石化油服:中石化石油工程技术服务股份有限公司海外风险控制委员会工作条例2023-08-30
中石化石油工程技术服务股份有限公司
海外风险控制委员会工作条例
1 总则
1.1 为建立和完善中石化石油工程技术服务股份有限公司(以
下简称公司)及其所属单位在受制裁国家业务的风险管理与内部控
制系统,提高相关经济风险管控能力,制定本条例。
1.2 本条例所称制裁是指联合国、一国或数国政府通过法令对
另一国企业、实体、个人采取强制措施,以断绝相互之间的经济和
贸易关系的行为。
1.3 公司、员工应识别、了解对受制裁国家、组织、机构、企
业、个人实施制裁的相关法律、法规和规定,依法合规开展经营活
动。
1.4 公司设立海外风险控制委员会(以下简称委员会),主要
负责审议本公司在受制裁国家业务,确保公司在任何受制裁国家业
务不违反任何适用的制裁法律,并及时、完整、准确地披露受制裁
业务的交易信息。委员会下设办公室,办公室设在公司法律事务部,
负责委员会日常工作,协调处理相关具体问题。
1.5 本条例内容不影响公司遵守各相关法律法规。如任何法律
法规相关要求影响本条例执行,请及时通知委员会办公室。
2 人员组成
2.1 委员会由五名或以上委员组成,设主任一名,委员和主任
由公司任命。
2.2 委员会主任负责召集和主持委员会会议。委员会主任不能
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或无法履行职责时,由其指定一名其他委员代行其职责。委员会主
任应具有适当专业背景、知识或相关经验,并且对受制裁国家法律
有一定了解。
2.3 委员会委员每届任期三年,可连选连任。委员会委员除非
出现公司章程规定不得任职的情况,不得无故解除其职务。委员会
委员出现缺额的情况下,董事会应当通过委任尽快补足委员人数。
3 委员会职责权限
3.1 委员会根据国际法律顾问和内控顾问意见制定与公司海外
业务风险相关的监控程序和制度,并定期更新。
3.2 委员会根据国际法律顾问和内控顾问意见,在决定是否在
受制裁国家开展业务前对相关制裁风险进行评估。在判断公司拟进
行的新业务可能承受被制裁的风险前,委员会可聘请国际律师事务
所提供专业法律意见或征询其他专家意见。
3.3 开展涉外业务前就该业务是否违反相关制裁法规进行识别、
评估和论证。
3.4 对正在执行中的涉外合同定期进行制裁风险梳理排查,识
别因制裁法规变化、相对方被制裁等导致的制裁风险,确保公司参
与相关活动不会承担潜在的法律和商誉风险。
3.5 委员会或办公室应及时向相关业务部门发布受制裁国家、
实体及个人清单。
3.6 若公司业务存在被制裁风险,委员会应及时报请董事会审
议。
3.7 监督并控制公司就过去在受制裁国家进行业务而向香港联
交所作出的内部控制程序及相关承诺,包括:
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3.7.1 实施适当的程序以确保公司在香港上市及公开发行 H 股
的募集资金及其他通过香港联交所筹集的任何资金(合称“募集资
金”)不会直接或间接用于资助或推动在受制裁国家的任何项目或业
务,或从事受制裁业务。
3.7.2 将募集的资金存入公司在香港、中国大陆或其他地区单
独开立的银行账户,与公司其他资金分开处理;确保采用分立的账
簿及记录,以监控募集资金的存入和支出活动。
3.8 委员会如认为涉及受制裁国家的交易或业务可能导致公司、
投资者或股东遭受制裁风险,应确保公司根据相关法律法规在香港
联交所网站、公司网站和年报、中期报表中,对可能面临制裁业务
的监控措施进行披露,并在必要时披露公司对受制裁国家业务的计
划和安排。
3.9 安排董事、高管人员、董事会秘书、委员会主任及委员以
及各单位、部门海外信息披露人员进行受制裁国家相关法律培训。
3.10 采取措施监控针对制裁风险的内控程序的有效性,及时
了解适用制裁法律的动态,定期审查制裁风险因素和合规程序,为
