中航光电:董事会议事规则(2023年12月)2023-12-27
中航光电科技股份有限公司董事会议事规则
第一章 总 则
第一条为保证公司的规范化运行,建立健全公司的董事会议事
规则,明确董事会的组成、职责、权限,维护公司利益和股东合法
权益,根据《中华人民共和国公司法》和《中航光电科技股份有限
公司章程》,特制定本规则。
第二章 董事会组成
第二条董事会是股东大会的执行机构,执行股东大会通过的各
项决议,向股东大会负责并报告工作。
第三条公司董事为自然人。董事无需持有公司股份。
第四条董事会由 9 名董事组成,其中独立董事 3 名,设董事长
1 人。外部董事人数原则上应超过董事会全体成员的半数,确保董
事会专业经验的多元化和能力结构的互补性。
第五条有《公司法》第一百四十六条、《公司章程》第九十七
条规定之情形以及被中国证监会确定为市场禁入者,并且禁入尚未
解除的人员,不得担任公司的董事。
第六条董事由股东大会选举或更换,任期三年。董事任期届满,
可连选连任,但是独立董事连任时间不得超过六年。董事在任期届
满以前,股东大会不得无故解除其职务。
董事任期从就任之日起计算,至本届董事会任期届满时为止。
董事任期届满未及时改选或者董事在任期内辞职导致董事会成员
低于法定人数的,在改选出的董事就任前,原董事仍应当依照法
律、行政法规、部门规章和公司章程的规定,履行董事职务。
第七条董事会会议由董事长召集。每届董事会第一次会议,由
得票最多的董事为召集负责人,并在该次会议选举产生董事长。当
董事得票相同时,由董事共同推举该届董事会第一次会议的召集负
责人;如无法推举出召集负责人,由董事抽签决定。每届董事会第
一次会议应于选举或改选后三日内召开。
第八条董事长由公司董事担任,以公司全体董事过半数选举产
生和罢免。
第三章 董事会职权
第九条董事会发挥“定战略、作决策、防风险”的作用,行使
下列职权:
(一)贯彻落实党中央决策部署和落实国家发展战略的重大举措;
(二)召集股东大会,并向股东大会报告工作;
(三)执行股东大会的决议;
(四)决定公司中长期发展规划;
(五)决定公司的经营计划和投资方案;
(六)制订公司的年度财务预算方案、决算方案;
(七)制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案;
(八)制订公司增加或者减少注册资本、发行债券或其他证券及
上市方案;
(九)对公司因公司章程第二十六条第(三)项、第(五)项、
第(六)项规定的情形收购本公司股份作出决议;
(十)拟订公司重大收购、收购本公司股票或者合并、分立、解
散及变更公司形式的方案;
(十一)在股东大会授权范围内,决定公司对外投资、收购出售
资产、资产抵押、对外担保、对外捐赠及负债管理、委托理财、关联
交易等事项;
(十二)决定公司内部管理机构的设置;
(十三)根据经理层成员任期制和契约化管理等有关规定和程序,
聘任或者解聘公司总经理、董事会秘书;根据总经理的提名,聘任或
解聘公司副总经理、总会计师等高级管理人员,决定高级管理人员的
报酬和奖惩事项;与经理层成员签订岗位聘任协议,授权董事长与经
理层成员签订经营业绩责任书,或授权董事长与总经理签订经营业绩
责任书,并授权总经理与其他经理层成员签订经营业绩责任书;决定
高级管理人员的经营业绩考核,强化考核结果应用;
(十四)制订公司的基本管理制度;
(十五)制订公司章程的修改方案;
(十六)管理公司信息披露事项;
(十七)决定董事会向经理层授权的管理制度;
(十八)决定公司考核分配方案、员工收入分配方案;
(十九)决定公司涉及职工权益方面的重大事项;
(二十)决定公司环保、维护稳定、社会责任方面的重大事项;
(二十一)决定公司重大风险管理策略和解决方案,重大诉讼、
仲裁等法律事务处理方案;决定法律合规管理重大事项;
(二十二)负责内部控制的建立健全和有效实施,审议批准年度
内部控制体系工作报告;
(二十三)制订公司重大会计政策和会计估计变更方案,向股东
大会提请聘请或更换为公司审计的会计师事务所;审议批准年度审计
计划;
