法律、行政
法规和《公司章程》规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的,从其规定。
董事会根据《公司章程》的规定,在其权限范围内对担保事项作出决议,除公
司全体董事过半数同意外,还必须经出席会议的2/3以上董事的同意。
不同决议在内容和含义上出现矛盾的,以形成时间在后的决议为准。
第三十五条 回避表决:
出现下述情形的,董事应当对有关提案回避表决:
(一)《上海证券交易所股票上市规则》规定董事应当回避的情形;
(二)董事本人认为应当回避的情形;
(三)《公司章程》规定的因董事与董事会会议决议事项所涉及的企业有关
联关系而须回避的情形。
在董事回避表决的情况下,有关董事会会议由过半数的无关联关系董事出席
即可举行,董事会会议所作决议须经无关联关系董事过半数通过。出席会议的无关
联关系董事人数不足3人的,应将该事项提交股东大会审议。
第三十六条 董事会应当严格按照股东大会和《公司章程》的授权行事,不
得越权形成决议。
第三十七条 董事会会议需要就公司利润分配事宜作出决议的,可以先将拟
提交董事会审议的分配预案通知注册会计师,并要求其据此出具审计报告草案
(除涉及分配之外的其他财务数据均已确定)。董事会作出分配的决议后,应当
要求注册会计师出具正式的审计报告,董事会再根据注册会计师出具的正式审计
报告对定期报告的其他相关事项作出决议。
第三十八条 提案未获通过的,在有关条件和因素未发生重大变化的情况下,
董事会会议在1个月内不应当再审议内容相同的提案。
第三十九条 1/2以上的与会董事或2名以上独立董事认为提案不明确、不具
体,或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时,会
议主持人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。
提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。
董事会已表决的议案,若董事长、1/3的董事、监事会或总裁提请复议,董事会应
该对该议案进行复议,但复议不能超过2次。
第四十条 会议录音:
现场召开和以视频、电话等方式召开的董事会会议,可以视需要进行全程录
音。
第四十一条 会议记录:
董事会秘书应当安排董事会办公室工作人员对董事会会议做好记录。会议记
录应当包括以下内容:
(一)会议召开的日期、地点和召集人姓名;
(二)出席董事的姓名以及受他人委托出席董事会的董事(代理人)姓名;
(三)会议议程;
(四)董事发言要点;
(六)每一决议事项的表决方式和结果(表决结果应载明赞成、反对或弃权
的票数)。
第四十二条 除会议记录外,董事会秘书还可以视需要安排董事会办公室工
作人员对会议召开情况作成简明扼要的会议纪要,根据统计的表决结果就会议所
形成的决议制作单独的决议记录。
第四十三条 董事签字:
与会董事应当代表其本人和委托其代为出席会议的董事对会议记录进行签
字确认。董事对会议记录有不同意见的,可以在签字时作出书面说明。必要时,
应及时向监管部门报告,也可以发表公开声明。
董事会决议违反法律、法规或者《公司章程》,致使公司遭受损失的,参与
决议的董事应负相应责任。但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,
该董事可以免除责任。
董事既不按前款规定进行签字确认,又不对其不同意见作出书面说明的,视
为完全同意会议记录和决议记录的内容。
第五章 董事会决议公告和执行
第四十四条 董事会决议公告事宜,由董事会秘书根据《上海证券交易所
股票上市规则》的有关规定办理。在决议公告披露之前,与会董事和会议列席人员、
记录和服务人员等负有对决议内容保密的义务。
第四十五条 决议的执行:
董事长应当督促有关人员落实董事会决议,检查决议的实施情况,并在以后
的董事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。
第四十六条 董事会会议档案,包括会议通知和会议材料、会议签到簿、
董事代为出席的授权委托书、会议录音资料、表决票、经与会董事签字确认的会
议记录、会议决议等,由董事会秘书负责保存。
董事会会议档案的保存期限为十年。
第六章 附则
第四十七条 本规则作为《公司章程》附件,自股东大会决议通过之日起实
施。公司原《董事会议事规则》废止。
第四十八条 本规则由公司董事会负责解释。
第四十九条 本规则所称“以上”含本数,“过”、“低于”,不含本数。
第五十条 本规则未尽事宜,按《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和
国证券法》、《上海证券交易所股票上市规则》、《公司章程》或证券监督管理部门
的相关法律、行政法规、部门规章的规定执行。
第五十一条 如在执行中与第五十条所列文件相悖时,董事会应及时组织修
订。本规则修订由董事会提出修订草案,提交股东大会审议通过。
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2023年3月