公司是否在受制裁国家开展新业务提供指引,制定相关风险监控措
施。
3.11 贯彻执行法律法规、公司股票上市地证券监督管理机构
规定及董事会授权的其他事宜。
4 判断受制裁风险须考虑的因素
4.1 交易对方是否属于联合国、美国、欧盟、澳大利亚或其他
政体制裁法律范围内的国家、个人或实体;
4.2 公司业务是否涉及属于制裁范围内的产业和活动;
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4.3 公司参与此类商事活动的潜在法律和商誉风险;
4.4 如果公司拟签或正在执行的受制裁国家业务合同可能运用
募集资金进行交易,判断该项目或交易是否涉及可能导致公司被制
裁的任何活动;如可能涉及制裁风险,公司应立刻终止相关业务或
合同,并按本条例 3.7 条在香港联交所网站作出公告并在定期报告中
作出相关披露。
5 受制裁国家业务信息披露程序
5.1 公司本部、各所属单位及控股子公司应指定专人作为海外
业务信息披露的联络人,分别负责以上各单位或部门海外业务信息
披露的收集和汇报工作。
5.2 公司雇员在识别出海外业务可能存在制裁风险时,应立即
向本单位风险联络人报告,联络人应在第一时间将海外业务信息报
告委员会办公室,并立即停止有关活动或交易,直至委员会作出风
险评估决定。
5.3 委员会办公室接到报告信息后,应根据相关制裁法律判断
拟进行海外业务的所在国或地区是否属受制裁国家或地区。如涉及
或可能涉及受制裁国家或地区,委员会办公室应及时将拟进行业务
的相关资料报送委员会,由其对拟进行业务是否属受制裁业务作出
判断。
5.4 公司在受制裁国家已发生的或正在进行的业务应每月一次
由相关海外业务信息联络人向委员会办公室报告。如受制裁国家正
在进行的业务发生变化、更新或修改,委员会办公室应及时将相关
资料报送委员会,由其对拟进行业务变化是否涉及受制裁风险作出
判断。
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6 议事规则
6.1 委员会会议分为定期会议和临时会议。定期会议每年至少
召开四次,临时会议根据需要随时召开。委员会办公室应至少于会
议召开前 3 日通知全体委员并提供相关资料。如遇特殊情况,在三分
之二以上委员会委员无异议的情况下,会议通知可短于上述日期。
6.2 会议可采用现场会议或非现场会议方式召开。会议由委员
会主任主持。委员会委员须亲自或通过电话会议方式出席会议,并
对审议事项明确表达意见。委员因故不能亲自出席会议时,可提交
由该委员签字的授权委托书,委托其他委员代为出席并发表意见。
授权委托书须明确授权范围和期限。
6.3 会议应由三分之二以上的委员(包括以书面形式委托其他
委员出席会议的委员)出席方可举行;每一名委员有一票表决权。
会议作出的决议,必须经全体委员过半数通过。
6.4 委员会委员若与会议讨论事项存在利害关系,应予以回避。
若因委员回避无法形成有效审议意见的,相关事项由董事会直接审
议。
6.5 委员会会议,必要时可邀请公司董事、监事及高级管理人
员、外聘律师事务所、内部审计人员、财务人员、其他法律顾问或
专家等人员列席会议并提供必要信息。列席人员没有表决权。如聘
请中介机构提供专业意见,应签订保密协议。
6.6 会议应当有完整会议记录并在会议结束后三个工作日内发
送至委员会全体成员。每位委员应在收到会议记录后三个工作日内
在会议记录上签字,并将签字后的会议记录送达委员会办公室。会
议记录保留五年以上。
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6.7 出席会议的委员及列席会议人员均对会议所议事项负有保
密义务,未经董事会书面授权,不得擅自披露有关信息。
7 其他
本条例经公司董事会审议通过后生效。
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