(二十四)听取公司总经理的工作汇报并检查总经理的工作,检
查总经理和其他高级管理人员对董事会决议的执行情况,建立健全对
总经理和其他高级管理人员的问责制;
(二十五)在股东大会授权范围内,决定公司行使所投资企业的
股东权利所涉及的事项,包括但不限于所投资企业的合并、分立、资
产置换、变更公司形式、注销、清算或申请破产等事项;
(二十六)法律、行政法规、部门规章或公司章程授予的其他职
权。
超越股东大会授权范围的事项,应当提交股东大会审议。
第十条董事会决定公司重大事项,应当事先听取公司党委意见。
第十一条董事会拟定、决定公司投资和资产处置等方案,应当
建立严格的审查和决策程序。重大项目应当组织有关专家、专业人
员进行评审,并报股东大会批准。
第十二条 董事会内部成立战略与投资、审计与风控、提名与法
治、薪酬与考核、科技创新专门委员会,其中审计与风控委员会成
员应当为不在公司担任高级管理人员的董事,审计与风控委员会、
提名与法治委员会、薪酬与考核委员会中独立董事占多数并担任召
集人,科技创新委员会中外部董事占 2 名,审计与风控委员会中至
少有一名独立董事是会计专业人士并担任召集人。各委员会的主要
职责如下:
战略与投资委员会的主要职责是:(1)研究公司发展战略和
中长期发展规划,并向董事会提出建议;(2)对《公司章程》规
定的须经董事会或股东大会批准的重大投资、融资方案、产权转
让、并购重组和资本运作等重大事项进行研究,并向董事会提出
建议;(3)对其他影响公司发展战略的重大事项进行研究并提出
建议;(4)对上述事项的实施进行检查;(5)董事会授权的其他
事宜。
审计与风控委员会的主要职责是:(1)监督及评估内部审计
工作,审议公司年度内部审计工作计划;(2)监督公司内部审计制
度的制定及实施,并对实施的有效性进行评估和监督;(3)审阅
公司的财务报告并对其发表意见,审核公司的财务信息及其披露,
在向董事会提交季度、中期及年度财务报表前先行审阅;(4)监
督公司总会计师、内部审计机构负责人的任免,提出有关意见;(5)
监督及评估外部审计机构工作,按适用的标准监督外聘审计师是
否独立客观及审计程序是否有效;审计与风控委员会应于审计工
作开始前先与审计师讨论审计性质及范畴及有关申报责任;(6)
就外聘审计师提供非审计服务制定政策,并予以执行;(7)负责
就外聘审计师的委任、重新委任及罢免向董事会提供建议、批准
外聘审计师的薪酬及聘用条款,及处理任何有关该审计师辞职或
辞退该审计师的问题;(8)监督及评估公司的内部控制,审核公
司内部控制制度,监督公司内部控制体系建设及有效运行,审议
公司年度内部控制评价报告;(9)审核公司风险管理制度,监督
公司全面风险管理体系的有效运行并进行定期检查和评估,并向
董事会报告结果;(10)审议公司年度内控体系工作报告;(11)
负责内部审计与外部审计之间的沟通,确保内部和外聘审计师的
工作得到协调;(12)审核公司的财务、会计政策及实务,因会计
准则变更以外的原因作出会计政策、会计估计变更或者重大会计
差错更正应当经审计与风控委员会后提交董事会审议;(13)检查
外聘审计师给予管理层的《审核情况说明函件》、审计师就会计记
录、财务账目或监控系统向管理层提出的任何重大疑问及管理层
做出的回应;(14)确保董事会及时回应外聘审计师给予管理层的
《审核情况说明函件》中提出的事宜;(15)董事会授权的其他事
宜及法律法规和深交所相关规定中涉及的其他事项。
提名与法治委员会的主要职责是:(1)定期审核董事会的架
构、人数及组成(包括技能、知识及经验方面),并就任何拟做出
的变动向董事会提出建议;(2)对独立董事的独立性进行评核;
拟订董事、总经理以及其他高级管理人员的选择标准和程序,并
向董事会提出建议;(3)广泛搜寻合格的董事候选人、总经理以
及其他高级管理人员的人选;对董事候选人、总经理以及其他高
级管理人员的人选进行审查并提出建议;(4)提名董事会下设各
专门委员会(提名与法治委员会委员和各专业委员会召集人除外)
委员人选;(5)拟订总经理以及其他高级管理人员及关键后备人
才的培养计划;(6)依法推进合规管理,定期审查和评估公司治
理架构、治理规则和基本管理制度,向董事会提出修改意见或改
进建议;(7)推进法治建设,审查法治建设总体规划,建立健全
企业法律顾问制度,推动法治体系、法治能力、法治文化一体建
设;(8)董事会授权的其他事宜。
薪酬与考核委员会的主要职责是:(1)根据董事及高级管理
人员管理岗位的主要范围、职责、重要性以及其他相关企业相关
岗位的薪酬水平制定薪酬计划或方案。薪酬计划或方案主要包括
但不限于绩效评价标准、程序及主要评价体系、奖励和惩罚的主
要方案和制度等;(2)负责对公司薪酬制度执行情况进行监督;(3)
依据有关法律、法规或规范性文件的规定,制订公司股权激励计
划、员工持股计划;(4)负责对公司股权激励计划进行管理;(5)
对授予公司股权激励计划的人员之资格、授予条件、行权条件等
审查;(6)董事、高级管理人员在拟分拆所属子公司安排持股计
划;(7)公司董事会授权的其他事宜。
科技创新委员会的主要职责是:(1)负责研究公司中长期科
技发展规划,并向董事会提出建议;(2)负责审议公司科技政策
及重大科技发展方案;(3)负责研究公司自主创新体系建设方案;
(4)研究其他影响公司发展战略的重大事项并提出建议;(5)对
上述事项的实施进行检查;(6)董事会授权的其他职责。
第十三条董事长行使下列职权:
(一)主持公司全面工作;
(二)及时向董事会传达党中央、国务院、国资委等相关单位
关于企业改革发展的部署和有关部门的要求,通报有关监督检查
中指出的企业存在的问题;
(三)根据公司章程的规定确定全年定期董事会会议计划,包
括会议的次数和召开会议的具体时间等。必要时,有权单独决定
召开临时董事会会议;
(四)主持股东大会和召集、主持董事会会议,执行董事会
议事规则的规定,使每位董事能够充分发表个人意见,在充分讨
论的基础上进行表决;
(五)负责组织起草、修订董事会议事规则、董事会各专门
委员会工作规则等董事会运作的规章制度,以及公司基本管理制
度,并提交董事会讨论;
(六)及时掌握董事会各项决议的执行情况,并对决议执行
情况进行督促、检查;对发现的问题,提出整改要求;对检查的
结果及发现的重大问题在下次董事会会议上报告;
(七)组织制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案,公司
增加或减少注册资本的方案,公司合并、分立、解散、清算或变
更公司形式的方案,以及董事会授权其制订的其他方案,该等方
案需提交董事会表决;
(八)根据董事会决议,负责签署公司聘任、解聘高级管理
人员的文件;根据董事会决议,代表董事会与高级管理人员签署
经营业绩合同等文件;签署法律法规规定和经董事会授权应当由
董事长签署的其他文件;签署董事会重要文件及其他应当由公司
法定代表人签署的其他文件;
(九)提出董事会秘书人选及其薪酬与考核建议,提请董事
会决定聘任或解聘及其薪酬事项;提出各专门委员会的设置方案
或调整建议及人选建议,提交董事会讨论表决;
(十)负责组织起草董事会年度工作报告,代表董事会向股东
大会报告年度工作;
(十一)按照股东大会有关要求,负责组织董事会向股东大会、
监事会及时提供信息,并组织董事会定期评估信息管控的有效性,
检查信息的真实性、准确性、完整性,对发现的问题及时要求整
改,保证信息内容真实、准确、完整;
(十二)与董事进行会议之外的沟通,听取董事的意见,并
组织董事进行必要的工作调研和业务培训;
(十三)行使法定代表人的职权;
(十四)在发生特大自然灾害等不可抗力的紧急情况下, 对
公司事务行使符合法律规定和公司利益的特别处置权, 并在事后
向公司董事会和股东大会报告;
(十五)董事会授予的其他职权。
第十四条为了充分发挥独立董事的作用,独立董事除具有《公
司法》、公司章程和其它相关法律、法规赋予董事的职权外,独立
董事具有以下特别职权:
(一) 独立聘请中介机构,对公司具体事项进行审计、咨询或
者核查;
(二) 向董事会提请召开临时股东大会;
(三) 提议召开董事会;
(四) 依法公开向股东征集股东权利;
(五) 对可能损害公司或者中小股东权益的事项发表独立意
见;
(六) 法律法规、深圳证券交易所有关规定以及《公司章程规
定》的其他职权。
独立董事行使前款第一项至第三项所列职权的,应当经全体
独立董事过半数同意。
独立董事行使本条第一款所列职权的,公司应当及时披露。
上述职权不能正常行使的,公司应当披露具体情况和理由。
第十五条公司董事会应当就注册会计师对公司财务报告出具
的非标准审计意见向股东大会做出说明。
第四章 董事会规范运作
第一节 会议通知
第十六条董事会每年至少召开两次定期会议,由董事长召集,
于会议召开十日以前以书面形式通知全体董事。
第十七条代表 1/10 以上表决权的股东、1/3 以上董事或者监事
会,可以提议召开董事会临时会议。董事长应当自接到提议后十日
内,召集和主持董事会会议。
第十八条董事会召开临时董事会会议的通知方式为:专人送出、
特快专递、电子邮件、传真、电话方式或其它经董事会认可的方式。
送达时限为:会议召开之日前三天。
本规则第十六条、第十七条规定的情形,董事长不能履行职
责时,应当由副董事长履行职务;副董事长不能履行职务或者不
履行职务的,可由二分之一以上的董事共同推举一名董事负责召
集会议。
第十九条董事会秘书在核查拟上董事会会议的议题是否在董
事会审议范围内的同时,要核查涉及到应事先听取公司党委意见的
重大事项的议题,应附有公司党委对该事项的书面意见,之后报董
事长审核通过后,方可列入董事会议案等相关内容。
第二十条董事会会议通知包括以下内容:
(一) 会议日期和地点;
(二) 会议期限;
(三) 会议召开的方式
(四) 议题及其详细内容(会议议案);
(五) 会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议;
(六) 董事表决所必需的会议材料;
(七) 董事应当亲自出席或者委托其他董事代为出席会议的要求;
(八) 联系人和联系方式;
口头会议通知至少应包括上述第(一)、(二)项内容,以及
情况紧急需要尽快召开董事会临时会议的说明;
(九) 发出通知的日期。
第二十一条 董事会定期会议的书面会议通知发出后,如果需
要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的,
应当在原定会议召开日之前三日发出书面变更通知,说明情况和新
提案的有关内容及相关材料。不足三日的,会议日期应当相应顺延
或者取得全体与会董事的书面认可后按原定日期召开。
董事会临时会议的会议通知发出后,如果需要变更会议的时
间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的,应当事先取
得全体与会董事的认可并做好相应记录。
第二节 亲自出席和委托出席
第二十二条 董事会会议应当由董事本人出席,董事因故不能
出席的,应当事先审阅会议材料,形成明确的意见,书面委托其他
董事代为出席。
委托书应当载明:
(一) 委托人和受托人的姓名、身份证号码;
(二) 委托人不能出席会议的原因;
(三) 委托人对每项提案的简要意见;
(四) 委托人的授权范围和对提案表决意向的指示;
(五) 委托人和受托人的签字、日期等。
受托董事应当向会议主持人提交书面委托书,在会议签到簿
上说明受托出席的情况。
代为出席会议的董事应当在授权范围内行使董事的权利。董
事未出席董事会会议,亦未委托代表出席的,视为放弃在该会议
上的表决权。
董事连续两次未能出席,也不委托其他董事出席董事会会议
的,董事会有权建议股东大会予以撤换。
第二十三条 委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则:
(一) 在审议关联交易事项时,非关联董事不得委托关联董事
代为出席;关联董事也不得接受非关联董事的委托;
(二) 独立董事不得委托非独立董事代为出席,非独立董事也
不得接受独立董事的委托;
(三) 董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意
向的情况下全权委托其他董事代为出席,有关董事也不得接受全
权委托和授权不明确的委托;
(四) 一名董事不得接受超过两名董事的委托,董事也不得委
托已经接受两名其他董事委托的董事代为出席。
第三节 决策程序
第二十四条 董事会会议应当由二分之一以上的董事出席方可
举行。每一董事享有一票表决权。董事会做出决议,必须经全体董
事的过半数通过。
有关董事拒不出席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开
的最低人数要求时,董事长和董事会秘书应当及时向监管部门报
告。
监事可以列席董事会会议;经理和董事会秘书应当列席董事
会会议。会议主持人认为有必要的,可以通知其他有关人员列席
董事会会议。
第二十五条 会议主持人应当逐一提请出席董事会会议的董事
对各项提案发表明确的意见。
对于根据规定需要应当经全体独立董事过半数同意后方可提
交董事会审议的事项,会议主持人应当在讨论有关提案前,指定
一名独立董事宣读独立董事达成的意见。
董事就同一提案重复发言,发言超出提案范围,以致影响其
他董事发言或者阻碍会议正常进行的,会议主持人应当及时制止。
除征得全体与会董事的一致同意外,董事会会议不得就未包
括在会议通知中的提案进行表决。
第二十六条 提案经过充分讨论后,主持人应当适时提请与会
董事对提案逐一分别进行表决。
董事会决议表决方式为:书面表决。每名董事有一票表决权。
董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上
述意向中选择其一,未做选择或者同时选择两个以上意向的,会
议主持人应当要求有关董事重新选择,拒不选择的,视为弃权;
中途离开会场不回而未做选择的,视为弃权。
第二十七条 董事会临时会议在保障董事充分表达意见的前提
下,可以用记名投票表决方式、传真方式、会签方式或其他经董事
会认可的方式进行并做出决议,并由参会董事签字。
第二十八条 出现下述情形的,董事应当对有关提案回避表决:
(一) 法律、法规规定董事应当回避的情形;
(二) 董事本人认为应当回避的情形;
(三) 本公司《公司章程》规定的因董事与会议提案所涉及的
企业有关联关系而须回避的其他情形。
在董事回避表决的情况下,有关董事会会议由过半数的无关
联关系董事出席即可举行,形成决议须经无关联关系董事过半数
通过。出席会议的无关联关系董事人数不足三人的,不得对有关
提案进行表决,而应当将该事项提交股东大会审议。
第二十九条董事会应当严格按照股东大会和本公司《公司章程》
的授权行事,不得越权形成决议。
第三十条两名及以上独立董事认为董事会会议材料不完整、论
证不充分或者提供不及时的,可以书面向董事会提出延期召开会议
或者延期审议该事项,董事会应当予以采纳。
第四节 会议记录
第三十一条 董事会会议应当有记录,出席会议的董事和记录
人,应当在会议记录上签名。出席会议的董事有权要求在记录上对
其在会议上的发言做出说明性记载。董事会会议记录作为公司档案
由董事会秘书保存。董事会会议记录的保管期限为十年。
第三十二条 董事会会议记录包括以下内容:
(一) 会议届次和会议召开的日期、地点以及会议召集人、主
持人;
(二) 出席董事的姓名以及受他人委托出席董事会的董事(代
理人)姓名;
(三) 会议议程;
(四) 会议审议的提案、每位董事对有关事项的发言要点和主
要意见、对提案的表决意向;
(五) 每一决议事项的表决方式和结果(表决结果应载明同意、
反对或弃权的票数);
(六) 与会董事认为应当记载的其他事项。
第三十三条 除会议记录外,董事会秘书还可以安排董事会办
公室工作人员对会议召开情况作成简明扼要的会议纪要,根据统计
的表决结果就会议所形成的决议制作单独的决议记录。
第三十四条 董事应当在董事会决议上签字并对董事会的决议
承担责任。董事对会议记录、纪要或者决议有不同意见的,可以在
签字时做出有书面说明。必要时,应当及时向监管部门报告,也可
以发表公开声明。董事会决议违反法律、法规或者章程,致使公司
遭受损失的,参与决议的董事对公司负赔偿责任。但经证明在表决
时曾表明异议并记载于会议记录的,该董事可以免除责任。
第五节 工作会议
第三十五条下列日常事项,董事会可召集董事会工作会议进行
讨论,并形成会议纪要:
(一) 董事之间进行日常工作的沟通;
(二) 董事会秘书无法确定是否为需要披露的事项;
(三) 董事、高管人员发生违法违规或有此嫌疑的事项;
(四) 讨论对董事候选人、董事长候选人、高管人员的提名议
案事项;
(五) 对董事会会议议题拟定过程中需共同磋商的事项;
(六) 在实施股东大会决议、董事会决议过程中产生的问题需
进行磋商的事项;
(七) 其他无需形成董事会决议的事项。
董事会工作会议形成的会议纪要无需对外披露。但董事会不
得将应由董事会决议通过的事项以董事会工作会议的形式进行审
议,以规避监管机构对信息披露的要求。
董事会工作会议召开 1 日前以电话、传真或其它书面方式通
知全体董事。
第五章 董事会秘书
第三十六条 董事会设董事会秘书一名。董事会秘书是公司高
级管理人员,对董事会负责。
第三十七条 董事会秘书的主要职责是:
(一) 协助公司董事会加强中国特色现代国有企业制度和公
司治理机制建设,组织公司治理研究,组织制订公司治理相关规
章制度;组织公司治理制度体系的实施,管理相关事务;
(二) 负责公司信息披露事务,组织制订公司信息披露事务
管理制度,督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规
定;
(三) 负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作,协调
公司与证券监管机构、股东及实际控制人、保荐人、证券服务机
构、媒体等之间的信息沟通;
(四) 组织筹备董事会会议和股东大会,参加股东大会、董
事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议,负责董事会会
议记录工作并签字;
(五) 负责与董事的联络,负责组织向董事提供信息和材料
的工作;负责董事会与股东、监事会的日常联络;
(六) 组织准备和递交需由董事会出具的文件;
(七) 协助董事长拟订重大方案、制订或者修订董事会运作
的各项规章制度;组织跟踪了解董事会决议的执行情况,并及时
报告董事长;
(八) 负责与公司信息披露有关的保密工作,在未公开重大
信息出现泄露时,及时公告;
(九) 关注媒体报道并主动求证真实情况,督促董事会及时
回复证券交易所所有问询;
(十) 负责保管公司股东名册、董事名册、控股股东及董事、
监事、高级管理人员持有公司股票的资料,以及董事会、股东大
会的会议文件和会议记录等;
(十一)组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规、
证券交易所上市规则及相关规定的培训,协助前述人员了解各自
在信息披露中的权利和义务;
(十二)督促董事、监事和高级管理人员遵守法律、法规、规
章、规范性文件、证券交易所上市规则、证券交易所其他相关规
定及公司章程,切实履行其所作出的承诺;在知悉公司作出或者
可能作出违反有关规定的决议时,应当予以提醒并立即如实地向
证券交易所报告;
(十三)《公司法》、《证券法》、中国证监会和证券交易所要
求履行的其他职责。
第三十八条 公司董事或者其他高级管理人员可以兼任公司董
事会秘书。公司聘请的会计师事务所的注册会计师和律师事务所的
律师不得兼任公司董事会秘书。
第三十九条 董事会秘书由董事长提名,经董事会聘任或者解
聘。董事兼任董事会秘书的,如某一行为需由董事、董事会秘书分
别做出时,则该兼任董事及公司董事会秘书的人不得以双重身份做
出。
第六章 董事会文件规范
第四十条 建立健全董事会的各项规章制度,保证董事会工作
运行规范,有章可循。
第四十一条 制定董事会文件管理的有关制度,所有文件和议
案都要按规定归档保存。
第七章 附 则
第四十二条 本规则作为章程附件,经股东大会批准后生效。
第四十三条本规则由公司董事会负责解释。